Aktualisiert: 11. Oktober 2022
7 min.
Haufe Redaktion Cloud ERP Innovation & Technologie ERP allgemein
Die Digitalisierung machts möglich: Für Unternehmen sind effiziente Geschäftsabläufe der Schlüssel, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Moderne ERP-Systeme bieten alle Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Gleichzeitig steht der Mittelstand vor der Herausforderung, sich für die richtige ERP-Software-Lösung zu entscheiden: Cloud-ERP oder On-Premise-ERP.
Geschäftsabläufe automatisieren, Kundenerwartungen erfüllen und die Kosten im Blick behalten – die fortschreitende Digitalisierung sämtlicher Geschäftsabläufe bietet Unternehmen weitreichende Möglichkeiten, um die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (ERP) sind ideale Instrumente, um die Anforderungen der Unternehmen auf digitaler Ebene abzubilden. Doch auf dem Weg zu mehr Effizienz durch automatisierte und ineinandergreifende Geschäftsprozesse müssen sich kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entscheiden, wie die ERP-Software bereitgestellt werden soll: auf lokalen Servern des Unternehmens (On Premise) oder in der Cloud eines Anbieters.
Der Plan, ein modernes ERP-System im Unternehmen zu implementieren, ist mit großen Veränderungen und Investitionen verbunden. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die eigenen Bedürfnisse zu kennen und die Funktionalitäten des ERP exakt abzustimmen. Grundsätzlich ist die Einführung eines ERP-Systems gleichbedeutend mit einem nahtlosen Zusammenspiel und der Integration unterschiedlicher Aufgaben in einer zentralisierten Datenbank.
Die Frage nach dem jeweiligen Betriebsmodell ist eng mit der Bereitstellung des Systems verbunden. Zu beantworten ist die Frage nach der Installation der Software. Zwei Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl:
Beide Ansätze verfolgen einen eigenen Weg. Wichtigster Unterschied ist die Bereitstellung des Angebots. On-Premise-Systeme werden im eigenen Netzwerk betrieben. Cloud-Lösungen stellen ihre Leistungen auf externen Servern bereit. Diese sind über das sichere Datenverbindungen zu erreichen. Weil sich die Frage nach der individuell besten ERP-Lösung nicht pauschal beantworten lässt, haben wir die wichtigsten Parameter für Sie zusammengestellt.
Unter der Bezeichnung On-Premise versteht man das klassische Lizenzmodell. Der Lizenzkauf erstreckt sich auf die Nutzungsrechte der ERP-Software. Installiert und bereitgestellt wird die Software auf der Hardware des Unternehmens. Sicherung und Betrieb des ERP-Systems ist Aufgabe des jeweiligen Betreibers. Gleiches gilt für Wartungen. Weil die Hardwarebetreiber aber häufig nicht über das erforderliche Know-how und die personelle Ausstattung dazu verfügen, schließen Unternehmen häufig entsprechende Service-Verträge ab, die Wartungsarbeiten und Updates enthalten.
On Premise ist also fest an die Hardware des jeweiligen Unternehmens gebunden. Neben der Bereitstellung des ERP-Systems auf einem zentralen Server ist eine Installation der Software auf den Endgeräten der Nutzer erforderlich, um die digitalen Möglichkeiten zu nutzen.
Cloudbasierte ERP sind On-Demand-Systeme nach dem Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS). Im Gegensatz zu On Premise wird das Nutzungsrecht für die ERP-Software nicht erworben, sondern lediglich gemietet. Gehostet und genutzt wird das System auf externen Servern des Anbieters. Das bedeutet: Die Firmendaten werden zentral verwaltet – und sind damit auch zentral zugänglich. Der Zugang zur Cloud erfolgt über das Internet. Damit wird das ERP mobil und ist unabhängig vom jeweiligen Standort zu erreichen – auch über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablet-Computer.
Aufwendige Installationen auf firmeneigener Hardware sind nicht erforderlich. Bedient wird das ERP-System über einen gewöhnlichen Webbrowser. Individuelle Funktionalitäten stellen Cloud-basierte ERP-Systeme mithilfe vielfältiger Module dar. Über branchenspezifische Erweiterungen ist auch ein Customizing möglich. Darüber hinaus zählen Wartungen, Updates und alle Fragen rund um das Thema Sicherheit beim Mietmodell zu den Aufgaben des ERP-Anbieters.
