Unternehmerische Erfolge fallen nicht vom Himmel. Meist sind sie das Resultat intelligenter Investitionen. Die digitale Modernisierung verursacht Kosten. Das gilt auch für die ERP-Einführung. Neben der Software kommen weitere Kosten auf die Interessenten zu. Erfahren Sie jetzt, aus welchen Faktoren sich die Gesamtkosten zusammensetzen und wo Kostentreiber bei der ERP-Einführung lauern.
Die Kosten einer ERP-Einführung zu beziffern, ist keine leichte Aufgabe. Zu unterschiedlich sind die Geschäftsprozesse und die Ziele der jeweiligen Unternehmen. Grundsätzlich gilt: ERP-Projekte zählen zu den komplexesten und größten Herausforderungen für Unternehmen. Sie binden eine ganze Reihe unterschiedlicher Ressourcen und müssen gleichzeitig Betrachtungen von Kosten und Nutzen standhalten. Unternehmen, die gerne die gesamten Investitionskosten vor Projektbeginn kennen möchten, sind gut beraten, sämtliche Aspekte der ERP-Einführung zu betrachten. Vor- und Nachteile wollen sorgfältig gegeneinander abgewogen werden.
Das klingt wie eine Binsenweisheit. Doch vielfach sind exorbitante Kostensteigerungen bei ERP-Projekten an der Tagesordnung. Termin- und Budgetüberschreitungen von 50 Prozent und mehr sind keine Seltenheit. Die Gründe dafür sind vielfältig. In nahezu allen Fällen werden entscheidende Fehler bereits vor dem eigentlichen Projektbeginn gemacht. Wer die Kosten einer ERP-Einführung im Unternehmen mit spitzer Feder kalkulieren möchte, der behält den Überblick und bezieht vorbereitende Prozesse als Aufwendungen in die gesamte Betrachtung mit ein.
Fest steht: Kosten fallen schon der ERP-Einführung an. Denn: Um überhaupt mit ERP-Anbietern Kontakt aufnehmen zu können, müssen Ressourcen geplant und eine Ist-Analyse der Geschäftsprozesse durchgeführt werden. Nur so ist es möglich, die Ziele einer ERP-Einführung detailliert zu definieren. Projekte wie diese erfordern viel Zeit, um auf der Grundlage intensiver Abstimmungen zu belastbaren Ergebnissen zu kommen. Das kostet Geld, denn die Mitarbeiter, die mit dieser Aufgabe betraut sind, verlieren im Sinne ihrer regulären Tätigkeit Arbeitszeit.
Bei der Berechnung der Investition müssen außerdem die Kosten während der Einarbeitungszeit berücksichtigt werden. Eine verminderte wertschöpfende Arbeitstätigkeit während der Eingewöhnung sollten Sie ebenfalls einkalkulieren. Einzuplanen sind gegebenenfalls zusätzliches Personal oder Aushilfskräfte, um den üblichen Workflow aufrechtzuhalten.
Software, Hardware und Dienstleistungen sind die Herzstücke bei der ERP-Einführung und machen einen Löwenanteil der Kosten aus. Ihre Entscheidung für das richtige ERP-System ist von großer Bedeutung – auch für die Kosten. Als Lösung für das gesamte Unternehmen muss die Software alle Anforderungen erfüllen und gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität ermöglichen. Damit Sie hinsichtlich der Funktionalitäten die richtige Lösung für Ihre Unternehmensgröße finden, sind Ressourcenplanung, Ist-Analyse des Geschäftsmodells und Definition der Ziele von großer Bedeutung.
Je detaillierter und präziser Sie hier arbeiten, desto zielgerichteter können die ERP-Anbieter auf Ihr Anforderungsprofil eingehen. Das wirkt sich kostensenkend aus, weil Sie nur den Funktionsumfang einführen, den Sie wirklich benötigen. Vor diesem Hintergrund ist das Lastenheft ein Dokument von zentraler Bedeutung bei der Auswahl des Implementierungspartners, denn: Im Lastenheft sind die Anforderungen detailliert festgehalten, die Sie an ein ERP-System stellen. Damit werden diese Informationen zu einem kostensenkenden Werkzeug bei der ERP-Einführung. Es dient gewissermaßen als Kontrolldokument.
