Mehr Profitabilität. Höhere Umsätze. Niedrigere Kosten. Die Anforderungen mittelständischer Unternehmen bei der Implementierung und Einführung eines ERP-Systems sind eine echte Herausforderung. Transparenz und Effizienz in den Geschäftsprozessen sowie ein kontinuierliches Wachstum kennzeichnen die Erwartungen an entsprechende Digitalisierungsprojekte. Grundsätzlich aber gilt: Der Einsatz komplexer Software-Systeme schafft transparente Verhältnisse im Unternehmen. Die breite Verfügbarkeit von Daten schafft Möglichkeiten, die weit über Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssysteme hinausgehen.
Mit der Einführung eines ERP-Systems im Unternehmen zieht Transparenz ins geschäftliche Geschehen ein. Ziel der Maßnahme ist es, dass alle Abteilungen über eine einheitliche digitale Plattform miteinander zusammenarbeiten. Moderne ERP-Systeme ermöglichen dies passgenau. Über Schnittstellen und Module ist ein abteilungsübergreifender Informationsfluss gewährleistet.
Von der informationellen Verfügbarkeit in Echtzeit profitieren nicht nur Finanzbuchhaltung oder Controlling. Vielmehr sorgt die Integration sämtlicher Daten des Unternehmens in einem einheitlichen ERP-System für optimierte Prozesse, denn: Alle Mitarbeiter arbeiten auf der Grundlage identischer Informationen an gemeinsamen Lösungen. Die umfassende Funktionalität des ERP-Systems und die Kollaboration der Mitarbeiter stärken das Teamwork, und die Qualität der Zusammenarbeit.
Für Transparenz sorgt ein ERP-System auch auf ganz anderer Ebene. Die breite Verfügbarkeit von Informationen an zentraler Stelle verhindert zuverlässig, dass bestimmte Aspekte „unter dem Radar laufen“ und über einen längeren Zeitraum ohne Beachtung bleiben. Vor diesem Hintergrund ist die durch ERP-Systeme entstehende Transparenz durchaus als Frühwarnsystem für unliebsame Entwicklungen zu betrachten. Dies gilt auch umgekehrt: Vielfach bietet das Vorliegen umfassender Informationen neue Möglichkeiten, um positive Entwicklungen des Unternehmens früh zu erkennen und zu forcieren.
Nie war die Bedeutung von Lieferketten größer als heute. Nahezu jedes Unternehmen hängt von der reibungslosen Funktion der Lieferketten ab. Und damit nicht genug: Transparente Lieferketten – vom Erzeuger bis zum Kunden – gewinnen zunehmend an Bedeutung, um Qualität zu sichern. Das softwaregesteuerte Supply Chain Management (SCM) der gesamten Lieferkette steigert dabei die Effizienz des Unternehmens. Moderne ERP-Systeme vernetzten nicht nur die Abteilungen und Prozesse, sie sorgen auch für Transparenz im Bereich der Lieferketten.
Im ERP-System ist das SCM kein gesonderter Bereich mehr. Vielmehr ist es ein Teil des Gesamtsystems und dadurch mit allen anderen Geschäftsbereichen verbunden. Aufträge, Lieferanten, Beschaffung, Fertigung und Produktionsplanung sowie Wareneingang oder Lagerhaltung sind in der ERP-Software passgenau abgebildet. Gleiches gilt für Lagerbestände und benötigte Rohstoffe.
Selbst die CAD-Integration in ein ERP-System ist möglich. Im Resultat sorgt dies für Transparenz entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Die Verfügbarkeit dieser wichtigen Informationen an zentraler Stelle erleichtert die Planung und sichert Prozesse ab. Lieferengpässe lassen sich so bereits zu einem frühen Zeitpunkt erkennen – und bietet die Chance, zügig Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Mit der Einführung eines ERP-Systems verändern sich viele Dinge im Unternehmen. Das trifft nicht bei allen Beteiligten auf Wohlwollen. Vor allem bei Betrieben kleiner und mittlerer Größe bedeuten derartige Veränderungen einen Bruch mit dem, was die Mitarbeiter im Laufe ihres Berufslebens gelernt haben. Neue Abläufe, mehr Aufwand – für die Beschäftigten bedeutet eine ERP-Einführung den Bruch mit eingeübten Routinen.
Vor diesem Hintergrund ist die Akzeptanz der Mitarbeiter ein entscheidender Punkt für das Gelingen des Vorhabens. Transparenz im Unternehmen ist aber nur zu erreichen, wenn alle Beteiligten mitspielen. Die Bereitschaft, die Funktionalität zu schätzen und die Bedienung des ERP-Systems zu erlernen, sind Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Zusammenspiel der Prozesse auf digitaler Basis. Nicht zuletzt deswegen ist es erforderlich, alle Beteiligten von Beginn an eng in das Projekt einzubinden.
Die Herausforderung der Verantwortlichen besteht darin, mentale Hürden abzubauen, Lust auf das ERP-System zu wecken und die Vorteile herauszustellen. Kurzzeitig verursacht der Einzug moderner Technik einen gewissen Mehraufwand. Langfristig sinkt der Aufwand jedoch. Für die Beschäftigten ist gerade das eine interessante Perspektive und weckt beispielsweise bei Lagerarbeitern die Neugier auf künftig zu verwendende RFID-Scanner. In jedem Fall steht fest: Der Weg zur Transparenz im Unternehmen geht nur über intensive Kommunikation.
