Investitionsentscheidungen in Unternehmen werden in der Regel von Kosten-Nutzen-Rechnungen begleitet. Das ist bei der Einführung eines modernen ERP-Systems nicht anders. Nicht selten sind Geschäftsführer und Projektverantwortliche bei der ERP-Anschaffung erst nach der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung – dem Return On Investment (ROI) – restlos überzeugt.
Der Begriff Return On Investment (ROI) stammt aus der Betriebswirtschaftslehre und ist die englische Bezeichnung für das deutsche Wort "Kapitalrendite". Mit ROI wird die Kapitalrentabilität bzw. die Kapitalrendite von Investitionen bemessen. Folglich wird der ROI in aller Regel bei Investitionsberechnungen eingesetzt. Auf der Grundlage entsprechender Berechnungen ist es möglich, exakt zu bestimmen, welche Rendite Investitionen im Verhältnis zum eingesetzten Kapital erwirtschaften.
Der ROI beschreibt, wie viel Gewinn oder Nutzen in einem festgelegten Zeitraum unter Berücksichtigung der finanziellen Investitionen erwirtschaftet wird.
Mit Blick auf die komplexen Prozesse, die bei einer ERP-Einführung erforderlich sind, ist es nicht überraschend, dass die Ermittlung des ROI bei der ERP-Einführung ein komplexer Vorgang ist. Der Hintergrund: Positive Auswirkungen wie Prozessoptimierungen sind nicht ohne Weiteres in die Rendite einer ERP-Einführung zu überführen, obwohl sie für das Erreichen der Unternehmensziele förderlich sind.
Außerdem sind die Erwartungen an das ROI bei der ERP-Einführung umfassender. Erwartet wird mehr: Neben Steigerungen der Produktivität sollen auch Einsparpotenziale zutage gefördert werden. Zur Beurteilung des Investitionskapitals rücken deswegen andere Berechnungsgrößen wie das Total Cost Of Ownership (TCO) oder die Nutzungsdauer in den Blickpunkt des Interesses.
Nicht zuletzt aufgrund der Tatsache, dass eine ERP-Einführung ein komplexes Unterfangen ist, sind IT-Entscheider froh, die ROI-Berechnungen auf eine betriebswirtschaftliche Grundlage zu stellen. Schließlich will die Geschäftsführung Veränderungen mit stichhaltigen Argumenten und soliden Zahlen untermauert wissen. Um die Kapitalrendite einer Investition einzuschätzen, bedarf es zahlreiche Messungen und Einschätzungen. Nicht zu vergessen: Auch die Erfahrungen des ERP-Anbieters sind von großer Bedeutung.
ERP-Systeme sind komplex. Die Software verfügt über eine Vielzahl an Schnittstellen und erfüllt nahezu alle denkbaren Anforderungen, um moderne Unternehmen auf digitaler Grundlage zu steuern. Für viele Firmen ist die Einführung eines ERP-Systems eines der wichtigsten Projekte im Bereich Digitalisierung. Vor diesem Hintergrund erhält die Nutzungsdauer eine große Bedeutung.
Bis vor kurzem lag die Nutzungsdauer eines ERP-Systems bei zehn bis 15 Jahren. Enger Wettbewerb und moderne Technologien wie die Cloud haben dafür gesorgt, dass sich die Entwicklung beschleunigt hat und die Möglichkeiten zunehmen. Gleichzeitig steigen aber auch die Anforderungen. Das bleibt nicht ohne Auswirkungen auf die Amortisationszeit. Mit einem realistischen Blick auf die aktuelle Situation ist deswegen davon auszugehen, dass sich Investitionen in eine ERP-System innerhalb von fünf bis sieben Jahren amortisieren.
Um den ROI bei der Einführung eines ERP-Systems beurteilen zu können, ist eine realistische Einschätzung der Gesamtkosten – des sogenannten Total Cost Of Ownerships (TCO) – erforderlich. Akribisches Vorgehen und die Berücksichtigung versteckter sowie wiederkehrender Ausgaben helfen, um vor bösen Überraschungen gefeit zu sein. Präzision an dieser Stelle trägt wesentlich dazu bei, Budgets auf lange Sicht einzuhalten. Auf der Grundlage dieser Kosten gelingt es, eine realistische Kalkulation zu erstellen.
Zu berücksichtigen sind dabei auch die folgenden Positionen:
Die Berechnung eines korrekten Total Cost Of Ownership veranschaulicht, an welchen Stellen bei der Einführung einer ERP-Software einmalige und regelmäßige Kosten auf das Unternehmen zukommen.
Bemerkenswert: Bei der Einführung eines cloudbasierten ERP fallen zum Projektstart nur geringe Kosten an. Zu berücksichtigen sind neben den Konfigurationskosten auch Aufwendungen für Schulungen. Positionen für Entwicklung, Lizenzen, Backup, Bereitstellung und Updates werden in aller Regel über die Abogebühren abgegolten. Vor diesem Hintergrund lässt sich ein Cloud-ERP präzise im TCO abbilden. Hinzu kommt ein Höchstmaß an Flexibilität durch die Möglichkeit, Funktionen und Lizenzerweiterungen jederzeit hinzubuchen zu können.
