Buchhaltung professionalisieren: Vom Buchhalter zum Finanzmanager

Eine Software, die nur einen Prozess abdeckt ohne den Rest zu berücksichtigen, also entweder nur die Materialwirtschaft und den Verkauf erledigt oder nur für die Buchhaltung benutzt werden kann – das ist die Software der Vergangenheit. Früher wurden beispielsweise Rechnungen und Belege der Ein- und Verkäufe an den Steuerberater übergeben, der dann die Daten erfasste und eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellte. Heute erledigt ein ERP-System mit integrierter Buchhaltung diese Aufgaben, ganz automatisiert.

Eine ganzheitliche ERP-Lösung übernimmt die mühsamen Aufgaben, die früher von Buchhaltern oder Steuerberatern manuell erledigt werden mussten. Aufwände und Erlöse werden so beispielsweise automatisch in einer ERP mit integrierter Buchhaltung erfasst. Daten müssen nicht erst umständlich erfasst und eingegeben werden. Mit einem integrierten ERP-System stehen alle relevanten Daten in Echtzeit zur Verfügung: Welches Produkt der Lagerarbeiter in das Lager gebucht hat oder der Verkäufer gerade verkauft hat, all das ist direkt einsehbar.

Die Automatisierung buchhalterischer Workflows erleichtert auf vielfältige Weise die Arbeit und führt zu einer Steigerung der Produktivität. Regelmäßige Buchungen müssen beispielsweise nicht monatlich neu eingetragen werden, sondern können automatisch erfolgen. Oder das manuelle Überwachen von Zahlungsfristen kann durch eine automatisierte Erinnerung an Zahlungsfristen abgelöst werden. Generell kann durch die computergesteuerte Dateneingabe die Fehlerquote reduziert und so die Effizienz und Qualität der Buchführung gesteigert werden.

Durch die Automatisierung wandelt sich der Beruf des Buchhalters entscheidend: Mit der richtigen ERP-Lösung, die zeitaufwändige Prozesse automatisiert oder optimiert, haben Buchhalter mehr Zeit für die Analyse und Auswertung der wichtigen Daten. Eine smarte ERP-Lösung hilft nicht nur durch die Automatisierung komplexer Abläufe: Dank künstlicher Intelligenz und Machine Learning kann ein ERP-System auch dazu genutzt werden, in Datensätzen bestimmte Muster zu identifizieren. Basierend auf historischen Zahlen werden so zukünftige Trends sichtbar gemacht. Viele moderne ERP-Systeme halten ihre Software mithilfe automatischer Updates auch immer rechtlich auf dem neuesten Stand. Dadurch ist die Rechtskonformität stets gewiss.

Der Buchhalter wird damit zum Finanzmanager und nimmt eine wichtige Beraterrolle ein: Individualisierte Dashboards und automatisierte Reports liefern die relevanten Daten, mit denen der Buchhalter die finanzielle Situation interpretiert und Schwachstellen sowie Potenziale identifiziert. Das Treffen von Prognosen und das Vermeiden von Risiken wird so verbessert.

Er ist damit nicht mehr nur für die Genauigkeit der Zahlen und die Rechtskonformität der Buchhaltung zuständig, sondern auch mitverantwortlich für das finanzielle Wohlergehen des Unternehmens. Das erfordert vom Buchhalter einen analytischen Weitblick. Das Unternehmen profitiert dafür von Finanzanalysen, die mit buchhalterischer Gewissenhaftigkeit und einem Auge für Risikovermeidung getroffen werden. Auf Basis der Analysen des Buchhalters können Entscheidungen abgeleitet werden, die einen Fokus auf nachhaltige Wirtschaftlichkeit und stabilen Wachstum legen.

Von einem Finanzmanager wird heute erwartet, auf der Basis von Echtzeit-Zahlen wertvolle Erkenntnisse liefern zu können. Die Zeiten, in denen ein monatlicher Bericht über Vertriebskennzahlen oder den Warenbestand ausreichte, sind vorbei. Aber: Nur wenn auf die entscheidenden Kennzahlen auch einfach und schnell zugegriffen werden kann, bieten sie einen Mehrwert. Mit moderner ERP-Software ist das möglich: Dank automatisierter Datenextraktion und Analyse wird die Zeit gewonnen, mit der aus den Zahlen gewinnbringende Erkenntnisse abgeleitet werden können.

Ein moderner Buchhalter analysiert und interpretiert nicht nur, er muss seine Erkenntnisse zudem sinnvoll aufbereiten und verständlich kommunizieren. Die ERP-Lösung ist dafür der Wegbereiter: Mit einem System, das die Gewinnung von zentralen Daten erleichtert und diese auch leicht zugänglich macht, erhält der Finanzmanager in spe die richtige Unterstützung. So gelingt die Kommunikation und er wird ein geschätzter Berater der Geschäftsführung.

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