Gründe für einen ERP Wechsel: Warum sich der Umstieg lohnt

Lohnt sich der Umstieg zu einer Cloud-ERP oder sind solche Lösungen zu teuer und zu kompliziert? Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelgroße, zögern, ihre alte Software durch ein modernes Cloud-ERP-System zu ersetzen. Und lassen sich dabei oftmals von Fehlannahmen oder Vorbehalten leiten, die längst überholt oder gar widerlegt wurden. Wir haben die wichtigsten Gründe für einen Wechsel sowie die besten Fördermittel für Sie zusammengefasst.

Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen sahen lange Zeit von einer ERP-Lösung ab, weil sie Bedenken wegen der Kosten hatten oder glaubten, sie benötigten aufgrund ihrer Größe keine ERP-Lösung – letzteres gaben beispielsweise 49 Prozent der Befragten bei einer Studie des Beratungsunternehmens Aberdeen Group aus dem Jahr 2017 an. Neuere Erhebungen wie die aktuelle Studie von IDG Research Services von Oktober 2020 kommen diesbezüglich zu völlig anderen Ergebnissen. Demnach sind mittlerweile deutlich mehr Mittelständler zu der Erkenntnis gelangt, dass ein Umstieg auf eine geeignete, weil moderne Cloud-ERP-Lösung der notwendige nächste Schritt in ihrer Unternehmensentwicklung sein muss.

7 Gründe für den ERP Wechsel

Für alle, die noch immer zögern, haben wir hier die wichtigsten Argumente für einen Umstieg auf ein Cloud-ERP-System zusammengefasst.

Wechselgrund 1: Altsysteme sind Kostentreiber

Ein wichtiger Faktor, der im Zusammenhang mit einem Umstieg auf ein modernes Cloud-ERP-System regelmäßig übersehen wird, sind die enormen Ausgaben, die Altsysteme verursachen. Viele Unternehmen halten viel zu lange an ihren längst überholten und schwerfälligen Softwares fest, weil sie zwar die Kosten für eine neue ERP-Lösung zu kennen glauben, sich aber über die Jahre an die Ausgaben für ihre bestehenden Systeme gewöhnt haben. Und zwar sowohl an fortlaufende Zahlungen für Wartungsarbeiten und Aktualisierungen als auch an unerwartete Einzelausgaben für Reparaturen oder Anpassungen, wenn sich betriebliche Abläufe verändern. Völlig außen vor bleiben bei dieser Sichtweise natürlich auch die versteckten Kosten wegen entgangener Einnahmen, die durch Verbesserungen an betrieblichen Prozessen in allen Unternehmensbereichen hätten erzielt werden können.

Wechselgrund 2: Wer wachsen will, muss wechseln

Die Aberdeen Group hat errechnet, dass alleine die Wartungskosten von Altsystemen jährlich etwa 16% bis 20% ihres aktuellen Listenpreises betragen. Das bedeutet, dass Unternehmen solche Systeme alle fünf bis sechs Jahre quasi erneut kaufen. Hinzu kommt, dass jeder Monat, den ein Unternehmen die Anschaffung eines modernen ERP-Systems hinauszögert, zu noch stärkeren Effizienzeinbußen und letztlich zu noch höheren Einnahmeverlusten führt.

Das Fazit der Studie: Wenn ein Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat, muss es ein modernes ERP-System einsetzen, um sein volles Potenzial ausschöpfen und weiter wachsen zu können. Wer dies nicht tut, bleibt unter seinen Möglichkeiten und wird langfristig von der Konkurrenz abgehängt. Das bestätigt auch der Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020 mehr als 2000 kleine und mittelgroße Unternehmen befragt haben, die sich derzeit im Prozess der digitalen Transformation befinden: Jeweils 40 bis 50 Prozent gaben an, dass sich Umsatz, Absatz, Betriebsergebnis und Kundenzufriedenheit durch eingeführte Neuerungen verbessert hätten.

