Einkauf, Lager, Vertrieb und Buchhaltung: So gelingt das Zusammenspiel

Nie zuvor standen Unternehmen so viele Zahlen, Daten und Systeme zur Verfügung. Doch gerade diese Komplexität erschwert es, den Überblick zu behalten. Statt Potenziale zu nutzen, kratzen viele Unternehmen nur an der digitalen Oberfläche – weil die passenden digitalen Lösungen fehlen, um Herr der Daten zu werden und ein vernetztes Arbeiten zu ermöglichen. Eine ERP als digitale Unternehmensplattform verschafft hier Abhilfe: Sie führt alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort zusammen und ermöglicht es so, Synergien zu heben.

Wie das Zusammenspiel der Bereiche verbessert werden kann

Ein Fallbeispiel: Im Vertrieb klingelt das Telefon. Ein Kunde möchte 100 Packungen Schrauben bestellen. Der Mitarbeiter prüft schnell den Warenbestand und muss feststellen, dass gerade die letzten Schrauben verkauft wurden und nun keine mehr vorrätig sind. Im Lager wird ihm mitgeteilt, dass der Unterbestand offenbar noch nicht dem Einkauf gemeldet wurde. Bis der Einkauf tätig wird und die Ware schließlich eingetroffen ist, verstreicht nun wertvolle Zeit und der Kunde kauft beim Konkurrenten ein. Ein klassisches Beispiel dafür, wie das schlechte Zusammenspiel der Unternehmensbereiche dem Business schaden kann. Wie es stattdessen besser laufen kann, zeigen wir Ihnen mit einem Blick in ein Unternehmen, das dank eines ganzheitlichen ERP-Systems vernetzt arbeitet.

Vom Sammelsurium zum smarten Lager

In einem Unternehmen mit einer 360-Grad-Unternehmensplattform gibt das intelligente Lagermanagement dem Einkauf automatisch eine Meldung, sobald die Schrauben nicht mehr vorrätig sind. Denn dank Vernetzung mit Einkauf und Vertrieb gibt es kein Missmanagement bei den Beständen mehr – das digitalisierte Zusammenspiel der Bereiche macht’s möglich. Mit einem smarten Lager können Prozesse zudem optimiert und ein unstrukturiertes Sammelsurium obsolet werden: Features wie „pick, pack and ship“, Serien- und Chargennummern, integrierte Inventur und Tracking-Funktion heben Abläufe im Lagermanagement auf ein ganz neues Niveau. Und am Ende ist auch der Kunde zufriedener, weil sich dank smartem Lager für den Kunden die Lieferzeiten verkürzen.

Der Einkäufer wird Gestalter der Wertschöpfungskette

Dank der Meldung aus dem Lager kann der Einkäufer dann umgehend auf den Warenmangel reagieren und neue Schrauben bestellen. Mit dem neuen ERP-System wird er aber nicht mehr nur dann aktiv, wenn im Lager die Ware knapp wird. Er wird vielmehr zum Gestalter der Wertschöpfungskette, der vorausschauend und vernetzt arbeitet. Der Einkäufer sorgt dank automatisierter Lager- und Bestellprozesse dafür, dass immer genug von den Schrauben zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Das geht, indem er für die Schrauben Mindest- und Höchstbestände festlegt. Er kann auch für die Schrauben einen Saisonalitätsfaktor hinterlegen, falls sie zum Beispiel immer im Frühling, zu Beginn der Bausaison, besonders nachgefragt sind. So lassen sich Überbestände und Liquiditätsengpässe vermeiden und das Zusammenspiel mit dem Lager verbessern. Nicht zuletzt wird auch die Kundenzufriedenheit gesteigert: Dank vorausschauendem Einkauf wird die Nachfrage individuell und kundenspezifisch bedient.

Der Buchhalter wird Finanzmanager

Sind die Schrauben eingekauft, muss die Rechnung noch bezahlt und verbucht werden. Ein Job für den Buchhalter. Mit einer digitalen Unternehmensplattform wandelt sich aber auch hier die Rolle: Der Buchhalter wird zum Finanzmanager. Er interpretiert die Finanzlage und identifiziert Chancen, aber auch Risiken. Individualisierte Dashboards und automatisierte Reports liefern ihm relevante Daten aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens. Komplexe Prozesse können auch in der Buchhaltung vereinfacht werden: Dank automatisiertem Bankabgleich werden eingehende Belege und Rechnungen automatisch mit den Transaktionen der verbundenen Konten abgeglichen. Und je nach individuellen Bedürfnissen können in Datensätzen bestimmte Muster ausgemacht und Trends erkannt werden, die der Buchhalter dann bei der Beratung der Geschäftsführung nutzen kann. Auf Basis der nutzerfreundlich aufbereiteten Daten lassen sich so wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen treffen.

Vertrieb der Zukunft: Vernetzt und kundenorientiert

Zu guter Letzt müssen die Schrauben noch an den Kunden gebracht werden. Der Vertrieb kommt ins Spiel. Und auch der ist großer Nutznießer einer digitalen Unternehmensplattform. Heute ist es möglich, den Fokus stärker auf den Kunden und dessen individuelle Bedürfnisse zu legen. Ein modernes ERP-System, das Warenwirtschaft und CRM verknüpft, liefert dem Verkäufer wertvolle Informationen zum Kundenverhalten. Mit dem 360-Grad-Blick hat der Vertrieb den kompletten Lebenszyklus des Kunden im Visier. So findet der Verkäufer in den Dashboards Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Supporttickets sowie eine umfassende Kontakthistorie. All dies vermittelt ihm eindrücklich die Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden, was wiederum eine bessere Vorbereitung auf das Verkaufsgespräch ermöglicht.

Der Dirigent des Wandels: Der Geschäftsführer

Beim Geschäftsführer laufen schließlich die Fäden zusammen. Das Micro-Management, bei dem der Geschäftsführer den eigenen Mitarbeitern mühsam einzeln hinterherlaufen muss, ist überholt. Das Big Picture, das große Ganze, rückt in den Fokus, denn eine 360-Grad-Unternehmensplattform sorgt für Transparenz im Betrieb. Dank aktueller Reportings und individualisierbarer Dashboards hat der Geschäftsführer alle wichtigen Zahlen schnell im Blick und steht so koordinierend über dem optimierten Zusammenspiel der Unternehmensbereiche. Er erkennt frühzeitig Trends und kann adäquat auf diese reagieren. Ein Beispiel: Der Geschäftsführer stellt fest, dass man Kunden zukünftig statt Kreuzschlitz– auch eine neue Produktvariante profitabler Sechsrundschrauben anbieten könnte, mit denen der Betrieb dank besserer Marge mehr verdient, dem Kunden aber gleichzeitig auch eine höhere Qualität bietet. Dann heißt es: Datenbasiertes Handeln statt nur Entscheidungen mit Bauchgefühl.

Fazit:

Der digitale Wandel lohnt sich und kann mit der richtigen Technologie-Basis bedenkenlos in Angriff genommen werden. Denn statt Insellösungen zu verwenden, die umständlich einzeln implementiert werden müssen, kann mit einer 360-Grad-Unternehmensplattform wie Haufe X360 das Zusammenspiel gefördert und die Digitalisierung Einzug in Ihr Unternehmen halten. Eine kürzere Einarbeitungszeit für Mitarbeiter, eindeutige Verantwortungsbereiche für verschiedene Benutzerrollen und die Möglichkeit dank der Cloud ortsunabhängig zu arbeiten sind dabei nur einige der Vorteile einer digitalen Unternehmensplattform. Der Weg ist frei für eine effizientere, vernetzte und bequeme Zukunft.