Mit der digitalen Rechnungsbearbeitung erreichen moderne Unternehmen ein neues Performance-Level. Moderne ERP-Systeme automatisieren die Rechnungsbearbeitung und verknüpfen diese Informationen mit anderen wichtigen Unternehmensdaten. Das spart Personal, Kosten und ermöglicht den Echtzeit-Überblick bei der Rechnungsbearbeitung.

 

 

 

Rechnungsbearbeitung Definition

Administrative Aufgaben im Unternehmen kosten Geld und binden Personal in einer erheblichen Größenordnung. Vor diesem Hintergrund ist das Bemühen der Verantwortlichen verständlich, die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren und dem Jonglieren mit Dokumenten Einhalt zu gebieten. Dank digitaler Prozesse und modernen Software-Lösungen ist es heute möglich, die Bearbeitung von Rechnungen zu automatisieren.

Der Abschied von Rechnungen auf Papier schont nicht nur natürliche Ressourcen, er markiert gleichzeitig den Einstieg in digitale Rechnungsprozesse. Damit rückt das papierlose Büro – seit langer Zeit eine Zielvorstellung in vielen Unternehmen – in Reichweite. Digitale oder automatische Rechnungsbearbeitung – der Definition nach versteht man darunter die Bearbeitungsprozesse von Eingangsrechnungen.

Die folgenden Bereiche sind Bestandteil einer Rechnungsbearbeitung:

  • Rechnungserfassung
  • Archivierung
  • Rechnungsprüfung
  • Rechnungsfreigabe


Die Motivation für eine automatisierte Rechnungserfassung ist klar: Die manuelle Erfassung von Rechnungen ist ein komplexer Prozess, der Ressourcen des Unternehmens bindet. Die Prozedur ist zeitaufwendig und teuer. Fallen Mitarbeiter aus, dann verzögert sich die Rechnungsbearbeitung mitunter erheblich. Nicht nur unter Kostengesichtspunkten klingt der manuelle Workflow nicht mehr zeitgemäß.

Abhilfe schaffen digitale Prozesse zur automatisierten Rechnungsbearbeitung. Mit der digitalen Rechnungsbearbeitung beschleunigt sich der Workflow erheblich. Manuelle Arbeitsschritte sind nicht oder nur eingeschränkt erforderlich.

Im Ergebnis sorgt die automatisierte Rechnungsbearbeitung zu einem Mehr an Effizienz und Effektivität durch standardisierte Arbeitsabläufe. Hinzu kommt ein weiterer wichtiger Punkt: Die manuelle Rechnungsbearbeitung ermöglicht nur selten transparente Prozesse. Eine vollständige Dateneinsicht ist schwerlich möglich. Erkenntnisse basieren vielfach auf einem Bauchgefühl oder Vermutungen.

In der Praxis bedeutet dies: Die Verantwortlichen verfügen nicht über einen Echtzeit-Überblick über fällige Zahlungen. Damit ist die Liquiditätsplanung des Unternehmens erschwert. Engpässe jedweder Ursache werden spät erkannt, ein Gegensteuern erfolgt zeitverzögert. Ein Blick auf den Ablauf einer automatischen Rechnungsbearbeitung zeigt: Die problematischen Auswirkungen beim manuellen Rechnungshandling lassen sich mit einer automatisierten Rechnungsbearbeitung verhindern.

 

Rechnungsbearbeitung Ablauf

Automatisierte Prozesse bei der Rechnungsbearbeitung besitzen ein ungeheures Performance-Potenzial. Schon vor geraumer Zeit hat das Bundesministerium des Innern (BMI) die manuelle Bearbeitungszeit einer Rechnung mit rund 27 Minuten beziffert. Im Gegensatz dazu erfordert die digitale und automatisierte Rechnungsbearbeitung weniger als fünf Minuten.

Neben allen bisher aufgezeigten Schwächen bei einer manuellen Rechnungserstellung ist das Fehlen einer Kontrollinstanz besonders schwerwiegend. Zur Beseitigung bietet der Markt entsprechende Software-Lösungen, die den Workflow der Rechnungsbearbeitung systematisieren. Idealerweise kommt ein modernes ERP-System zum Einsatz. ERP-Anbieter wie Haufe X360 haben die erforderlichen Voraussetzungen für die automatische Rechnungsbearbeitung im Kernmodul Buchhaltung implementiert. Vorgelagerte Prozesse wie Bestellungen sind Bestandteil des Moduls Warenwirtschaft.

 

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Das modulare Zusammenspiel moderner ERP-Systeme macht den Einsatz so effektiv und effizient, denn: Durch die Verknüpfung des Workflows der automatischen Rechnungsbearbeitung mit den ERP-Daten ergeben sich zahllose Synergien. Hinzu kommt, dass es ERP-Systeme ermöglichen, den jeweiligen Workflow so exakt zu definieren, sodass der Ablauf der Rechnungsbearbeitung in nur drei wesentlichen Schritten erfolgt.

 

1. Schritt: Eingehende Rechnungsbelege erfassen

Rechnungen erreichen Unternehmen auf vielen unterschiedlichen Wegen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Für die automatische Rechnungserfassung werden eingehende Rechnungen als PDF eingescannt. Liegt die eingegangene Rechnung bereits als PDF-Datei vor, dann wird diese per Drag & Drop in den Prozess der Rechnungsverarbeitung eingefügt.

