Für Unternehmen ist die digitale Transformation in Verbindung mit der Einführung neuer Software ein Versprechen für mehr Effizienz. Bei der ERP-Implementierung bieten sich mit einer agilen ERP-Einführung und der sogenannten Wasserfallmethode zwei unterschiedliche Vorgehensweisen an. Unabhängig vom jeweiligen Vorgehensmodell: Die Softwareprojekte sind zeitaufwendig und beide bergen Vor- sowie Nachteile.

 

 

Wasserfallmodell

Üblicherweise läuft die Einführung einer ERP-Software in klassischen Projektphasen nach altbewährten Mustern ab. Das ist das Gegenteil von Agilität. Klassischerweise erfolgt der Projektverlauf linear: Aus dem streng linearen Verlauf bei der Einführung einer neuen Softwarearchitektur leitet sich Bezeichnung „Wasserfallmodell“ ab. Sechs Phasen charakterisieren das klassische Wasserfallmodell.

  1. Anforderungsanalyse
    Festlegung aller erforderlichen Funktionen, die üblicherweise in einem Lastenheft festgehalten werden.
  2. Konzeption
    Auf der Grundlage der im Lastenheft festgehaltenen Analyse der Prozesse entwickelt der ERP-Anbieter eine maßgeschneiderte Softwarearchitektur.
  3. Implementierung
    Im Anschluss an die Designphase erfolgt die Entwicklung der ERP-Software und deren Integration im Unternehmen.
  4. Integrationstests
    Ein umfangreicher Testbetrieb dient der Suche nach Fehlern. Ziel ist es, Bugs zu lokalisieren und zu beheben.
  5. Rollout
    Nach Abschluss der Integrationstests erfolgt die Inbetriebnahme des neuen Systems.
  6. Support
    Schulungen und Unterstützungen begleiten die ERP-Einführung nach dem Wasserfallmodell. Ziel ist eine Inbetriebnahme zum fest vereinbarten Termin.
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Agile ERP-Einführung

Während das Wasserfallmodell einem Masterplan bei der Einführung folgt, orientiert sich eine agile ERP-Einführung an anderen Prinzipien. Hintergrund sind Veränderungen der Märkte durch die digitale Transformation. Heute, so das Verständnis, hängen die Erfolge von Unternehmen vielfach davon ab, wie schnell sie in der Lage sind, neue technologische Lösungen zu implementieren und die Performance zu steigern. Dahinter steht ein Grundverständnis des Agilen Manifests für die Softwareentwicklung:

„Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können. Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.“

Scrum – so wurde eine erste agile Methode bezeichnet, die auf einem Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements basiert und im Rahmen einer agilen Softwaretechnik angewendet wurde. Im Wesentlichen fußt eine agile ERP-Einführung also nicht auf der Umsetzung eines linearen Plans. Vereinfacht gesagt, zeichnen sich agile ERP-Projekte durch eine Vielzahl an Implementierungszyklen und -schritten aus – den sogenannten Sprints. Jeder Zyklus oder Sprint verfolgt ein Ziel, das vollständig umgesetzt wird, sodass ein lauffähiges Teilsystem entsteht.

Die Summe der erzielten Teilergebnisse zahlt somit auf den Fortschritt bei der agilen ERP-Einführung ein. Iterative Systemtests und eine intensive Kommunikation inklusive eines regelmäßigen Feedbacks sind wichtige Elemente im Sinne des angestrebten Projekterfolgs. Hinsichtlich der Vorgehensweise gliedern sich Sprints in fünf Phasen:

  1. Konzeption
  2. Umsetzung
  3. Test
  4. Dokumentation
  5. Evaluation

Vorteile und Nachteile

Eine leistungsfähige ERP-Software verhilft Unternehmen zu verbesserter Performance und steigert die Effizienz sämtlicher Prozesse. Das ist Fakt. In unternehmerischen Führungsebenen, die ihre Strukturen für künftige Herausforderungen rüsten möchten, stellt sich längst nicht mehr die Frage, ob die Einführung einer ERP-Lösung überhaupt eine sinnvolle Maßnahme ist. Allerdings gleicht die Auswahl der passenden Implementierungsmethode einem Glaubensbekenntnis. Führt die klassische Wasserfallmethode eher zum Ziel, oder bietet eine agile ERP-Einführung den entscheidenden Vorteil?

Die ungeschminkte Wahrheit lautet: Die ERP-Einführung ist ein komplexes Unterfangen, das auch im Unternehmen Ressourcen bindet. Beide Modelle – die klassische und die agile Methode – haben Stärken und Schwächen – Vor- und Nachteile. Hinzu kommen individuelle Charakteristika und Aufgabestellungen der jeweiligen Projekte, die es zu berücksichtigen gilt: Welche Funktionalitäten sind zu gewährleisten? Mit welchen Risiken ist zu rechnen? Vor diesem Hintergrund kann es in der Frage klassische oder agile ERP-Einführung keine allgemeingültige Antwort geben.

