Chargenrückverfolgung

Für Händler, Lieferanten und andere Dienstleister wird Chargenrückverfolgung immer wichtiger. Track and Trace – die Sendungsverfolgung – bringt Transparenz in die Lieferkette. Moderne ERP-Systeme mit Warenwirtschaftssystem ermöglichen es Unternehmen, zielgenaue Rückrufe einzelner Produkte oder Rückrufaktionen ganzer Chargen zu veranlassen. So können sie Produkte schnell und einfach vom Markt nehmen.

Die gestörte Versorgungslage bei bestimmten Produkten während der Corona-Pandemie hat das Thema Lieferkette stark in das Licht der Öffentlichkeit gerückt. Nachverfolgbare Produktions- und Fertigungsprozesse sowie die intelligente Verwaltung von Bestellungen bis hin zum Endprodukt sind in den Unternehmen jedoch schon seit geraumer Zeit ein großes Thema. Und das nicht nur bei Qualitätsproblemen: Längst sorgen gesetzliche Rahmenbedingungen dafür, dass die sogenannte Chargenrückverfolgung für Unternehmen zur Pflichtaufgabe geworden ist. Kerngedanke der lückenlosen Chargenrückverfolgung ist es, die Transparenz der Lieferketten zu gewährleisten.

Transparenz in der Lieferkette: Die Rückverfolgbarkeit

Verdorbene Lebensmittel. Verunreinigte Medikamente. Kontaminiertes Kinderspielzeug. Trotz aller Qualitäts- und Sicherheitsstandards sind Unternehmen immer wieder gezwungen, Produkte wegen Mängeln oder aus anderen Gründen zurückzurufen oder vom Markt zu nehmen. Unternehmen sind daher gut beraten, sich auf solche Szenarien vorzubereiten und die Rückverfolgbarkeit ihrer Produkte aktiv anzugehen.

Gewährleistung von Sicherheit und Qualität

Die Rückverfolgbarkeit, auch als Traceability bekannt, bildet in vielen Branchen die Grundlage, um Sicherheits- und Qualitätsstandards einzuhalten. Im produzierenden Gewerbe bedeutet dies, alle erforderlichen Informationen wie Herstellernamen, Lieferanten und Zwischenhändler lückenlos zu dokumentieren, sodass sie in sämtlichen Prozessen nachverfolgt werden können. Diese Rückverfolgung erstreckt sich von der Beschaffung von Rohstoffen und Teilen über maschinelle Bearbeitungen und Montagearbeiten bis hin zum Vertrieb und Verkauf. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Produkthistorie, die den internationalen Qualitätsmanagement-Normen, insbesondere der ISO 9001, entspricht.

ISO 9001 ist eine internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie hilft Unternehmen, effektive Systeme zur kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Die Norm betont Kundenorientierung, Führung und prozessorientiertes Denken. Ziel ist es, Qualitätsstandards zu erfüllen und das Vertrauen der Kunden zu stärken.

Downstream-Tracing und Upstream-Tracing: Zwei zentrale Aspekte der Rückverfolgbarkeit

Rückverfolgung kann in zwei Hauptbereiche unterteilt werden: Downstream-Tracing und Upstream-Tracing. Beim Downstream-Tracing werden einzelne Chargen oder Produkte gekennzeichnet, wodurch der Erzeuger genau weiß, wo sich seine Produkte in der gesamten Wertschöpfungs- und Lieferkette befinden. Diese Informationen werden oft genutzt, um bei Qualitätsmängeln gezielte Rückrufe durchzuführen oder Produkthaftungsansprüchen vorzubeugen.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich das Upstream-Tracing darauf, die Rückverfolgbarkeit eines Produkts zum Hersteller sicherzustellen. Das Ziel dabei ist, Ursachen und Verursacher von Produktmängeln festzustellen. Besonders in streng regulierten Branchen wie der Lebensmittelindustrie ist das Upstream-Tracing entscheidend, um die Herkunft von Produkten zu kennzeichnen und mögliche Schädigungen von Verbrauchern zu verhindern.

 

Was ist eine Charge? Eine Charge ist eine identifizierbare Menge eines Produkts, das in einem einzigen Produktionsprozess hergestellt oder verarbeitet wurde. Diese Chargenbildung ermöglicht eine genauere Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle, da die Produkte einer Charge als homogen angesehen und gemeinsam geprüft und überwacht werden können.

Die Bedeutung der Chargennummer für die Rückverfolgbarkeit

Damit das Tracing lückenlos gewährleistet werden kann, nutzen Unternehmen sogenannte Chargennummern. Das bedeutet: Eine eindeutige Chargennummer dient als Grundlage für ein effizientes Chargenverwaltungssystem. Der Hintergrund: Im Produktionsalltag von Unternehmen kann es dazu kommen, dass trotz der Verwendung gleicher Materialien die Endprodukte voneinander abweichen. Über Informationen wie Chargennummer, Artikelnummer und andere Kennzeichnungen wie Sendungsnummern oder Seriennummern lassen sich Abweichungen schnell auf bestimmte Chargen oder einzelne Artikel eingrenzen. Zum Einsatz kommt dabei moderne Technologie: Über Etiketten, die per RFID-Chip oder mithilfe von Barcodes automatisch ausgelesen werden, lassen sich Inhaltsstoffe bereits beim Wareneingang einer Charge zuordnen oder Endprodukte mit Seriennummern eindeutig kennzeichnen.