Bei Haufe X360 ist das Prozedere komfortabel und niederschwellig: Im Mailprogramm (z. B. Microsoft Outlook) befindet sich in der Mail ein Button mit der Bezeichnung „Rechnung hochladen“. Mit einem Klick wird die Rechnung ins System importiert. Der Workflow der automatischen Rechnungsbearbeitung startet. Die Rechnungsdaten (Datum, Rechnungssteller, Betrag etc.) werden von der ERP-Software automatisiert ausgefüllt. Fehlen relevante Rechnungsinformationen werden diese hervorgehoben. Gleichzeitig erfolgt an dieser Stelle eine formale Prüfung der Rechnung.

 

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notify2xWichtig:

Die ERP-Software erkennt die relevanten Rechnungsinformationen (Lieferanten, Betrag, Datum etc.) automatisch. Manuelle Arbeiten entfallen. Das spart Zeit und Kosten. Eine Prüfung auf Duplikate verhindert doppelte Rechnungen.

 

 

2. Schritt: Rechnungsgenehmigung

Im Schritt 2 der automatischen Rechnungsbearbeitung folgt der Genehmigungsprozess. Der elektronische Rechnungsworkflow orientiert sich dabei an einem definierten Prozess. Das bedeutet, dass ein individuelles Verfahren in der Software eingestellt wurde, an das sich das ERP-System hält.

In der Praxis bedeutet dies beispielsweise, dass Rechnungen eines Lieferanten oder Rechnungen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, von einem Abteilungsleiter genehmigt werden müssen. Alternativ kann die erforderliche Genehmigung auch an eine Arbeitsgruppe delegiert werden. Denkbar sind auch Genehmigungen ohne weitere Prozesse. Auch der Zeitpunkt der Genehmigung ist variabel. So besteht die Möglichkeit, bereits beim Rechnungseingang zu genehmigen. Grundsätzlich aber gilt: Eine Genehmigung entspricht einer inhaltlichen Prüfung und Freigabe der Rechnung.

 

notify2xWichtig:

Das ERP-System Haufe X360 ermöglicht sehr spezifische und abgestufte Workflows für Genehmigungen. Beispielweise lässt sich das System so konfigurieren, dass für eine Genehmigung eingetragen wird, in welchem Zeitraum Entscheider tätig werden müssen. Oder: Zur Performance-Steigerung können Entscheider über Push-Nachrichten über ausstehende Genehmigungen auf dem Smartphone informiert werden. Damit besteht die Option, Rechnungen von überall einzusehen und zu genehmigen.

 

3. Schritt: Zahlung

Zum Abschluss der automatischen Rechnungsbearbeitung erfolgt die Zahlung. In Abhängigkeit der Genehmigung wird die Rechnung mit einem sogenannten Status (z. B. Freigabe ausstehend) markiert. Ist die Genehmigung erteilt, wird der Zahlungsstrom in die Wege geleitet und die entsprechende Position in der Buchhaltung aktualisiert.

 

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Vorteile der automatischen Rechnungserstellung

Transparent. Schnell. Einfach. Die Rechnungsautomatisierung bietet eine Fülle an Vorteilen. Zeitaufwendige Umlaufverfahren verkürzen sich dramatisch. Bei der elektronischen Bearbeitung von Rechnungen werden nur noch Minuten benötigt. Über intelligente Vertreterregelungen und die Anbindung mobiler Endgeräte lassen sich Zeitverluste minimieren.

Weitere Vorteile der automatischen Rechnungsbearbeitung im Überblick:

  • Der Status und die Bearbeitung eingegangener Rechnungen stehen in Echtzeit zur Verfügung.

  • Rechtskonformes und Compliance-gemäßes Handling der Rechnungen ist gewährleistet.

  • Verantwortlichkeiten sind auch bei Abwesenheit durch Urlaub oder Krankheit klar geregelt.

  • Transparente Verhältnisse beim Rechnungseingang erhöhen die Planungssicherheit hinsichtlich des Cash-Flows.

  • Schlanke Prozesse senken Kosten und sorgen für Produktivitätssteigerungen. Zahlungsziele werden eingehalten, Skonti-Erträge steigen.

  • Standortunabhängige Rechnungsfreigaben ermöglichen flexible Prüfprozesse und beschleunigen den Workflow.

  • Verzicht auf Administrationsvorgänge auf Papier schonen Ressourcen und Umwelt.

  • Höchstmögliche Transparenz in allen Rechnungsprozessen bietet flexible und schnelle Handlungsmöglichkeiten.

 

Fazit

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeitaufwendig, teuer und ineffektiv. Elektronische Prozesse beschleunigen die Rechnungsbearbeitung, steigern die Produktivität und sparen Kosten. Transparente Verhältnisse und Echtzeit-Tools zur Bewertung des Cash-Flows erhöhen die Planungssicherheit des Unternehmens.

Moderne ERP-Systeme wie Haufe X360 sind ein lohnendes Investment, das Unternehmensdaten auf intelligente Art und Weise miteinander verknüpft. Daraus resultierende Synergie-Effekte schaffen Vorteile im Wettbewerb. Ein ERP-System lohnt sich. Bestimmen Sie jetzt den Return On Invest.

 

 

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