Planungssicherheit

Klar geordnete Strukturen und eine hohe Planungssicherheit gehören zu den wichtigsten stärken einer ERP-Einführung nach der klassischen Wasserfallmethode. Unternehmen, die besonders großen Wert auf Kontrolle hinsichtlich lückenloser Reportings legen, sind mit einer klassischen ERP-Einführung sicher gut bedient, denn: Projektumfang und Projektzeitplan sind klar definiert. Die Anforderungen an das System des Projektmanagements sind festgelegt und werden in der Regel nicht verändert, sodass Leistungsspektrum und Umfang bei der ERP-Implementierung klar abgesteckt sind. Die Planungssicherheit sorgt dafür, dass das Budget und Termine eingehalten werden.

Erkauft wird die volle Projektkontrolle mit einem hohen Aufwand für die Konzeption. Alle Schritte müssen bis in kleinste Details geplant werden. Änderungen sind kaum möglich, da eine klassische ERP-Einführung in einem starren und relativ unflexiblen Rahmen abläuft. Das macht Anpassungen kostspielig, zumal sich Fehler aus der Konzeptionsphase häufig erst bei Tests am Ende des Projekts zeigen.

Modultests

Während die Anwender bei der klassischen ERP-Einführung erst spät in den Projektverlauf einbezogen werden, sind sie bei agilen Modellen frühzeitig ins Geschehen eingebunden. Das hat gleich mehrere Vorteile: Das iterative Vorgehen deckt Fehler und Mängel einzelner Anwendungsfälle frühzeitig auf. Kundenspezifische Anforderungen sind dann meist problemlos und mit moderatem Aufwand umzusetzen. Nutzungsanforderungen und die Definition einzelner Anforderungen lassen sich zudem flexibel anpassen.

Hinzu kommt eine regelmäßige und intensive Kommunikation zwischen Anbieter und Kunde. Daraus resultieren Lernerfolge auf beiden Seiten, die auf den gemeinsamen Projekterfolg einzahlen. Die enge Zusammenarbeit sorgt für ein Klima, das von Vertrauen geprägt ist und ein Höchstmaß an Flexibilität bei der ERP-Einführung gewährleistet.

Die Praxis zeigt, dass kontinuierliche Modultests den Projektverlauf beschleunigen, weil Fehler und Mängel auffallen. Dass Anwendungsfälle vergessen werden, kommt nahezu nie vor. Allerdings, und das ist die Kehrseite der Medaille: Eine agile ERP-Einführung geht mit einem gewissen Kontrollverlust einher, da nie sicher ist, wann bestimmte Funktionen fertig werden und wie sich Verzögerungen auf das geplante Budget auswirken.

Beide Punkte sind mutmaßlich der Grund für eine gewisse Skepsis bei den Entscheidern, denn: Aller Vorteile der agilen ERP-Implementierung zum Trotz sind viele Unternehmen nicht bereit, Kontrolle im Sinne maßgeschneiderter Lösungen abzugeben.

Beratung

Vor- und Nachteile. Schwächen und Stärken. Die unterschiedlichen Methoden für eine ERP-Einführung bieten von allem etwas. Die Aufgabe ist so komplex, dass Unternehmen kaum in der Lage sind, die bestmögliche Lösung für die eigenen Anforderungen selbst herauszufinden. Kompetente Beratung ist der Schlüssel, um die effizienteste Strategie für den jeweiligen Anwendungsfall herauszuarbeiten.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sic, das Augenmerk auf die Kompetenz des ERP-Anbieters zu richten. Lösungen wie Haufe X360 verfügen über erfahrene Beraterteams, die über detaillierte Branchenkenntnisse verfügen. Im persönlichen Gespräch informieren sie nicht nur über technologische Aspekte der ERP-Software, sondern skizzieren den gesamten Entwicklungsprozess inklusive der individuellen Systemanforderungen des Unternehmens.

Die Erfahrung lehrt: Unternehmen mit hierarchischen Strukturen vertrauen bei der ERP-Einführung vielfach auf das klassische Modell. Warum das so ist, liegt auf der Hand: Planungssicherheit, Kontrolle und geregelte Strukturen dominieren alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Ob Ihr Unternehmen möglicherweise dazu zählt, oder ob Sie die enge Einbindung Ihrer Mitarbeitenden bei einer agilen ERP-Einführung bevorzugen, das können Sie mithilfe unserer Checkliste herausfinden. Je mehr Frage Sie mit „Ja“ beantworten, desto geeigneter ist die Wasserfall-Ansatz bei der ERP-Einführung.

Checkliste

  • Haben Sie bereits genaue Vorstellungen für Ihr ERP?
  • Können Sie Ihre Ziele eindeutig formulieren?
  • Können Sie Meilensteine definieren?
  • Können Sie eine Deadline terminieren?
  • Ist eine klare Führung für Ihr Projektteam wichtig?
  • Verfügen Sie über ein festes Budget für die ERP-Einführung?
  • Von größeren Änderungen im Projektverlauf ist nicht auszugehen?

 

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