Berücksichtigen Sie, dass je nach ERP-System in regelmäßigem Abstand Updates installiert werden müssen. Hierfür fallen meistens zusätzliche Wartungs- und Supportkosten an. Wichtig: Bei Cloud-basierten ERP-Systemen fallen diese Kosten häufig weg, da Updates zentral in der Cloud installiert werden.
Eine grundsätzliche Entscheidung ist bei der ERP-Einführung zu treffen: Soll Ihr ERP in der Cloud arbeiten oder wünschen Sie eine On-Premise-Lösung. Neben der Technik spielt auch hier die Kostenseite eine große Rolle. Ein Blick auf die Marktsituation zeigt, dass Cloud-ERP-Lösungen gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sprunghaft an Bedeutung gewinnen. Webbasierte Systeme bieten viele Vorteile – auch hinsichtlich der Kosten, da keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich wird.
Bei der Betrachtung der Kosten einer ERP-Einführung sind auch steuerliche Aspekte lohnend. Seit dem Jahr 2005 besteht die Möglichkeit, ERP-Software steuerlich abzuschreiben. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer wurde vom Bundesfinanzministerium auf fünf Jahre festgelegt. ERP-Systeme gelten als kostenpflichtige Standard-Software und werden als aktivierungspflichtiges, immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens eingestuft. Vor diesem Hintergrund besteht die Möglichkeit einer linearen Abschreibung über fünf Jahre. Diese Regelung gilt unabhängig von eventuellen Wartungsverträgen. Auch Nebenkosten der Anschaffung können Sie steuerlich geltend machen. Dazu zählen beispielsweise:
Das Herzstück bei der ERP-Einführung sind drei wesentliche Parameter:
Kosten fallen auch für Lizenzgebühren an. Die meisten ERP-Anbieter setzen auf ein entsprechendes Lizenzmodell. Zu unterscheiden ist hier zwischen den Kosten einer On-Premise-Lösung und einem Cloud-ERP-System.
Für On-Premise-Nutzer ist ein klassischer Lizenzerwerb erforderlich. Demnach erwerben Sie die Nutzungsrechte für eine festgelegte Anzahl an Usern. Zu Beginn des ERP-Einsatzes fallen dabei einmalige Investitionskosten an. Über die Nutzungsdauer amortisieren sich diese Kosten.
Cloud-basierte ERP-Systeme arbeiten in aller Regel mit einem anderen Kostenmodell. Dabei wird das Nutzungsrecht für die ERP-Nutzung gemietet. Das System läuft in einer Cloud und wird allen Nutzern über einen Browser bereitgestellt. Kosten fallen monatlich pro User an.
Während Großunternehmen vielfach auf On-Premise-Lösungen setzen, ist das Cloud-ERP vorteilhaft für Kleinunternehmen und den Mittelstand (KMU), denn: Einzelne User können zum Ende der Mietzeit unkompliziert gekündigt werden. Dass keine hohen Einmalkosten anfallen, ist ein weiterer Vorteil, da die Liquidität des Unternehmens erhalten bleibt.
Vor nicht allzu langer Zeit war die Anschaffung neuer Hardware ein echter Kostentreiber bei der Einführung einer neuen Software. Bei ERP-Systemen nach dem On-Premise-Prinzip ist das vielfach auch heute noch so. Mit der Verbreitung der Cloud-ERP-Systeme hat sich dies geändert, weil die eigentliche Rechenleistung des ERP in der Cloud stattfindet. Will heißen: Der Anspruch an die Hardware des Unternehmens fällt vergleichsweise moderat aus. Neue Rechner und andere Endgeräte müssen meist gar nicht angeschafft werden. Selbst Smartphones oder Tablet-Computer sind zur Bedienung geeignet. Das erhöht die Flexibilität des ERP-Systems ungemein.
