Im globalen Vergleich hat der deutsche Mittelstand digitalen Nachholbedarf. Konservatives Investitionsverhalten, eine anhaltende Cloud-Skepsis und die Überforderung mit Tech-Trends prägen noch immer das Denken zu vieler Geschäftsführender im Mittelstand. Warum nur der erste Schritt der Schwerste ist und wie einfach die Reise danach funktioniert, beschreibt Robert Gibbons, Chief Product Owner von Haufe X360, im dritten Teil der Expertenreihe „Globale Tech-Trends im Mittelstand“.

Künstliche Intelligenz, Machine Learning, Robotic Process Automation: Weltweit verändern immer neue Technologien Wirtschaft und Gesellschaft. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit wenig IT-Knowhow und Budget stehen vor der Herausforderung, im disruptiven Wettbewerb zu bestehen. Wie digital ist der deutsche Mittelstand und wo steht er im internationalen Vergleich?

Das haben fünf Tech-Expertin:innen führender ERP- und Cloud-Computing-Anbieter im Haufe X360 Global Tech Roundtable diskutiert. Die Expertenrunde ermöglichte exklusive Einblicke in digital fortgeschrittene Mittelstandsmärkte, die deutschen KMU wichtige Impulse und Perspektiven für ihre erfolgreiche Zukunft aufzeigen konnten.

Einer der Expert:innen aus der Runde ist Robert Gibbons. Als Chief Product Owner der Cloud-ERP-Plattform Haufe X360 verantwortet er deren strategische Produktausrichtung für den deutschen Mittelstandsmarkt. Er kennt die Bedürfnisse hiesiger Kleinunternehmen gut, ist aber als gebürtiger US-Amerikaner auch mit dem technologischen Reifegrad des US-Marktes vertraut, der Deutschland einige Jahre voraus ist. Im Interview verrät Gibbons, welche Erfahrungen er in Sachen Digitalisierung bei KMU gemacht hat, welche Hürden es zu überwinden gilt und was er Unternehmen mit Blick auf zukünftige Wettbewerbsfähigkeit im Technologiezeitalter rät.

Haufe X360: Robert, als Deutscher mit US-amerikanischen Wurzeln vereinst du zwei Welten in dir. Wie schätzt du den digitalen Reifegrad und insbesondere die Cloud-Bereitschaft der deutschen KMU im internationalen Vergleich ein?

In Sachen digitaler Reifegrad hinkt Deutschland den USA etwa fünf bis zehn Jahre hinterher. Für diesen Digitalisierungsrückstand gibt es einige Gründe. In den USA sehen Unternehmen eher die Chancen und Möglichkeiten neuer Technologien. In Deutschland legen die Geschäftsführenden mittelständischer Unternehmen den Fokus stark auf den schnellen Return on Investment. Dieses konservative Investitionsverhalten und das Verharren auf bestehenden Infrastrukturen spiegelt sich auch im deutschen Markt für Businessapplikationen wider. In den USA hat sich der Markt auf sieben bis acht Cloud-Technologie-Anbieter konsolidiert. In Deutschland hingegen gibt es immer noch ca. 400 Business-Software-Anbieter, die meisten von ihnen mit On-premise-Produkten, deren Absatz blüht und mit deren Vermarktung auch in die Zukunft geplant wird. Das sieht man in den USA nicht mehr.

Neben der Mentalität gibt es auch volkswirtschaftliche Faktoren: Vor und trotz der Corona-Krise hat sich die deutsche Wirtschaft in den letzten Jahren gut behauptet. Es gab keinen Verände-rungsdruck in Sachen IT. Die Geschäftsführenden mittelständischer Unternehmen sehen daher weniger die neuen Geschäftschancen, sondern fokussierten sich auf die Sicherung der Kapitalrendite und die Verbesserung des Betriebs. Deswegen ist die IT-Landschaft im Mittelstand ge-prägt von fragmentierten Lösungen in den einzelnen Abteilungen. Für den Informationsaustausch setzt die Mehrheit noch auf Excel, anstatt das Thema IT-Transformation ganzheitlich zu betrachten und auf ganzheitlichen Lösungen für das Unternehmen zu setzen.

Wer hier einen Unterschied machen könnte, sind externe Berater wie z.B. die Steuerberater:innen, die anders als in den USA eine große Rolle für KMU spielen. Doch auch diese wirken häufiger noch als Digitalisierungsbremse statt als Katalysator: Bei der Erwägung von Investitionen werden diese oft beratend einbezogen, doch denken sie auch selten langfristig in die Zukunft, sondern blicken in den Rückspiegel, auf die kurzfristigen Return on Investment oder folgen der gängigen Geschäftsplanung.