Wie so oft kommt der Geschäftsleitung bei der Anwenderakzeptanz eine entscheidende Rolle zu. Mit Ehrlichkeit, Offenheit und größtmöglicher Transparenz gelingt es, den Mitarbeitern die neuen Strukturen näherzubringen. Mit der engen Einbindung nimmt die Geschäftsleitung den Mitarbeitern die weitverbreitete Angst um den eigenen Arbeitsplatz. Im direkten Kontakt mit den Beschäftigten besteht obendrein die Möglichkeit, um die Leistungsfähigkeit der ERP-Software herauszustellen.
Die datenbasierte Steuerung des Unternehmens sowie sparsame Verwendung von Betriebsmitteln tragen maßgeblich zur wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens bei und sichern Arbeitsplätze. Die Transparenz des ERP-Systems ermöglicht es, die Potenziale des Unternehmens besser auszuschöpfen und neue Aufgaben auf fundierter Grundlage anzugehen. Neben offenen Gesprächen sind intensive Schulungen geeignet, um Vorbehalten und Ängsten bei den Mitarbeitern entgegenzuwirken.
Für den Erfolg der ERP-Einführung sind ERP-Projektmanager von entscheidender Bedeutung. Das gilt ausdrücklich auch für die Anwenderakzeptanz. Der Projektmanager ist erster Experte – er kennt das Unternehmen mitsamt seinen Prozessen und ist mit der IT-Struktur vertraut. Neben den administrativen und operativen Aufgaben bei der Einführung des ERP-Systems liegt es in der Verantwortung des Projektmanagements, Mitarbeiter mit der Software vertraut zu machen sowie Fragen und Probleme möglichst direkt zu klären.
Zur Herausforderung des Managements zählt es, die Akzeptanz der Anwender zu stärken. Mit der stufenweisen Einführung werden die Beschäftigten beispielsweise vor Überforderungen geschützt. Aufgabe des Projektmanagers ist es weiterhin, die positiven Effekte für die Mitarbeiter herauszuheben. Idealerweise geschieht dies in einer Form, bei der sich die einzelnen Bereiche des Unternehmens wiederfinden können. Informationen über Warenbestände, offene Rechnungen oder die erreichten Zahlen sorgen für Transparenz und Akzeptanz. Kommunikation fördert die Wertschätzung der Mitarbeiter – beispielsweise über ein effektives Wissensmanagement mit entsprechender Anerkennung.
Wissen, was läuft. Und vor allem wie es läuft. Reporting und Monitoring waren in der Prä-ERP-Zeit eine echte Herkulesaufgabe, die nicht zuletzt dank verschiedener Systeme und manueller Eingaben mit einem hohen personellen Aufwand verbunden war. Als einheitliches System bringt die ERP-Software alles mit, um für ein Höchstmaß an Transparenz zu sorgen. Um Kennzahlen strategisch zu nutzen und Prognosen zu treffen, bedarf es einer festen Struktur des Reportings.
Um den höchstmöglichen Nutzen aus den Kennzahlen zu ziehen, muss das Kennzahlen-System in der ERP-Software abgebildet werden. Mithilfe intelligenter Analysetools werden die Kennzahlen so in Relation gestellt. Im Resultat entstehen aussagekräftige Berichte, die als Grundlage für fundierte Prognosen dienen können. Gerade an dieser Stelle entfalten ERP-Systeme eine wesentliche Stärke. Über Individualisierungen ist es beispielsweise möglich, ein Dashboard zu realisieren, das die wichtigen Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPI) vorhält und in Relation setzt. Ein effektives Alerting informiert dabei frühzeitig über unerwünschte Entwicklungen.
Mit dem Dashboard verfügt ein ERP-System über ein Instrument mit seismografischer Sensibilität. Damit können die Mitarbeiter im Unternehmen die jeweils relevanten Daten ihres Bereichs im Blick behalten. Auf einer übersichtlich gestalteten Seite werden Kennzahlen und KPI des Unternehmens angezeigt und in Relation gesetzt.
Mithilfe intelligenter Individualisierungen und fein abgestimmter Zugriffsrechte entsteht so ein leistungsfähiges Instrument, um aktuelle Entwicklungen des Unternehmens in Echtzeit zu verfolgen. Das abgestufte System ist in der Regel so angelegt, dass die Mitarbeiter nur Zugriffe auf die jeweils relevanten Daten haben. Im Gegensatz zur Unternehmensleitung: Diese verfügt über den Zugriff auf den gesamten Datensatz.
Die Einführung eines ERP-Systems wie Haufe X360 führt im Unternehmen zu transparenten Verhältnissen. Durch die Anbindung aller Abteilungen und Bereiche an das einheitliche Softwaresystem werden Informationen unternehmensweit verfügbar gemacht. In der Folge ist eine Lagebeurteilung des Unternehmens in Echtzeit möglich. Monitoring, Reporting und Alert-Funktionen ermöglichen den schnellen Überblick und bieten die Möglichkeit, neue Chancen zu nutzen.