Mit der Einführung eines modernen ERP-Systems leiten Unternehmen die Zukunft ein. Die Digitalisierung von Prozessen und Geschäftsabläufen bildet die Grundlage für ein Mehr an Effizienz. Durch eine digitale Modernisierung eröffnen sich neue Chancen und Möglichkeiten. Im Blog erfahren Sie, was eine ERP-Transformation bedeutet.

 

 

Digitalisierung

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) und die Digitalisierung gehören zusammen. Bitkom – der Bundesverband der Informationswirtschaft – bezeichnet die Integration einer ERP-Software als wichtigen Schritt in eine digitale Transformation. Ziel der Digitalisierung sämtlicher Unternehmensprozesse ist es, Effizienz sowie Produktivität dauerhaft im Unternehmen zu implementieren und zu steigern. Um das Ziel zu erreichen, soll die ERP-Digitalisierung dazu führen, dass Prozesse optimiert, Fehler reduziert und Daten bestmöglich ausgewertet werden.

Für Unternehmen sind die ERP-Veränderungen eine echte Herausforderung, denn: Bei einer ERP-Transformation handelt es sich nicht um ein normales Software-Update oder die Implementierung eines neuen Moduls. Vielmehr ist diese Form der Digitalisierung ein disruptiver Prozess, der Veränderungen mit sich bringt, die auf die Unternehmensrealität einwirken.

Neben Entscheidung für die richtige technologische Lösung bedarf es auch eines strategischen Change Managements, um bei der Belegschaft die Akzeptanz für einschneidende Veränderungen im Unternehmen herauszubilden. Idealerweise führen diese Veränderungen zu nachhaltigen Verbesserungen, von denen alle Beteiligten profitieren – natürlich auch die Beschäftigten. Erfahrungen aus der Praxis belegen die enorme Bedeutung eines prozessbegleitenden Change Managements.

Dass die Digitalisierung für Unternehmen alternativlos ist, steht für Betriebswirtschaftler außer Frage. Die Experten sind sich einig: Die Digitalisierung bildet die Grundlage für Innovationen und kontinuierliches Wachstum. Vor allem die mit der ERP Einführung verbundenen Veränderungen bieten die Chance, bestehende Prozesse zu überdenken und weiterzuentwickeln.

Vielfach sind diese Veränderungen gleichbedeutend mit der Evolution bestimmter Prozesse. Häufig kommt es aber auch zu Brüchen, die bestehende Verfahren und Vorgehensweisen vollkommen verändern. Deswegen gilt es bei der ERP-Transformation nicht die eigenen Unternehmensziele im Blick zu behalten, sondern auch die Beschäftigten an der ERP-Modernisierung zu beteiligen.

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ERP-Modernisierung

Schon vor Ausbruch der Corona-Pandemie war die Zeit gekommen, um ERP-Systeme zu modernisieren. Die weltweite Verbreitung des Virus hat den Bedarf einer ERP-Transformation schonungslos offengelegt. Der Wegfall von Geschäftsbereichen, Vertriebskanälen oder die Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice forderten den Betrieben maximale Flexibilität ab und verdeutlichten, wie groß die Notwendigkeit einer ERP-Umstrukturierung ist.

Die Ausgangslage war klar: Die Grundfunktionen eines ERP-Systems verwalten die unternehmensweiten Informationen hinsichtlich des Materials, Personals oder der Finanzen. Veränderte Bedingungen stellen jedoch höhere Anforderungen an das ERP. Verbunden damit ist eine veränderte Unternehmensstrategie und der Wille, ein Projekt zu initiieren, das die ERP-Informationen um aktuelle Informationen wie Marktsituation und die Interaktion mit Kunden ergänzt. Um sämtliche Optimierungspotenziale einer Transformation konsequent zu heben, werden diese so interpretiert, dass daraus konkrete Handlungsempfehlungen resultieren, die eine Daten-basierte Entscheidungsfindung ermöglichen.

Festzuhalten ist: Eine historisch gewachsene Unternehmens-IT oder traditionelle Systemlandschaften sind den Anforderungen an eine ERP-Transformation in aller Regel nicht gewachsen. Die Gründe dafür sind vielschichtig. Oft sind in unterschiedlichen Abteilungen verschiedene IT-Systeme im Einsatz. Das macht Auswertungen nahezu unmöglich. Oder der ERP-Anbieter ist nicht mehr in der Lage, Ihre Projektziele maßgeschneidert abzubilden. Wer die Verantwortlichen für diese Situation in der eigenen IT verortet, springt zu kurz. Veränderungen in der Systemlandschaft waren in der Vergangenheit gleichbedeutend mit der Einführung neuer Applikationen. Selbst wenn Sie immer das fortschrittlichste System ausgewählt hatten, heute stehen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit vor einer heterogenen Systemlandschaft.

Um es klar zu sagen: Eine ERP-Transformation ist umfassend – und damit viel mehr als die Erweiterung eines bestehenden Systems. Eine ERP-Modernisierung ist ein Neustart, der einem Plan und klaren Zielen folgt. Die Anforderungen werden in einem ERP-Lastenheft festgehalten. Darin sind alle Prozesse und Anforderungen detailliert beschrieben. Über den Weg der Implementierung findet eine intensive Abstimmung zwischen allen Abteilungen ab. Allein vor diesem Hintergrund ist eine ERP-Transformation kein gewöhnliches Projekt. Der ERP-Auswahl kommt deswegen eine zentrale Bedeutung zu. Die Software muss Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen.

