Durch die Corona-Pandemie verlagerten viele Unternehmer:innen die Arbeit ins Homeoffice. Problem dabei: Wer keinen Raum nutzt, sondern seine Arbeit in der Arbeitsecke im Wohnzimmer erledigt, konnte keine Betriebsausgaben für die Mehrkosten durch die Arbeit im Homeoffice absetzen. Doch jetzt winkt Unternehmer:innen die neue gewinnmindernde Homeoffice-Pauschale.
Grundsätzliches zur Homeoffice-Pauschale
Unternehmer:innen, die wegen der Corona-Pandemie zu Hause arbeiten, profitieren von der neu eingeführten Homeoffice-Pauschale. Abziehbar als Betriebsausgaben sind 5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro pro Jahr. Von dieser Homeoffice-Pauschale profitieren vor allem diejenigen Unternehmer, die zu Hause keinen Raum, also kein häusliches Arbeitszimmer, nutzten.
Die Voraussetzungen, um diese neue Homeoffice-Pauschale vom Gewinn abziehen zu dürfen, sind überschaubar. Es genügt, dass Unternehmer:innen an einem Tag ausschließlich im Homeoffice gearbeitet hat. Passiert das an 120 Tagen im Kalenderjahr, wirkt sich die komplette Homeoffice-Pauschale von 600 Euro gewinnmindernd aus.
Mit der Homeoffice-Pauschale sollen Mehrausgaben für Strom, Wasser und Heizung abgegolten werden. Das Schöne an der Homeoffice-Pauschale: Unternehmer:innen müssen dem Finanzamt keine Ausgaben nachweisen.
Für welche Jahre gibt es die Homeoffice-Pauschale?
Der pauschale Betriebsausgabenabzug in Form der neuen Homeoffice-Pauschale kann für die Steuerjahre 2020 und 2021 geltend gemacht werden. Zwar wurde die Homeoffice-Pauschale wegen der Corona-Pandemie eingeführt, weil viele Unternehmer:innen dadurch zur Arbeit im Homeoffice gezwungen sind. Doch diese neue Betriebsausgaben-Pauschale steht auch allen Unternehmer:innen zu, die schon vor Corona einen Großteil ihrer Arbeit zu Hause im Wohnzimmer oder in der Arbeitsecke erledigt haben.
Homeoffice-Pauschale auch bei vorhandenem Arbeitszimmer abziehbar
Nutzt ein:e Unternehmer:in zuhause einen Raum, der die steuerlichen Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt, kann trotzdem die Homeoffice-Pauschale von 5 Euro pro Tag als Betriebsausgabe abgezogen werden. Das bietet sich an, wenn Unternehmer:innen umgehen wollen, die anteiligen Ausgaben für das Arbeitszimmer aufwändig zu ermitteln oder wenn die anteiligen auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen unter 600 Euro pro Jahr liegen.
Homeoffice-Pauschale nur bei ausschließlicher Arbeit zuhause
Die Homeoffice-Pauschale darf nur für die Tage abgezogen werden, in denen sich Unternehmer:innen den ganzen Tag im Homeoffice aufgehalten hat. Wird die Arbeit im Homeoffice durch einen Kundenbesuch, durch eine Geschäftsreise oder durch Aufsuchen der betrieblich angemieteten Einrichtung unterbrochen, scheidet an diesen Tagen der Betriebsausgabenabzug im Rahmen der Homeoffice-Pauschale aus.
Empfohlene Aufzeichnungen zur Homeoffice-Pauschale
Zwar erwartet das Finanzamt keine Nachweise zur Höhe der Ausgaben für die Arbeit im Homeoffice. Unternehmer:innen sollten bei Abzug der Homeoffice-Pauschale jedoch Aufzeichnungen darüber führen, an welchen Tagen ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wurde, und diese zusammen mit den Steuerunterlagen aufbewahren.
Durch diese Aufzeichnungen verhindern Unternehmer:innen, dass ihre Gewinnermittlung unplausibel wird. Denn machen Unternehmer:innen in einem Jahr die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 600 Euro geltend (bedeutet 120 Tage ausschließliche Arbeit im Homeoffice) und beantragen gleichzeitig für 230 Tage im Jahr eine Verpflegungspauschale, weil er an diesen Tage mehr als acht Stunden bei Kund:innen vor Ort gearbeitet hat, dürfte das Finanzamt die gesamte Buchführung anzweifeln.
