Vor dem Hintergrund dynamischer Märkte und beschleunigter Produktzyklen lastet der Druck der Digitalisierung zunehmend auf den Unternehmen hierzulande. Um die Wettbewerbsfähigkeit aufrechtzuerhalten, bedarf es nicht nur Produkte von hoher Qualität, sondern auch Verlässlichkeit, Liefertreue und effiziente Kundenbeziehungen.
Ein Blick in die Unternehmensrealität verdeutlicht: Die Bedeutung moderner Technologien für den wirtschaftlichen Erfolg steigt kontinuierlich. Innovative IT-Lösungen rücken verstärkt in den Blickpunkt, wenn es darum geht, sich in engen Märkten Alleinstellungsmerkmale zu erarbeiten.
Die Transformation, analoge Prozesse in digitale zu überführen, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Dabei gilt es Antworten auf die Frage zu finden, welche IT-Lösung in der Lage ist, den eigenen Anforderungen gerecht zu werden. Schnell steht fest: An einem innovativen Enterprise-Resource-Planning (ERP) und einem intelligenten Customer Relationship Management (CRM) gibt es kein Vorbeikommen.
Zur Erklärung: Vereinfacht gesagt, ist ein ERP-System eine bereichsübergreifende Softwarelösung, mit der sich verschiedene Unternehmensbereiche wie Produktion, Finanzen, Logistik und Personal einheitlich steuern lassen. Die mächtigen Steuerungs- und Controlling-Systeme bieten umfassende Auswertungs- und Überwachungsmöglichkeiten. Moderne CRM-Systeme richten den Fokus auf eine systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse und bieten eine Fülle intelligenter Funktionen und Tools.
Demzufolge ist ein CRM als ein strategischer Ansatz zu verstehen, der zu vollständigen Planung, Steuerung und Durchführung aller interaktiven Prozesse mit dem Kunden genutzt wird. Im Vergleich zum ERP-System ist das Spektrum des CRM nicht minder umfassend. Unter Berücksichtigung des Database Managements beinhaltet es neben sämtlichen Aspekten des Unternehmens auch den gesamten Kundenlebenszyklus. Als Steuerungsinstrument dient die CRM-Software.
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Vor allem bei Unternehmen, die sich in erster Linie mit der Einführung eines ERP-Systems beschäftigen, wird ein CRM oftmals im gleichen Kontext behandelt. Festzuhalten ist jedoch, dass sich ERP- als auch CRM-Systeme sinnvoll ergänzen. Obwohl aktuelle ERP-Software über diverse Funktionen zum Kundenmanagement und des Vertriebs verfügt, sind die Möglichkeiten spezieller CRM-Systeme ungleich größer.
Kundendaten verwalten, Marketing-Kampagnen und Angebote erstellen und Aufträge generieren – alles das können Sie mit einem ERP-System durchführen. Planen Sie jedoch, sich intensiver mit Ihren Kunden zu befassen und Marketingkampagnen zu unterstützen oder Trends beim Verkauf zu erkennen, dann bieten CRM-Systeme weitreichendere Funktionen.
Beide Systeme – ERP und CRM – ergänzen sich sinnvoll durch eine Verknüpfung. Im Resultat entsteht eine entsteht eine lückenlose Software-Lösung, die sämtliche Unternehmensprozesse und die Beziehungen zu den Kunden gleichermaßen umfassend im Blick hält. In Summe kontrollieren Sie kontinuierlich alle Aspekte des unternehmerischen Handelns. ERP und CRM versetzen Sie in die Lage, mit den Marktentwicklungen Schritt zu halten. Doppelte Datenpflege entfällt. Der bereichsübergreifende Zugriff auf Daten erhöht die Beratungsqualität – beispielsweise, wenn der Außendienstmitarbeiter Zugriff auf logistische Daten erhält.
Oder: Erfolgschancen im Vertrieb können sich erhöhen, sofern Auswertungen und Reportings aus dem ERP im CRM visualisiert werden. Überdies können Ihre Beschäftigten durch eine Verknüpfung von ERP-System mit dem CRM Lagerbestände in Echtzeit einsehen und Produktionsketten nachvollziehen. Das ermöglicht schnellere Reaktionszeiten und steigert Ihre Effizienz.
Effiziente Prozesse? Gesteigerte Verkaufsvolumina? Oder beides? Das sind die Fragen, die es zu beantworten gilt. Grundsätzlich zielen ERP-Systeme darauf ab, die Effizienz des Unternehmens zu steigern, Abläufe zu harmonisieren und relevante Daten verfügbar zu machen. Idealerweise zahlt sich dies in Form steigender Gewinne und einer reduzierten Kostensituation aus.
