ERP-Einführungen sind strategisch wichtige Projekte, die oft unterschätzt werden. In diesem Artikel untersuchen wir die häufigen Gründe, warum ein ERP Projekt scheitern kann.
ERP-System Einführungen sind für Unternehmen immer eine große Chance und Wagnis zugleich. Bei guter Planung und mit einem kompetenten Partner kann das Projekt reibungslos verlaufen und die angestrebten Prozessoptimierungen stellen sich rasch ein.
Ein strategisch wichtiges Projekt wie eine ERP-Einführung verlangen nach einer optimalen Kooperation zwischen Unternehmen und dem jeweiligen ERP-Anbieter oder Umsetzungspartner. Dennoch gibt es auf dem Weg auch diverse Stolperfallen, die das ERP-Projekt unnötig in die Länge ziehen, Mitarbeiter Nerven kosten, das ERP-Projekt gar einige Schritte zurückwerfen oder eben scheitern lassen können.
Die letzte Option passiert in mittelständischen Unternehmen zwar selten, aber dennoch kommt es von Zeit zu Zeit vor, dass ERP-Projekte dies dennoch tun. Woran derartige Projekte scheitern, kann viele Gründe haben und beide Seiten können dafür verantwortlich sein. Um sich für ein ERP-Projekt vorzubereiten lohnt es sich alle Eventualitäten durchzuspielen und sehr früh schon alle möglichen Stolpersteine zu kennen. Nur so können Sie diese rechtzeitig aus dem Weg schaffen und identifizieren bevor Sie zu einem werden.
Doch warum schlagen ERP-Projekte eigentlich fehl?
Leider wie so häufig in komplexen Strukturen gibt es nicht nur einen einzigen Grund, an dem man festmachen könnte, dass ein ERP-Projekt scheitern könnte. Vielmehr sind es öfters eine Kombination aus Gründen, die miteinander verzahnt sind und sich gegenseitigen potenzieren. Nachfolgend wollen wir Ihnen fünf verschiedene Aspekte zusammenfassen, die häufig mit einem gescheiterten ERP-Projekt in Zusammenhang gesetzt werden können.
Veränderung ist nicht immer leicht und können den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellen. Einige Mitarbeiter könnten und werden dieser Veränderung mit Skepsis begegnen. Diese Situation richtig zu steuern ist nicht immer leicht und bedarf klaren Zuständigkeiten und einem Projektleiter, der die Befugnis und das Feingefühl hat, diese Situation optimal zu managen. Mitarbeiter werden im Projektverlauf Bedenken äußern und gewisse Sorgen haben, diese sollten in jedem Fall ernst genommen und adressiert werden. Ihre Mitarbeiter sind am Ende die, die das System auf verwenden müssen und das maximale Potential aus diesem Investment rausholen wollen müssen.
Somit muss Ihre Belegschaft auch maßgeblich für den Erfolg des Projektes mitverantwortlich sein. Dabei spielt die Akzeptanz und das Verständnis für diese große Änderung eine zentrale Rolle in diesem Kontext. Ihre Mitarbeiter sollten daher in regelmäßigen Intervallen über den Fortschritt, dem Sinn und der Zielsetzung des Projektes informiert werden, um über die strategische Wichtigkeit des Projekts informiert zu werden. Erklären Sie Ihren Mitarbeiter die Vorteile dieser Veränderung für jeden einzelnen mit sich bringt.
Es muss von Anfang an klargestellt werden, dass es bei der Einführung eines neuen ERP-Systems nicht darum geht Mitarbeiter zu ersetzen, sondern darum Prozesse zu optimieren, um so den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten.
Nur wenn Ihre Belegschaft an einem Strang zieht, kann und wird die Einführung erfolgreich sein. Ihr Projektleiter trägt somit eine sehr große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Aber nicht jeder ist für die Besetzung dieser Position geschaffen. Fehlende fachliche oder auch soziale Kompetenzen führen eigentlich immer zu Problemen, erschweren die Umsetzung und letztlich auch den gesamten erfolgreichen Projektabschluss.
Um agil auf neue Marktgegebenheiten reagieren zu können, haben heutzutage viele Unternehmen sehr flache Hierarchien und Strukturen, was durchaus fortschrittlich ist. Entscheidungen werden gemeinsam getroffen und Mitarbeiter haben aber auch genügend Verantwortung und Autonomie, schnell eigene Entscheidungen zu treffen, ohne erst die Freigabe vom Vorgesetzten einzuholen. Auf diese Weise entsteht ein sehr gutes Arbeitsklima, jeder Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt und das Unternehmen als Ganzes kann viel agiler agieren.