Voraussetzung für eine hohe Performance des Cloud-basierten ERP-Systems ist ein schnelles Netz im Unternehmen – intern und extern. Gegebenenfalls sind an dieser Stelle Maßnahmen nötig, um einen schnellen Datentransfer sicherzustellen. Deutlich kostensenkend wirken sich Cloud-basierte ERP-Systeme dagegen auf die Implementierungskosten aus. Konfiguration und Schnittstellen werden in der Cloud bereitgestellt und nicht mehr für einzeln jeden Arbeitsplatz.
Die Einführung der ERP-Software ist eine Herausforderung. Unerlässlich ist es die Verantwortung in die Hände eines erfahrenen ERP-Projektleiters zu legen. Dieser kann aus den eigenen Reihen stammen. Wahlweise bieten sich für diese Position aber auch externe Spezialisten an. Beide Lösungen belasten das Budget und sollten entsprechende Berücksichtigung finden.
Mit Blick auf die Kosten sind Dienstleistungen des Anbieters mitsamt deren Beratern und Partnern ebenfalls einzurechnen. Implementierung, Betreuung und Betriebskosten des ERP-Systems summieren sich. Gleiches gilt für die Kosten einer möglichen Finanzierung.
Schulungen der Mitarbeiter sind ein wesentlicher Schlüssel, um die Akzeptanz der Mitarbeiter für das ERP-System zu schaffen. Ihre Mitarbeiter müssen nicht nur eine Einführung in das neue System erhalten, sondern ihr Wissen in regelmäßigen Abständen auffrischen. In der Kalkulation sind deswegen Personalkosten und Schulungskosten großzügig einzurechnen.
Unabhängig davon, ob Mitarbeiter von anderen Mitarbeitern geschult werden oder durch externe Experten – Kosten für den Zeitaufwand entstehen in beiden Fällen.
Software muss regelmäßig aktualisiert und gewartet werden. Das verursacht Kosten, die meist vom Anbieter über einen Servicebetrag festgeschrieben werden. Der Bereich Wartung und Support ist sensibel: Immerhin wird an dieser Stelle geregelt, in welchem Zeitraum und zu welchen Kosten Ihnen Hilfe im Falle eines Falles zuteilwird.
Achten Sie bei den Wartungskosten auf folgende Punkte:
Die Kosten für jährliche Wartungen orientieren wich vielfach an der Skalierbarkeit. Je größer die Zahl der freigeschalteten User, desto teurer die Wartung. Marktübliche Preise liegen in der Regel zwischen einem und 1,8 Prozent der Lizenzpreise.
Kaum ein Unternehmen setzt zu einhundert Prozent auf eine Standard-Lösung bei der ERP-Einführung. Kein Wunder, denn die ganze Leistungsfähigkeit entfaltet die Software immer dann, wenn die Bedürfnisse des Unternehmens mitsamt der Prozesse in ihrer Komplexität auf digitaler Ebene abgebildet werden. Anpassungen sind in vielen Fällen unerlässlich.
Bei der Bestimmung der Kosten sollten Sie den Bereich Customizing grundsätzlich mitrechnen. Auch wenn der Aufwand bei modernen Cloud-ERP-Systemen deutlich geringer ausfällt als bei On Premise-Lösungen ist es sinnvoll, Anpassungen von Beginn an einzuplanen.
Unternehmen verändern sich und mit ihnen die Prozesse und Anforderungen an das ERP-System. Rechnen Sie daher für die Zukunft damit, dass für zusätzliche Anwendungen und Systemanpassungen, Folgeberatungen und entsprechende Schulungen neue Kosten anfallen können.
Gute Beratung bei der ERP-Auswahl ist die halbe Miete. Auf diese lapidare Erkenntnis lassen sich die Erkenntnisse reduzieren, um keine böse Überraschung bei der ERP-Einführung zu erleiden. In Verbindung mit einem leistungsfähigen Implementierungspartner vermeiden Sie Budgetüberschreitungen und erreichen den Return on Invest schneller als gedacht.