Auf eine Verbesserung der Gewinnsituation zielen auch CRM-Systeme ab. Das geschieht in erster Linie durch steigende Absätze. Mehr verkaufen – das ist der Sinn des CRM. Um das zu erreichen, erhalten Ihre Mitarbeiter mit der CRM-Software ein Tool, mit dem Sie über Instrumente verfügen, um den Kundenservice nachhaltig zu verbessern.
Was man unter einem ERP-System versteht – und wie ein ERP-System funktioniert, ist leicht erklärt. Hinter dem Begriff ERP verbirgt sich die Absicht, die vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens möglichst effizient zu steuern. Entsprechende Ressourcen sind zum Beispiel Kapital, Mitarbeiter oder Betriebsmittel. Die Einführung eines ERP verfolgt folgende Ziele:
Erreicht werden soll dies mit einem IT-gestützten System aus Softwarelösungen. Moderne ERP-Systeme sind integrierte Programme, die auf einer zentralen Datenverwaltung basieren. Das ERP-System hält den Informationsfluss im Unternehmen aufrecht, dokumentiert die Abläufe, vereinfacht die Organisation und gewährleistet effizientere Prozesse. Daten stehen vielfach in Echtzeit zur Verfügung. Das ermöglicht schnelle Reaktionen oder Eingriffe zur Justage bestimmter Prozesse.
ERP-Systeme sind modular aufgebaut. Idealerweise decken ERP-Module u. a. folgende Unternehmensbereiche in einer Cloud ab:
Was man unter CRM versteht, wird bei einem Blick auf die Kernfunktionen deutlich. Mithilfe der CRM-Software verwalten Unternehmen potenzielle und bestehende Kunden mit dem Ziel, Leads zu generieren. Eine weitere wichtige Aufgabe des CRM ist es, Informationen über Kunden, Kontaktaufnahmen oder zur Customer Relationship bereitzustellen. Die wichtigsten Funktionen des CRM sind:
Selbst wenn ein ERP-System über ein CRM-Modul verfügt – beim genaueren Hinschauen wird deutlich: Hinsichtlich der Funktionsfülle und der Leistungsfähigkeit kann diese Verbindung nicht mit klassischen CRM-Systemen mithalten. Ein CRM als Stand-alone-Version bietet ein deutliches Plus an Möglichkeiten. Erfahrungen aus der Praxis zeigen weiterhin, dass sich CRM und ERP in ihren Funktionen nicht gegenseitig ersetzen. Dazu sind die Zielstellungen der beiden Software-Lösungen zu unterschiedlich.
CRM-Systeme unterstützen Beschäftigte in den Bereichen Marketing und Service bei der Kundenkommunikation. Entsprechende Software-Lösungen bieten dafür eine Fülle unterschiedlicher Möglichkeiten an. Daten über Kunden und Interessenten bilden somit die Grundlage für bedarfsgerechte Beratungsleistungen. Die Leistungsfähigkeit eines CRM-Systems geht damit über Funktionen einer ERP-Software hinaus.
Die Kopplung beider Systeme bietet große Vorteile. Kein Wunder, denn: Weil sich ERP und CRM verschiedenen Bereichen des Unternehmens widmen und dabei unterschiedliche Aufgaben erfüllen, profitieren Sie von vielfältigen Synergie-Effekten. So erhalten die Bereiche Marketing, Service und Vertrieb über den Zugriff auf Kundendaten hinaus auch Informationen zu Zahlungsverhalten, Bonität oder Lieferzeiten aus dem ERP-System. Oder: Stammdaten aus dem ERP-System werden automatisiert mit dem CRM synchronisiert. Für mehr Effizienz sorgt beispielsweise die Möglichkeit, Aufträge aus dem CRM an das ERP für die Logistik zu übergeben. Beispiele wie diese verdeutlichen, wie sich CRM und ERP ergänzen. Die Verknüpfung generiert Mehrwert durch:
Für Unternehmen, die nach Effizienz streben, Aufträge gewinnen wollen und Kunden langfristig binden möchten, stellt sich nicht die Frage, ob sie sich für ein ERP- oder ein CRM-System entscheiden sollen. Beide Lösungen sind erforderlich, um den Herausforderungen der Märkte erfolgreich begegnen zu können.
Ihre vollständige Leistungsfähigkeit entfalten ERP- und CRM-System immer dann, wenn das CRM sich in das ERP-System integriert. Das CRM-System von Haufe X360 ist schon heute ein integrierter Bestandteil unseres ERP-Systems. Dadurch stehen Ihnen ERP und CRM in einer einzigen Software zur Verfügung.
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