Doch diese Strukturen haben auch Ihre Schattenseiten, insbesondere bei so strategisch wichtigen und komplexen Projekten wie einer ERP-Einführung. Es ist fast unmöglich in einem ERP-Projekt alle Wünsche, Ideen und Vorschläge aller Mitarbeiter zu berücksichtigen. Dies sollte von Anfang dem Team bewusst sein. Denn der Projektmanager wird ein schwieriges Unterfangen haben, alle Bedürfnisse und Ansichten der Mitarbeiter zu trennen von den echten technischen und organisatorischen Bedürfnissen, die letztendlich im ERP abgebildet werden. Ansonsten kann sich der Projektabschluss massiv verzögern.
Eindeutige Zuständigkeiten schaffen Freiräume
Schaffen Sie sofort klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Wer darf wann Entscheidungen autonom treffen? Wer muss wann und wie involviert werden? Wer ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich?
Es ist durchaus wichtig, dass jeder betroffene Mitarbeiter in die Planung rechtzeitig und regelmäßig einbezogen wird und in gewissen Maß Mitspracherecht bekommt. Aber es ist sehr wichtig hier die Balance zu halten. Denn oftmals sehen Mitarbeiter nur die eigenen Bedürfnisse und Anwendungsbereiche des Systems und vergessen dabei die der anderen.
Wichtige Entscheidungen müssen mitunter zeitnah getroffen werden. Aber wenn diese kollaborativ getroffen werden müssen und am besten noch alle im Unternehmen gleichermaßen glücklich machen sollen, werden viele relevante Entscheidungen ausgebremst. Klare Verantwortlichkeiten und vor allem konkrete Ziele helfen dabei dem entgegenzuwirken.
In fast jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen für verschiedene Funktionsbereiche mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Daraus hat sich über die Zeit ein eigenes Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten entwickelt in dem jeder Mitarbeiter sein eigenes Rollenverständnis hält. Intern werden diese Abteilungen dann teilweise wie einzelne Silos organisiert, was vor allem dann ein Problem ist, wenn abteilungsübergreifende Prozesse eingeführt werden und dadurch neue Abläufe und Aufgaben in diese Abteilungen einfließen.
Konflikte sind an dieser Stelle quasi vorprogrammiert. Vielen Mitarbeitern fällt es schwer alte Angewohnheiten abzulegen und sich auf neue Arbeitsabläufe einzulassen. Aus Gewohnheit wollen diese häufig auch an den Insellösungen festhalten, was den Konflikt nur verstärkt. So können ERP-Projekte scheitern. Der Schlüssel liegt in der transparenten und regelmäßigen Kommunikation. Sorgen und Ängste müssen genommen werden und das Verständnis für die nötigen Änderungen etabliert werden. Das geht nur, wenn das ganze Vorhaben von Anfang an so transparent wie möglich gestaltet wird.
Sie kaufen sich auch keinen Sattelschlepper, nur um Ihre Wochenendeinkäufe zu erledigen. Genauso hält es sich bei einer ERP-Software. Die richtige Software für Ihre Anforderungen ist elementar. Viele Unternehmen widmen der Auswahl jedoch viel zu wenig Aufmerksamkeit. So wird sich sehr schnell für große Namen entschieden oder auf veraltete Technologie vertraut. Überdimensionierte, unübersichtliche oder veraltete Software kann aber auch sehr schnell zum scheitern des Projekts führen, da die Software von Anfang an nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens gepasst hat.
Doch wie vermeide ich Fehler in der der Auswahl einer ERP-Software?
Anforderungen sammeln und aufschreiben
Was ist das Problem welches das ERP lösen soll? Was haben Sie mit der Software vor? Welche Geschäftsprozess müssen abgebildet werden? Auf welche Funktionen können Sie überhaupt nicht verzichten? Welche Schnittstellen müssen Sie an die Software anbinden? Wie viel darf die Software kosten?
Dies sind nur einige Fragen, die Sie sich zu Beginn eines ERP-Projekts fragen und vor allem beantworten sollten. Genauso wie bei einem Auto, können Sie nur so eine Auswahl und Entscheidung treffen. Es gibt eine Vielzahl an ERP-Systemen und Sie werden im ersten Moment mit der Auswahl überfordert sein. Suchen Sie Online nach ERP-Systemen, fragen Sie andere Unternehmen oder Freunde welche Software sie im Einsatz haben und erstellen Sie eine kurze Liste von potentiellen ERP-Anbietern, die Sie näher betrachten möchten.
