Ein ERP-System mieten, kaufen oder leasen – welches Beschaffungsmodell für Ihre Anforderungen ideal ist, entscheidet sich anhand zahlreicher Parameter. Neben der eigentlichen ERP-Auswahl entscheiden Integration, Nutzung und die Kosten darüber, welches Modell am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. In diesem Blogbeitrag vergleichen wir für Sie Kauf-, Miet- und Leasing-Modell.
Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist die Einführung einer ERP-Software eine Investition in die Zukunft. Umso wichtiger ist die Entscheidung für das richtige Beschaffungsmodell. Die beste Lösung für das Unternehmen hängt unter anderem von der Unternehmensgröße und dem individuellen Anforderungskatalog ab. KMU sind gut beraten sich intensiv mit den unterschiedlichen Lösungen auseinanderzusetzen. Insbesondere auf die Vor- und Nachteile in puncto Kosten, Datenschutz und Flexibilität gilt es zu achten.
Aus unternehmerischer Perspektive ist die Frage nach den ERP-Kosten ebenso bedeutsam wie die Entscheidung für die passende ERP-Lösung. Die Höhe der Investition hängt von einer ganzen Reihe individueller Faktoren ab. Von Bedeutung ist auch, ob Sie die ERP-Software mieten kaufen oder leasen möchten.
Kostentechnisch gelten grundsätzlich die folgenden Eckpunkte:
Zwei Nutzungsmodelle kennzeichnen den Einsatz eines ERP-Systems: On-Premise-Modelle oder On-Demand-Modelle. Bei On-Premise-ERP-Systemen werden über unternehmenseigene Netzwerke und Rechenzentren betrieben. Die Software wird also auf der eigenen Hardware installiert und konfiguriert. Damit ist das ERP-Programm an die Hardware des Lizenznehmers gebunden. In der Regel werden die Nutzungsrechte an der ERP-Software dazu gekauft oder gemietet.
On-Premise-Modelle ermöglichen volle Kontrolle und Datenhoheit. Daraus resultiert allerdings auch eine große Verantwortung. Die Daten befinden sich im eigenen Haus – wahlweise auch in einem Rechenzentrum. Der ERP-Anbieter hat keinen Zugriff auf die Daten. Für Betrieb und Sicherung der Daten steht der Lizenznehmer der Software in der Verantwortung. Das hat Vor- und Nachteile.
Vorteile von On-Premise-Modellen
Nachteile von On-Premise-Modellen
Im Unterschied dazu bieten On-Demand-Modelle die Möglichkeit, ERP-Systeme ortsunabhängig in der Cloud zu betreiben. Die Software wird beim Hersteller gemietet. Der Zugriff erfolgt über das Internet, eine Installation auf der unternehmenseigenen Software ist nicht erforderlich. Gehostet werden das ERP-System und die Daten auf den Servern des Anbieters nach dem Prinzip Software-as-a-Service (SaaS).
Vorteile von On-Demand-Modellen
Nachteile von On-Demand-Modellen
Innovative ERP-Systeme wachsen mit dem Unternehmen. Da Unternehmen mit der Digitalisierung der Unternehmensprozesse einen großen Schritt in Richtung Zukunft wagen, sollte die Software dem Erwerber ein Höchstmaß an Flexibilität bieten. Erweiterungen über Module halten alle Optionen für weitere wirtschaftliche Entwicklungen offen. Maßgeschneiderte Anpassungen ermöglichen unternehmerischen Handlungsspielraum, die bis zur Umstellung ganzer Prozesse reicht.
Leistungsfähige ERP-Systeme bilden diese Möglichkeiten ab. Wie umfassend die Gestaltungsmöglichkeiten ausfallen, hängt auch davon ab, ob Sie die ERP-Software kaufen, leasen oder mieten. Deutliche Vorteile bieten hier Cloud-basierte Mietmodelle. Die Möglichkeit, das System durch Module und zusätzliche User nach Bedarf zu skalieren, stellt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Im Gegensatz dazu sind derartige Erweiterungen bei Kauf- oder Leasingmodellen komplexer, aufwendiger und kostspieliger.
Viele Experten sind sicher: ERP-Mietmodellen gehört die Zukunft. Vor allem kostenbewusste Unternehmen profitieren von der Nutzung der ERP-Software als Dienstleistung. Cloud-basierte ERP-Systeme können Sie sogar einem Test unterziehen. Darüber hinaus schaffen ERP-Mietlösungen attraktive Bedingungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Geringe, einmalige Investitionskosten in Verbindung mit hoher Verfügbarkeit bei überschaubaren Kosten minimieren das Risiko von Fehlinvestitionen.
