Branchenspezifische Anforderungen im Großhandel meistern

Der Großhandel ist geprägt von komplexen Anforderungen. Nicht selten erfordern es zum Beispiel rechtliche Änderungen, dass Prozesse sich anpassen. Aktuelle Beispiele dafür sind das Lieferkettengesetz oder auch die EU-Umsatzsteuerreform. Auch branchenspezifische Eigenheiten stellen enorme Ansprüche an die im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen. Insbesondere im ERP-Bereich sind Anpassbarkeit und Flexibilität gefragt, denn ein ERP ist das Rückgrat der Unternehmensprozesse im Großhandel.

Die ERP-Lösung Haufe X360 gewährleistet die geforderte Flexibilität mithilfe eines Customization Layers. Anwendende können hierin Standardprozesse ganz ohne Programmieraufwand eigenständig anpassen. Verschiedene Schnittstellen erlauben eine noch stärkere Anpassung, indem sie Lösungen von Drittanbietern anbinden. Ganz gleich, ob ein Online-Shop oder Marktplatz angebunden werden soll oder ein Zahlungsdienstleister: Haufe X360-Anwender wählen ganz nach ihrem individuellem Bedarf aus einer Vielzahl von Anbietern den passenden gemäß dem „Best of Breed“-Ansatz aus.

Im Folgenden stellen wir vier typische Anforderungen des Großhandels vor und zeigen Ihnen, wie Sie diese mit Haufe X360 abbilden können.

Die elektronische Rechnung wird immer wichtiger. Insbesondere bei staatlichen Aufträgen ist sie mittlerweile der geforderte Standard. Für Unternehmen, die im Auftrag des Bundes tätig werden, ist die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung schon seit dem 27. November 2020 Pflicht. Neben dem öffentlichen Sektor verlangen aber auch immer mehr Konzerne und Mittelständler von ihren Lieferanten die Rechnungstellung in einem elektronischen Format.

Insbesondere in der Automobilindustrie, bei Banken und Finanzdienstleistern, Versorgungs- und Telekommunikationsunternehmen sowie im Bereich Maschinen- und Anlagenbau geht fast nichts mehr ohne E-Rechnungen. Dies gilt in diesen Branchen über sämtliche Unternehmensgrößen hinweg.

Als ERP-Lösung für den Großhandel baut Haufe X360 auf einer offenen Plattform-Architektur auf. Dadurch lassen sich X-Rechnungslösungen wie zum Beispiel crossinx flexibel über eine Schnittstelle integrieren. Anwender:innen können über die Anbindung Rechnungen im elektronischen Format in Haufe X360 per Knopfdruck erzeugen und direkt versenden – schnell, preiswert, digital, rechtssicher und unabhängig von der bestehenden IT-Infrastruktur. Der Rechnungsversand ist in unterschiedlichen Formaten möglich, je nachdem wie die Vorgaben des Empfängers sind – sei es als PDF, XML, EDIFACT (=Electronic Data Interchange For Administration, Commerce And Transport), IDoc, CSV, XRechnung oder ZUGFeRD.

Verbrauchssteuern fallen beim Verkauf oder Verbrauch bestimmter Produkte an. Darunter fällt ein großer Teil der frei verkäuflichen Genussmittel wir zum Beispiel Alkohol, Tabak und Kaffee aber auch Energie. Für diese indirekten Steuern gibt es einen EU-weiten Mindeststeuersatz. Für Großhändler bedeuten die EU-Vorschriften jedoch einen zusätzlichen administrativen Aufwand: Sie müssen die Verbrauchssteuer korrekt abführen und alle Formulare für den Nachweis an Behören erstellen.

Haufe X360 bietet hier wertvolle Unterstützung, denn das System erstellt Steuerberichte automatisch und berücksichtigt dabei auch die Verbrauchssteuer. Die ausgefüllten Steuerunterlagen landen dank der ELSTER-Schnittstelle per Klick direkt beim Finanzamt.

Das Lieferkettengesetz – eigentlich korrekt „Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz“ genannt – wurde im Juni 2021 beschlossen und soll dazu dienen, den Schutz der Menschenrechte in globalen Lieferketten zu verbessern. Wichtiger Bestandteil ist das Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit. Das Gesetz gilt direkt zwar zunächst nur für Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden, allerdings müssen sich auch Großhändler:innen und Lieferant:innen an die aufgestellten Regularien halten, um Teil der Wertschöpfungskette zu bleiben.

Großhändler müssen daher Transparenz über die gesamte Lieferkette schaffen. Das intelligente Lieferantenmanagement, das Teil von Haufe X360 ist, unterstützt dies. Hier können Anwender:innen zum Beispiel hinterlegen, ob und wann ein Lieferant geprüft wurde. Auch Informationen, die für die operative Zusammenarbeit und die Lieferantenauswahl wichtig sind – zum Beispiel Produktbeschreibungen und übliche Lieferzeiten – können im System hinterlegt werden.

Im Großhandel drehen sich neue Kundenanforderungen zumeist um Prozessoptimierungen, schnellere Lieferzeiten oder die Individualisierung von Produkten und Angeboten. Dies kann zu einem hohen Abstimmungsbedarf führen. Nicht immer hat das Account Management die benötigten Kapazitäten, um auf jede Kundeanforderungen angemessen eingehen zu können.

Kundenportale haben sich vor diesem Hintergrund als gute Lösung bewährt, um Bestellungen und Abstimmungen zu vereinfachen und zu standardisieren. Davon profitieren sowohl der Vertrieb als auch Kund:innen: Sowohl Bestellungen anhand individuell ausgehandelter Preise als auch Support-Anfragen sind rund um die Uhr möglich und können systematisch bearbeitet werden. Die Self-Service-Möglichkeiten im Haufe X360-Kundenportal erlauben es Kund:innen jederzeit Rechnungen oder den Bestellstatus einzusehen. Und Preis- und Bestandsangaben im digitalen Katalog sind stets aktuell, da die Lösung direkt mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft ist. Doppelte Datenhaltung gehört somit der Vergangenheit an.

Für den Großhandel sind Cloud-basierte ERP-Systeme eine nicht immer günstige, doch sehr wichtige Investition für reibungslose Prozesse. Der modulare Aufbau von Haufe X360 ermöglicht es, individuelle Lösungen unkompliziert und schnell zu implementieren. Als erfahrener Anbieter leistet Haufe X360 umfangreiche Unterstützung bei der Konfiguration, Wartung und Schulung der Mitarbeiter. 

Informationen zu ERP-Funktionen für den Großhandel