Hybrid
Hybride Lösungen vereinen das Beste aus zwei Welten und sind damit eine Mischform aus Cloud-basiertem ERP und On-Premise. Entsprechende ERP-Systeme richten sich an Unternehmen, die Vorbehalte haben, ihre IT vollständig in die Cloud zu verlagern, aber gleichzeitig den Nutzen der modernen Software erkennen. Hybride ERP lagern deswegen nur bestimmte Prozesse in die Cloud aus. Sensible Unternehmensdaten verbleiben hingegen auf unternehmenseigenen Servern.
Vorab gesagt: Unabhängig davon, ob Ihre Entscheidung auf ein Cloud-basiertes ERP oder eine On-Premise-Lösung fällt, die Chancen des ERP-Systems überwiegen die Risiken bei Weitem. Beide Systeme läuten einen Paradigmenwechsel im Unternehmen ein. Auch wenn die Einführung vielfältige positive Auswirkungen nach sich zieht, soll nicht verschwiegen werden, dass damit neue Anforderungen und Verpflichtungen verbunden sind. Das gilt vor allem bei der Implementierung. Hier bieten Cloud-Lösungen wichtige Vorteile.
Die einfache Einrichtung in Verbindung mit geringen Anschaffungs- und Wartungskosten ermöglichen einen zügigen Ein- bzw. Umstieg. Beim On Premise stellt sich die Situation komplexer dar. Hohe Anschaffungs- und Instandhaltungskosten können durchaus als Nachteil verstanden werden. On-Premise-ERP erfordern zudem ein hohes Maß an internem IT-Know-how, denn die Verantwortung für die Verfügbarkeit der Software liegt beim Unternehmen.
Volle Kontrolle hinsichtlich der Datenkontrolle und Zugriffssicherheit erachten viele Unternehmen ebenso als Vorteil einer On-Premise-Lösung, wie die Performance und die Individualisierungsmöglichkeiten. Folgende Schlüsselfaktoren sprechen für Cloud-basierte ERP: Hervorzuheben sind die Flexibilität und Skalierbarkeit derartiger Systeme sowie die Zugänglichkeit und Integration. Als nachteilig werden externe Abhängigkeiten, Performance- und Personalisierungsgrenzen sowie das Vorhandensein einer Internetverbindung erachtet.
Für die meisten Unternehmen ist der Preis einer ERP-Lösung von entscheidender Bedeutung. Die Tatsache, dass Cloud-basierte ERP-Systeme auf dem Vormarsch sind, liegt neben den Möglichkeiten vor allem auch an den Kosten. Erst das Mietmodell nach dem SaaS-Prinzip hat die ERP-Software auch für KMU erschwinglich gemacht. Doch der Reihe nach. On Premise – vor Ort installierte ERP-Systeme – verursachen zunächst einmal hohe Anschaffungskosten.
Da das System auf eigenen Servern installiert wird, muss die Hardware entsprechend leistungsfähig sein. Häufig ist die Anschaffung neuer Hardware unumgänglich. Auch Investitionen in die Infrastruktur der Netze sind keine Seltenheit. Alles das beeinträchtigt die Liquidität von Unternehmen, bindet interne Ressourcen und ist mit einem hohen Zeitinvestment verbunden. Mit der Einführung und dem Betrieb einer On-Premise-Lösung ist vor allem die IT-Abteilung gefordert. Wartungen, Updates, Upgrades und Support werden größtenteils über Dienstleistungsverträge sichergestellt – mit entsprechenden Auswirkungen auf die Betriebskosten.
Kosten für die Schulung von Mitarbeitern verursachen sowohl On-Premise-Lösungen als auch Cloud-basierte ERP. Hinsichtlich der Kosten haben Cloud-ERP jedoch einige Vorteile. Installationskosten entfallen ebenso wie Investitionen in die Hardware. Der externe ERP-Anbieter hostet und pflegt die IT-Infrastruktur im Rahmen des Mietmodells. Systemaktualisierungen werden automatisch eingespielt. Das nutzungsbasierte Abonnementmodell sorgt für niedrige Betriebskosten und bietet die Gewähr, mit dem eigenen ERP-System immer auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben. Damit bleiben Unternehmen in puncto ERP automatisch auf dem aktuellen Stand der Technik.