Erworben wird bei der ERP-Miete lediglich ein Nutzungsrecht an der Software. Hosting und Wartung übernimmt der ERP-Vermieter. Beides ist Bestandteil Ihrer Mietzahlung. Zumindest anfänglich dürften aber Kosten für Datenmigration, Training und Support anfallen. Wichtig ist der Datenschutz bei Mietmodellen: Geklärt werden muss, ob das Daten-Hosting auch auf eigenen Servern möglich ist. Ihre kostentechnischen Vorteile spielen gemietete ERP-Systeme vor allem dann aus, wenn der Planungshorizont des jeweiligen Unternehmens kürzer als drei Jahre ist.
Mit dem ERP-Kauf erwerben Sie eine uneingeschränkte Nutzungslizenz – inklusive der ausgewählten ERP-Module. Bei On-Premise Modellen kommt die Aufgabe hinzu, für die technische Infrastruktur inklusive der Hardware zu sorgen. Konkret bedeutet das: Sie betreiben eigene Server in Ihren Räumlichkeiten und müssen sicherstellen, dass alle Workstations die Systemanforderungen der ERP-Software erfüllen. Im Resultat erhalten Sie die maximale Kontrolle und die Datenhoheit Ihres ERP-Systems.
Der Kauf eines ERP-Systems ist mit hohen Anschaffungskosten und hohem Aufwand verbunden. Vor diesem Hintergrund rechnen sich die Investitionen in aller Regel nur, wenn das System über einen langen Zeitraum eingesetzt wird. Mit dem einmaligen Kauf und der Implementierung des ERP-Systems sind jedoch nicht alle Kosten abgedeckt. Während der Einsatzzeit entstehen laufende Kosten für Wartung, Support sowie neue Releases oder Updates. Hinzu kommt: ERP-Systeme, die in Eigenregie betrieben werden, sind vergleichsweise unflexibel. Anpassungen sind aufwendig und teuer. Module, die nicht mehr benötigt werden, senken die Kosten dagegen nicht.
ERP-Leasing ist gewissermaßen die Alternative zum ERP-Kauf. Die Finanzierung erfolgt über spezialisierte Leasing-Unternehmen oder Banken. Mit dem Leasing umgehen Unternehmen die hohen Investitionskosten bei der Einführung der Software. Liquiditätsschonend verteilen sich die Kosten auf monatliche Leasingraten. In der Regel liegen die Gesamtkosten über die gesamte Nutzungsdauer der ERP-Software aber höher als bei einem Kauf. Ausschlaggebend dafür sind nicht zuletzt die Gebühren des Leasing-Partners für die erbrachten Leistungen.
Die technischen Parameter beim ERP-Leasing sind vergleichbar mit dem ERP-Kauf. Großer Vorteil des Leasings ist die Finanzierung. Dadurch wird die Liquidität des Unternehmens geschont und die Kosten bleiben kalkulierbar. Hinzu kommen steuerliche Vorteile, da die Kosten voll geltend gemacht werden können. Damit genießen die Leasing-Nehmer weitreichende Flexibilität.
Cloud-basierte ERP-Systeme bieten hinsichtlich ihrer Skalierbarkeit und der erforderlichen Flexibilität deutliche Vorteile – auch und vor allem hinsichtlich der Kosten.
Damit werden ERP-Mietmodelle interessant für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und erschließen neue Zielgruppen. Vorbehalte hinsichtlich der Datensicherheit sind unangebracht. Im Gegenteil: Die Erfahrungen zeigen deutlich, dass Cloud-basierte Systeme hinsichtlich der Sicherheitsarchitektur in aller Regel besser aufgestellt sind als Server, die Unternehmen selbst betreiben.
Haufe X360 ist das am schnellsten wachsende Cloud-ERP-System am Markt. Zahlreiche Auszeichnungen, Empfehlungen von Analysten und zufriedenen Kunden belegen die Leistungsfähigkeit des ERP-Systems. Die Software kombiniert klassische ERP-Kernfunktionen mit branchenspezifischen und schnittstellenbasierten Erweiterungen.
Bei Hosting, Konfiguration und Inbetriebnahme stehen Ihnen ausgewiesene Experten zur Seite. Gleiches gilt für Schulungen und Beratungen. Mit dieser Unterstützung gelingt die Einführung eines ERP-System als SaaS in wenigen Wochen.