 

Chargenpflicht: Mehr als nur Qualitätskontrolle

Auch wenn die Chargenrückverfolgung ein sinnvolles Instrument ist: So ganz auf die Einsicht der Unternehmen für eine freiwillige Einführung entsprechender Systeme wollte der Gesetzgeber dann doch nicht vertrauen. Aus dem Produktsicherheitsgesetz folgt eine Chargenpflicht, die den Erzeugern die Verantwortung auferlegt, Produkten „eindeutige Kennzeichnungen zur Identifikation des Verbraucherprodukts anzubringen“. Vereinfacht gesagt ist es darüber hinaus die Aufgabe der Hersteller, den Kunden alle Hinweise an die Hand zu geben, um Risiken im Umgang mit dem Produkt zu erkennen, beurteilen und sich schützen zu können.

Produktbereiche mit erhöhter Sicherheit

In bestimmten Produktbereichen ist die Chargenrückverfolgung sogar eine Pflicht für die Unternehmen und vorgeschrieben. Chargenpflichtig sind beispielsweise die meisten Produkte der Pharmaindustrie und des Lebensmittelhandels. Auch technische Produkte oder Baustoffe müssen eindeutig zu identifizieren und lückenlos rückverfolgbar sein. Für die Sicherheit der Produkte ist die Chargenpflicht von großer Bedeutung.

Bei Medizinprodukten, Medikamenten oder Waren der Lebensmittelwirtschaft sind Zutaten und Inhaltsstoffe so eindeutig nachzuvollziehen. Die Angaben auf der Verpackung wie zum Beispiel das Mindesthaltbarkeitsdatum werden durch die Chargenpflicht um weitere qualifizierte Informationen zu den verwendeten Rohstoffen ergänzt, die bei der Identifikation einzelner Chargen hilfreich sein können. Hinzu kommt, dass weitere Informationen über dokumentierte Stammdaten für die Unternehmen eindeutig zu recherchieren sind.

 

Vorteile der Chargenpflicht

In der Praxis resultieren aus der Chargenpflicht zahlreiche Vorteile, die weit über die Qualitätssicherung hinausgehen. So ermöglicht die Chargenrückverfolgung beispielsweise, dass Kunden bei Nachlieferungen Produkte aus der gleichen Lieferantencharge erhalten. Anhand der jeweiligen Charge lässt sich nachvollziehen, woher verwendete Produktbestandteile stammen und welche Rohstoffe verwendet wurden.

Chargenrückverfolgung: Wirtschaftliche Vorteile. Dass die Einhaltung einer gesetzlichen Vorgabe auch wirtschaftliche Vorteile mit sich bringt, ist nicht unbedingt der Normalfall im Alltag von Unternehmen. Bei der Chargenrückverfolgung ist dies jedoch der Fall. Wissenschaftliche Studien haben wiederholt aufgezeigt, dass die digitale Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung im Fall von Produktmängeln Vorteile im Kunden-Lieferanten-Verhältnis bietet.

 

Schnelle Reaktion und Risikominimierung

Nachvollziehbare Warenbewegungen erlauben es, schnell gezielte Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Das Spektrum reicht dabei von einem kompletten Auslieferungsstopp bis zum präzisen Rückruf einzelner Chargen. Hinzu kommt die Möglichkeit, Kunden frühzeitig und gezielt über Unregelmäßigkeiten zu informieren. In der Praxis sorgt die lückenlose Chargendokumentation dafür, dass Fehlerursachen schnell aufgespürt werden können. Gleichzeitig kann es gelingen, Schadenersatzforderungen abzuwehren und möglichen Imageverlusten vorzubeugen. Die Chargenrückverfolgung ermöglicht es weiterhin, mögliche Fehlerursachen aufzuspüren, entsprechende Fehler in Zukunft zu vermeiden und Verbesserungsprozesse einzuleiten. Zudem vereinfacht der Einsatz von ERP-Systemen mit Warenwirtschaftsmodul und Chargenrückverfolgung interne Prozesse bei der Produktion, Lagerhaltung und Inventur.

 

ERP-Systeme für eine bessere Chargenrückverfolgung

Die effiziente Verwaltung von Chargennummern und die qualifizierte Chargenrückverfolgung ist Aufgabe eines leistungsfähigen ERP-Systems. Mithilfe des Warenwirtschaftsmoduls von Haufe X360 gelingt es, gesetzlichen Pflichten nachzukommen und Transparenz in die Chargenrückverfolgung zu bringen.
Die intelligente Steuerung der Materialwirtschaft optimiert die gesamte Wertschöpfungskette, überwacht die Lieferkette und vermerkt alle relevanten Informationen für die Chargenrückverfolgung automatisch auf Dokumenten und Lieferscheinen.