Homeoffice-Pauschale trotz zusätzlich vorhandener betrieblicher Räume?
Die Homeoffice-Pauschale kann übrigens selbst dann abgezogen werden, wenn Unternehmer:innen zusätzlich noch Büroräume oder ein Ladengeschäft haben, diese Räumlichkeiten aber wegen des Corona-Lockdowns nicht aufgesucht werden.
Die strengen Abzugsvoraussetzungen wie beim häuslichen Arbeitszimmer gelten hier nicht. Es spielt bei der Homeoffice-Pauschale also keine Rolle, ob ein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist.
Zusätzliche Ausgaben zur Homeoffice-Pauschale abziehbar?
Unternehmer:innen müssen wissen, dass mit der Homeoffice-Pauschale von 600 Euro pro Jahr längst nicht alle Ausgaben abgegolten sind. Zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale dürfen die Aufwendungen für Arbeitsmittel oder für die Ausstattung des Homeoffice als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Kaufen Unternehmer:innen also für ihr Homeoffice ein Regal für die betrieblichen Ordner, einen Schreibtisch für die Arbeitsecke, einen PC oder einen Bürostuhl, auf dem man einen ganzen Arbeitstag ohne Rückenproblemen sitzen kann, können diese Ausgaben on top steuerlich geltend gemacht werden.
Je nach Höhe der Netto-Anschaffungskosten der betrieblichen Arbeitsmittel winkt im Jahr des Kaufs zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale folgender Betriebsausgabenabzug:
- Kaufpreis netto bis 800 Euro: Für in 2020 oder 2021 angeschaffte Möbel und Arbeitsmittel mit einem Netto-Preis von maximal 800 Euro winkt der Sofortabzug als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
- Kaufpreis netto zwischen 800 Euro und 1.000 Euro: Für Arbeitsmittel in diesem Preissegment kann die Abschreibung im Rahmen der Sammelpostenmethode gewählt werden (Abschreibung auf fünf Jahre). Manko: Wird die Sammelpostenmethode gewährt, scheidet für alle GWG mit einem Netto-Preis von mehr als 250 Euro und 800 Euro der Sofortabzug aus.
- Kaufpreis netto über 1.000 Euro: Liegen die Anschaffungskosten für betriebliche Arbeitsmittel im Homeoffice netto über 1.000 Euro, sind diese Aufwendungen im Rahmen der linearen oder degressiven Abschreibung auf mehrere Jahre verteilt abzuschreiben.
Können Telefonkosten zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale abgezogen werden?
Zu dieser Frage hat sich das Bundesfinanzministerium leider noch nicht geäußert. Doch wie bei den beruflichen Arbeitsmitteln sollte der Abzug von Telefonkosten bei Telefonaten vom privaten Telefonanschluss zu Hause zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale als gewinnmindernde Betriebsausgaben möglich sein.
In der Praxis gibt es für Unternehmer:innen zwei Möglichkeiten, die Telefonkosten für betriebliche Telefonate vom privaten Anschluss als Betriebsausgaben abziehen zu können:
- Möglichkeit 1: Es werden die tatsächlichen Kosten anhand der Einzelverbindungsnachweise ermittelt. Hier müsste jedoch zu jeder angerufenen Telefonnummer vermerkt werden, ob es sich um einen privaten oder einen betrieblichen Anruf handelt.
- Möglichkeit 2: Alternativ dazu können wie bei Arbeitnehmern pauschal 20 Prozent der Telefonrechnung, maximal jedoch 20 Euro pro Monat, als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.
Wie sollen Unternehmer:innen die Homeoffice-Pauschale geltend machen?
In den Steuerformularen für 2020 finden sich keine Hinweise auf die neue Homeoffice-Pauschale. Die Formulare waren längst fertig, als die Homeoffice-Pauschale Ende 2020 durch das Jahressteuergesetz 2020 rückwirkend für 2020 beschlossen wurde.
Die Homeoffice-Pauschale sollte aus Sicherheitsgründen jedoch unbedingt getrennt von allen anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet bzw. auf ein eigenes Konto gebucht werden. Denn für Aufwendungen im Sinn des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG sieht das Einkommensteergesetz in § 4 Abs. 7 EStG die getrennte Aufzeichnung vor. Wird nicht getrennt gebucht, kann es passieren, dass das Finanzamt den pauschalen Betriebsausgabenabzug nach dem Wortlaut des Gesetzes versagt.