Dazu ist es erforderlich, die entsprechenden Geschäftsprozesse auf digitaler Ebene entsprechend den jeweiligen Anforderungen passgenau abzubilden. Der Bruch im ERP-System ist dabei als Chance zu sehen. Eine gute Planung in Verbindung mit einem strategischen Vorgehen bietet exzellente Voraussetzungen, um die Steuerung der eigenen Ressourcen neu zu justieren und positiv auf die Kostensituation einzuwirken. Der Zugriff und die Zusammenführung eigener Prozessdaten können dabei als Grundlage für Verbesserungen dienen. In der Folge optimiert sich Ihre strategische Planung – die Budgets entwickeln sich vorteilhaft. Letztlich initiieren Sie mit einer ERP-Modernisierung eine optimierte Unternehmensstruktur, von der alle Prozesse und Beteiligten gleichermaßen profitieren.

 

Cloud-ERP

Die Modernisierung der IT-Infrastruktur hat für ein Drittel der Unternehmen hohe Priorität. Tendenz – stark steigend. Zu diesem Ergebnis kommt eine IDC-Studie aus dem Jahr 2021. Demnach setzen 95 Prozent der Unternehmen auf Cloud-Strategien.

 

Erwartungen Unternehmen an ERP Cloud

 

Die IDC erwartet, dass „die Cloud zum Gravitationszentrum der IT“ wird. Diese Einschätzung lässt sich zweifelsohne auf ERP-Systeme übertragen. Die Verlagerung des ERP in die Cloud bietet zahlreiche Vorteile – vor allem für Unternehmen des Mittelstands:

 

  • Vernetzung
    durch die Möglichkeit, Drittsysteme anzubinden

  • Implementierung
    ist in wenigen Wochen möglich

  • Installation
    ist bei Cloud-basierten ERP-Lösungen nicht erforderlich

  • Branchensicherheit
    da flexibel auf Anforderungen anzupassen

  • Funktionsvielfalt
    dank modularem Aufbau

  • Sicherheit
    durch automatische Updates immer aktuell

  • Datenübernahme
    durch einfache Datenmigration

 

Zu den genannten Vorteilen kommen weitere wichtige Aspekte hinzu. Neben der Datenzuverlässigkeit, Sicherheit und Effizienz des Datenmanagements in der Cloud kommt vor allem die Kostensituation. ERP-Cloud-Lösungen überzeugen durch ihre Preiswürdigkeit. Vielfach gewähren Anbieter kostenlose Einstiegsphasen und kurze Kündigungsfristen. Die Zusammenführung der Daten an einem Ort machen Cloud-ERP zu einer Single-Source-of-Truth und eröffnet neue Möglichkeiten:

  • Prozesse zu standardisieren
  • Predictive Analysis
  • Prozessoptimierungen

 

ERP-Transformation – Roadmap

Die Argumente für Cloud-basierte ERP-Lösungen überzeugen. Zumindest dann, wenn Sie die Entscheidung nicht überstürzen und sich bewusst sind, dass der Eingriff ins Unternehmen bedeutend ist – die daraus resultierenden Chancen aber auch. Es bedarf einer tragfähigen Strategie – einer Roadmap, um die ERP-Transformation erfolgreich und stringent durchzuführen.

Erfolgsfaktoren für ERP-Transformation

Grundsätzlich gilt: Bei der Entwicklung einer Roadmap zur ERP-Transformation in die Cloud sind ganz verschiedene Einflüsse zu berücksichtigen. Im Zentrum stehen die eigenen Geschäftsstrategie und die Bemühungen der digitalen Transformation. Wichtig ist auch eine Bewertung der historischen Systemlandschaft. Auf dieser Grundlage entstehen eine individuelle Strategie und die Ausgestaltung einer digitalen Roadmap.

Der Roadmap-Fokus bei der ERP-Transformation sollte auf einer einheitlichen Strategie liegen. An diesem Punkt gilt es, die Unternehmensziele vor IT-getriebene Lösungen zu stellen. Mit einem Höchstmaß an Flexibilität neue Potenziale freizusetzen – das ist die Maßgabe, der eine ERP-Roadmap folgt. Mit dieser Vorgehensweise realisieren Sie ein geschäftsorientiertes und technologisches ERP-System, um Ihre Marktposition in Zukunft ausbauen zu können.

 

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Eine flexibel anpassbare Cloud-ERP-Lösung für den Mittelstand ist Haufe X360. Der digitale Wegbegleiter in eine erfolgreiche Zukunft versteht sich als Unternehmensplattform, die klassische ERP-Kernfunktionen mit branchenspezifischen und schnittstellenbasierten Erweiterungen kombiniert. Als langjähriger Partner begleiten wir Unternehmen beim Umstieg auf digitale Geschäftsmodelle. Auf der Grundlage ausgiebiger Beratungen konfigurieren wir Ihr individuelles Cloud-ERP-System und schulen Ihre Beschäftigten bei der Einführung.

 

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