Flexibilität und Skalierbarkeit zählen zu den wesentlichen Vorteilen Cloud-basierter ERP-Systeme. Unternehmenswachstum wird damit unkompliziert. Funktionen, Erweiterungen und individuelle Anpassungen lassen sich problemlos hinzufügen. Das spart Zeit und Kosten. Hinsichtlich des Funktionsumfangs wandelt sich ein Cloud-basiertes ERP mit dem Unternehmen. Durchgängiges Prinzip der SaaS-Lösungen ist: Bezahlt wird nur das, was benötigt wird.
Diese Dynamik erreichen On-Premise-Systeme nur selten, da alle Anpassungen mit dem Einsatz unternehmenseigener Ressourcen verbunden sind. Abgesehen davon, dass dies hohe Kosten verursacht benötigt das Vorgehen in aller Regel einiges an Zeit. Vorteile bieten On-Premise-Systeme dagegen beim Customizing. Vor allem bei individuellen Anpassungen gibt es mehr Möglichkeiten. Hier sind Cloud-basierten Lösungen mit ihrem modularen Aufbau eher Grenzen gesetzt.
Hohe Sicherheitsstandards Cloud-basierter ERP-Systeme sind wichtige Elemente der Erfolgsgeschichte. Die Anbieter stellen ihren Kunden umfassende Möglichkeiten in puncto Redundanz, Backups und Recoverys zur Verfügung. Zu den Sicherheitsmerkmalen zählen oftmals Videoüberwachungen, Zugangskontrollen und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Zertifizierungen der Datensicherheit sind Ausdruck dieser Schutzbemühungen.
Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass On-Premise-Lösungen auf unternehmenseigenen Servern hinsichtlich der Sicherheit vielfach nicht auf einem ähnlichen Niveau arbeiten. Vor diesem Hintergrund kann Datenhoheit teuer werden. Immerhin obliegt den Unternehmen, die On-Premise-Lösungen nutzen, die Verantwortung und Kontrolle der ERP-Systeme.
Cloud-ERP bietet häufig eine höhere Leistung im Vergleich zu On-Premise-Lösungen. Der Grund liegt in der Netzwerkleistung. In modernen Rechenzentren sind die Netzwerke auf maximale Performance ausgelegt, sodass nicht nur Echtzeitdaten ständig zur Verfügung stehen, sondern bei Bedarf auch zusätzliche Ressourcen zugeteilt werden können. Kontinuierliche Investitionen in die IT-Infrastruktur sorgen für eine ausreichende Systemleistung und bieten Spielräume für zukünftige Entwicklungen. So ist modernes Cloud-ERP schon heute in der Lage, die Anforderungen des IOT (Internet of Things) abzubilden.
Aus der Kundenperspektive bietet Cloud-basiertes ERP weitreichende Freiheiten. Durch die Anbindung mobiler Endgeräte ist auch die Nutzung des Cloud-ERP mobil. Das macht ein Computing mit dem ERP flexibel. Redundante Systeme sorgen für Sicherheit und bilden die Grundlage für eine durchschnittliche Verfügbarkeit von mehr als 99 Prozent. Realistisch eingeschätzt: Eine höhere Verfügbarkeit dürfte nicht realisierbar sein. Ob lokale IT-Abteilungen an diese Bilanz heranreichen, muss bezweifelt werden. Abgesehen von Kosten, um diese Verfügbarkeit sicherzustellen, ist ein fortwährend hoher personeller Aufwand erforderlich. In Anbetracht der Personalsituation ist es fraglich, ob dies zukünftig überhaupt möglich sein wird.
Haufe X360 – die 360° Unternehmenssoftware für den Mittelstand – ist der digitale Wegbereiter in eine erfolgreiche Zukunft. Die Cloud-basierte ERP-Software ist speziell für die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt. Die Kernfunktionen lassen sich durch branchenspezifische Zusatzfunktionen erweitern, um die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abzubilden.
Neugierig geworden? Dann sollten wir uns kennenlernen. Wir beraten, konfigurieren und unterstützen Sie bei der Einführung Ihres ERP-Systems. Überzeugen Sie sich selbst.
Haufe X360 ist ein Cloud ERP-System speziell für den deutschen Mittelstand. Die anpassungsfähige, vollintegrierte ERP-Anwendungen basiert auf führender Cloud-Technologie und macht Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort handlungsfähig.