Wechselgrund 3: Cloud-ERPs für geringere IT-Ausgaben

Eine eigene IT-Infrastruktur kostet Geld – und zwar immer, egal ob sie gerade voll ausgelastet ist oder nicht. Selbst wenn Belastungsspitzen nur hin und wieder vorkommen, müssen immer entsprechende Kapazitäten vorgehalten werden, um im richtigen Moment gewappnet zu sein. Das ist eine Verschwendung von Ressourcen, die in vielen Unternehmen mit gekauften On-Premise-Lösungen zum Alltag gehört. Cloud-ERP-Systeme lassen sich im Gegensatz dazu flexibel skalieren und an die jeweiligen Belastungen anpassen. Dabei berechnen seriöse Cloud-ERP-Anbieter selbstverständlich nur das an Rechenkapazitäten oder Speicherplatz, was auch tatsächlich genutzt wird. Das gleiche gilt natürlich für die Mitarbeiter in eigenen IT-Abteilungen, die unabhängig von der tatsächlichen Arbeitsbelastung bezahlt sein wollen.

Wechselgrund 4: Größere Sicherheit zum kleinen Preis

Laut Techconsult sind mittelständische Unternehmen besonders interessiert an Themen, die mit IT- und Informationssicherheit sowie Datenschutz zu tun haben. Und genau hier existieren nach wie vor völlig falsche Vorurteile gegenüber Cloud-ERP-Lösungen: Da die Daten nicht im eigenen Haus gehostet sind, sondern über eine Internetverbindung bei einem Cloud-Anbieter abgerufen werden, seien sie weniger gut vor Zugriffen Fremder gesichert. Das genaue Gegenteil ist der Fall: Seriöse Cloud-ERP-Anbieter nutzen hierzulande deutsche Rechenzentren, die weltweit als führend gelten, wenn es um Datensicherheit geht. Und weil Datensicherheit ein erfolgskritischer Teil ihres Kerngeschäfts ist, sind sie einzelnen IT-Abteilungen in Unternehmen diesbezüglich weit voraus.

Wechselgrund 5: Zufriedene Mitarbeiter, besseres Betriebsklima, geringere Fluktuation

Wenn die Ergebnisse der eigenen Arbeit gut sind und entsprechend Anerkennung finden, Abläufe einfach und reibungslos vonstattengehen und kein Stress durch unvorhergesehene Ereignisse entsteht, dann sorgt das für eine höhere Miterbeiterzufriedenheit und ein besseres Betriebsklima. Positive Folgen sind bessere Leistungen, weniger Krankheitstage, eine geringere Fluktuation und weniger Verluste durch die Einarbeitung neuer Kräfte. Kurz gesagt: Der Wechsel auf ein Cloud-ERP-System sorgt auch im Bereich Human Resources für mehr Effizienz und entsprechende Einsparungen.

Wechselgrund 6: Gesamtüberblick und Business Intelligence für bessere Entscheidungen

Wichtige Unternehmenskennzahlen errechnet ein modernes ERP-System mit Business-Intelligence-Funktionen automatisch und stellt sie auf übersichtlichen Benutzeroberflächen dar, die sich mit wenigen Mausklicks individuell anpassen lassen. So kann etwa die Einkaufsabteilung in Echtzeit die Bestände prüfen, oder der Vertriebsleiter die aktuellen Verkaufszahlen auf seinem Bildschirm überwachen – und entsprechend fundierte Entscheidungen treffen. Das gilt selbstverständlich auch für die Geschäftsleitung. Und wer die richtigen Entscheidungen trifft, der hat Erfolg im Wettbewerb.

Wechselgrund 7: Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern verbessern

Wir alle sind es seit Jahren gewohnt, Produktrecherchen, Preis- und Leistungsvergleiche sowie Käufe und Serviceanfragen bequem online am Bildschirm zu erledigen – sowohl privat im B2C- als auch im B2B-Bereich. Wer als Unternehmen entsprechende Erwartungen seiner geschäftlichen Umwelt nicht erfüllt, verliert heute schnell den Anschluss. Die Voraussetzung für solche Kundenerlebnisse und Geschäftspartnerschaften ist eine moderne Cloud-ERP-Lösung. Denn erst mit einer zentralen 360°-Unternehmensplattform, die alle relevanten Daten gebündelt und strukturiert vorhält, ergeben ein Online-Shop, ein Passwort-gesicherter Partner-Zugang zum System oder ein voll ausgereiftes, individualisiertes Kundenportal überhaupt Sinn. So sorgt ein Cloud-ERP für enge, nachhaltige Kundenbeziehungen, die langfristig Umsätze generieren.