Zu den zentralen Erwartungen an ein ERP-System zählen Maßnahmen, die auf das Erreichen der Unternehmensziele einzahlen. Im Wesentlichen streben Unternehmen danach, folgende Parameter positiv zu beeinflussen:
Dieser Anspruch ist umfassend. Die Praxis zeigt jedoch, dass sich die angestrebte Steigerung der Wertschöpfung durchaus präzise berechnen lässt. Das gilt zuvorderst für den Bereich Kosteneinsparungen. Die Auswertung der Kennzahlen ermöglicht Kalkulationen mit entsprechenden Gewinnsteigerungsprognosen. Prozessautomationen reduzieren die Fehleranfälligkeit und bieten Raum für eine optimierte Mitarbeiterauslastung mit entsprechender Produktivitätssteigerung. Wesentliche Eckwerte lassen sich bereits vor der eigentlichen Implementation der ERP-Software bestimmen.
Mithilfe von Demo-Versionen oder Tryout-Versionen können Sie materielle und immaterielle Renditen exakt bestimmen. Gleichzeitig lassen sich Risikofaktoren bewerten. Die Gefahr, Bewertungsfehler oder unvorhergesehene betriebliche Entwicklungen zu unterschätzen, sinkt ebenso wie übertriebenen Optimismus an den Tag zu legen. Kundenservice und Mitarbeiterbindung sind Punkte, die nur schwer in Zahlenwerken zu erfassen sind. Über Schätzwerte lassen sich diese in der erwarteten Wertschöpfung jedoch kalkulatorisch einbinden.
Knackpunkt vieler ERP-Projekte sind immer noch die Kosten. Obwohl zahlreiche Studien wie die des Marktforschungsunternehmens Forrester Consulting aus dem Jahr 2020 eine positive Geschäftsentwicklung immer wieder aufgezeigt haben. Im Rahmen der sogenannten TEI-Analyse (Total Economic Impact) konnte der Return On Investment mithilfe des ERP-Systems von Acumatica/Haufe X360 innerhalb von nur drei Jahren realisiert werden.
Um Kosten und Nutzen eines neuen ERP-Systems im Rahmen einer ROI-Berechnung herauszufinden, gibt es drei Methoden:
Bei den folgenden Beispielrechnungen gehen wir davon aus, dass ein neues ERP-System in einem Zeitraum von fünf Jahren – das entspricht der in Deutschland üblichen Abschreibungsfrist für Software-Investitionen – Gesamtbetriebskosten in Höhe von 100.000 Euro verursacht. Dem stehen Einsparungen und andere finanziellen Vorteile – dem sogenannten Gesamtnutzen – im Wert von 150.000 Euro gegenüber.
Die Betrachtung der Amortisationszeit – also die Zeitspanne, die erforderlich ist, um die Investitionskosten wieder hereinzuholen – ist eine weitere Möglichkeit, um den ROI zu betrachten.
Liegt der Gesamtnutzen eines ERP-Systems bei 25.000 Euro, dann ergibt sich eine Amortisationszeit von vier Jahren. Um das in Methode 1 und 2 gewählte Beispiel weiterzuführen: Bei einem Gesamtnutzen in Höhe von 150.000 Euro innerhalb von fünf Jahren, ergibt sich ein jährlicher Nutzen von 30.000 Euro. Das entspricht einer Amortisationszeit von 3,33 Jahren.
Grundsätzlich ist bei allen Berechnungen der Amortisationszeit zu beachten: Weder Kosten noch Nutzen verteilen sich gleichmäßig über die angenommene Lebenszeit der Investition. Deswegen dient die Berechnung der Amortisationszeit auf der Grundlage der Gesamtbetriebskosten und des Gesamtnutzens über mehrere Jahre nur einer groben Orientierung.
Die weit verbreitete Annahme, dass die Kosten einer ERP-Einführung nur schwerlich zu berechnen sind, ist falsch. Auch die Vorbehalte vieler Unternehmen, dass die Vorteile der ERP-Systeme nicht leicht zu quantifizieren sind, wurden längst von der dynamischen Marktentwicklung widerlegt.
Mit der Berechnung des ROI bzw. der Kapitalrendite lassen sich realistische Bewertungen des Verhältnisses zwischen den Gesamtbetriebskosten eines ERP und dem Gesamtnutzen über einen Zeitraum von mehreren Jahren treffen. Mithilfe sogenannter Break-Even-Analysen erhalten Interessenten eine solide Entscheidungsgrundlage, die eine Vielzahl direkter und indirekter, offensichtlicher sowie versteckter Kosten und Vorteilen basiert.
Aus der Unternehmerperspektive bieten vor allem Cloud-ERP-Systeme ein Höchstmaß an Sicherheit. Derartige Digitalisierungsprojekte sind exakt auf die geschäftlichen Anforderungen und die finanziellen Möglichkeiten kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten. Der Funktionsumfang lässt sich flexibel erweitern. Dennoch bleiben die Gesamtbetriebskosten auch langfristig kalkulierbar. Staatliche Hilfen erleichtern den Einstieg in die moderne ERP-Welt, bei der die Vorteile die Kosten langfristig deutlich übersteigen.
Wie lange es dauert, bis der ROI einer ERP-Einführung zu sehen ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Gemäß den Ergebnissen der Forrester Studie (2020) erreichen 66 Prozent der Unternehmen den ROI mit dem ERP-System von Haufe X360/Acumatica nach nur 16 Monaten. In Abhängigkeit von der Projektgröße können aber auch drei bis sieben Jahre vergehen, bis der ROI erreicht ist.
Ein sorgfältig geplantes und von einem erfahrenen ERP-Anbieter maßgeschneidertes ERP-System ist ein gutes Investment. Das System wächst mit dem Unternehmen und bietet viele Vorteile, die die Kosten langfristig übersteigen.
Allgemeingültige Aussagen sind nur schwer möglich. Die tatsächliche Dauer einer ERP-Einführung hängt stark von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Die Zahlen schwanken stark – sechs bis 18 Monate dienen der Orientierung.