Sofern Sie alle oben genannten Fragen beantwortet haben, können Sie diese als Anforderungskatalog an Ihre Auswahl schicken. Sie werden sehr schnell merken, dass viele sich bereits ausschließen, da Sie nicht genau zu Ihnen passen. Im Idealfall bleibt eine Handvoll potenzieller Anbieter übrig. Laden Sie diese zu sich ein und lassen Sie sich eine Produktdemo gegeben und besprechen Sie den Projektaufwand.
Das hört sich alles sehr aufwändig an, aber Sie können sich in diesem Prozess auch Hilfe holen.
Externe Beratungsfirmen
Oftmals lassen sich Unternehmen von externen Beratern oder Auswahlberatern unterstützen. Dies kann Ihnen einige Arbeit abnehmen, trägt aber auch ein gewisses Risiko. Denn in vielen Fällen gehen Beratungsfirmen von Standardprozessen aus und kennen die Geschäftsprozesse des Unternehmens nur unzureichend. Die genauen Abläufe erahnen diese dann meist erst während der Einführung, wenn es dann schon deutlich zu spät ist. Ist dann die Wahl auf ein für das Unternehmen ungeeignetes System gefallen, wird dies meist erst in der Umsetzungsphase sichtbar. Nachbesserungen und Anpassungen sind die Folge, wodurch sich der Projektablauf weiter nach hinten verschieben kann. Wenn externe Berater beauftragt werden, dann unbedingt vor der Auswahl eines Systems und nicht erst danach.
Umfangreiche Prozessanalyse
Bildet ein ERP-System die Geschäftsprozesse falsch ab, ist unflexibel oder kann das Tagesgeschäft nicht hinreichend abdecken, führt dies oftmals zu neuen Insellösungen. Dann steht man genau da von wo man eigentlich gekommen ist und muss sich wohlmöglich nochmal auf die Suche nach einem passenden System begeben.
Bis dahin wurden jedoch unzählige Ressourcen verbrannt und auch der anfängliche Optimismus schwindet. Falsche Software ist oftmals auf ein mangelhaftes Auswahlverfahren und eine unzureichende Vorbereitung zurückzuführen. Daher sollten Unternehmen unbedingt ein vollständiges Lastenheft erstellen und eine umfangreiche Prozessanalyse durchführen.
So fällt die Auswahl am Ende deutlich leichter. Unbedachte Entscheidungen werden schnell teuer und unangenehm. Zudem sollten Sie auf ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassbarkeit der Lösung achten.
Beauftragen Sie einen ERP-Anbieter, geht dieser davon aus, dass Sie mit dem Projekt konkrete Ziele verfolgen. Schließlich ist eine ERP-Einführung mit erheblichen eingriffen in den Unternehmensalltag und dem Einsatz vieler Ressourcen verbunden. Unternehmen wollen bei derartigen Projekten immer Zeit und Geld sparen.
Wie eingangs beschrieben, scheitern ERP-Projekte nur in den seltensten Fällen gänzlich. Dass Kosten. Und Zeitrahmen gesprengt werden, passiert hingegen deutlich häufiger. Mangelnde Vorbereitung und eine zu früh angesetzte Einführung sorgen für Probleme. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an.
Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Kommt es zu Verzögerungen, verschiebt sich der endgültige Projektabschluss immer wieder nach hinten.
Sie wollen diese Fehler vermeiden? Lesen Sie hier, wie Ihr ERP-Projekt dank agiler Einführungsmethodik schnell und effizient gelingt.
Was lernen wir nun daraus? Es kann viele verschiedene Gründe dafür haben, dass sich ERP-Projekt in die Länge ziehen oder gar Scheitern. Zu viel Planung ist am Ende auch nicht gerade der Königsweg und beansprucht sehr viel Zeit. Dennoch sollte man ein ERP-Projekt nicht auf die leichte Schulter nehmen und sich ausreichend Zeit bei der Vorbereitung nehmen.
Es gilt Ängste zu nehmen und die Mitarbeiter möglichst von Anfang an in den Prozess mit einzubeziehen. Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit dem System frühzeitig vertraut und bieten ausreichend Schulungen an, damit diese beim Start genau wissen, was sie tun. Lehnen die Anwender das System beim Projektabschluss ab, weil sie mit diesem nicht klarkommen, kann es teuer werden.
Viele Unternehmen neigen dazu, die eingeführten Systeme nach erfolgreichem Einsatz, nicht weiter zu optimieren. Dann entstehen schnell neue Probleme. Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag "Nach der Optimierung ist vor der Optimierung".