Haufe X360: Im Direktvergleich mit den USA hinkt Deutschland in Sachen Digitalisierung also hinterher. Siehst du denn auch Digitalisierungstreiber im Mittelstand?

Absolut. Denn Deutschland beginnt, diese Digitalisierungsbremsen zu lösen. Auch im Mittel-stand findet ein Umdenken statt und immer mehr KMU erkennen die Geschäftschancen von Technologien. Sie befürchten, vom Wettbewerb abgehängt zu werden. Gleichzeitig steigt das Bewusstsein, bei IT-Investitionen in Potenzial- statt Risikoanalysen zu denken. Viele Unternehmen suchen nach Wegen, die Kosten für die Infrastruktur, Datenspeicherung und Prozessabwicklung zu senken. Dabei entdecken sie die Potenziale, die in der digitalen Prozessautomatisierung liegen. Denn diese spart Zeit und Kosten, die Unternehmen in wertschöpfende Tätigkeiten investieren können, etwa in die Weiterentwicklung ihrer Services und Produkte oder die Kundenbindung.

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Deutschland hat im internationalen Vergleich sicher noch einiges aufzuholen, aber die Dringlichkeit und Mehrwerte der Digitalisierung sind angekommen und die Reise ist nicht mehr aufzuhalten.

Haufe X360: In den USA, aber auch in Australien und Frankreich ist Cloud-Computing auch im Unternehmensalltag mittlerweile Mainstream. Dort profitieren KMU bereits heute viel flächendeckender von neuen Technologien wie Robotic Process Automation, Internet of Things (IoT), KI und ML. Was ist dein Eindruck: Warum tun sich deutsche KMU in Sachen Tech-Trends so schwer?

Im Roundtable haben wir einige spannende Trends der internationalen Spitzenreiter gesehen. Und Deutschland muss sich im Bereich Internet of Things (IoT) und Industrie 4.0 nicht verstecken. Aufgrund der exzellenten Fertigungsmöglichkeiten hier in Deutschland werden einige der spannendsten Anwendungsfälle für Technologien genau hier entwickelt. Dies nützt aber beson-ders den größeren Unternehmen, die mit ihren unternehmensweit eingesetzten Systemen und ihren IT-Abteilungen bereits eine technologische Basis haben.

Kleinere und mittlere Unternehmen hinken bei der breiten Einführung fortschrittlicher Technologien einige Jahre hinterher. Im Vergleich zu großen Unternehmen, wie etwa in der Automobilindustrie mir den Robotern und vernetzten Fabriken, haben KMU noch einen langen Weg vor sich. Dabei nehme ich immer wieder wahr, dass sich KMU von Schlagwörtern wie IoT, KI oder Industrie 4.0 ablenken lassen, anstatt über realistische Anwendungsfälle zu sprechen. Dieser Buzzwordboom verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen ganz konkrete Aspekte der Digitalisierung aufgreifen. Der Schlüssel liegt darin, die digitale Transformation als eine Reise zu sehen. Unternehmen sollten nicht mit Schritt 3 anstelle von Schritt 1 beginnen.

Haufe X360: Wie sieht diese digitale Reise aus?

Der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation besteht darin, die Grundlage für neue Technologien zu schaffen. Cloud-Technologie ist die ideale Basis für KMU, denn sie ist leicht einzuführen und bedarf keines Bedienungsknowhows oder aufwändigen Wartung. Die Cloud mag in anderen Märkten Mainstream sein, aber in Deutschland schafft sie exzellente Möglichkeiten, um sich vom Wettbewerb zu differenzieren.

Nehmen wir ein ganz konkretes Beispiel: Einer unserer Kunden, der Geschäftsführer eines international tätigen Handelsunternehmens, steuerte seine Lager- und Büroprozesse über Jahre hinweg noch weitestgehend auf Basis von Papier. Dann entschied er sich für die Einführung eines Cloud-ERP-Systems, um seine Lagerprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Das war Schritt 1 der Transformationsreise.

Plötzlich kam der Stein ins Rollen: Der Geschäftsführer sah, dass alle Mitarbeitenden so viel optimaler arbeiten konnten und er Zeit, Nerven und Ressourcen einsparte. Von da an erkundetet er plötzlich neue Wege: Er startete damit, seine Auftragsvergabeprozesse zu verbessern, La-gerscanner zu integrieren und sein System mit E-Commerce-Plattformen zu verbinden. Die digitale Reise hatte begonnen! Mit großartigen Effekten, denn das Unternehmen profitiert von effizienterem Arbeiten, zufriedeneren Mitarbeitenden, neuem Absatzkanälen und steigendendem Kundenzahlen. Doch der wahre Clou liegt im Umdenken: Der Unternehmer denkt jetzt nicht mehr nur in Betriebseffizienz, sondern in wertschöpfenden Potenzialen für die Zukunft! Das ist die Magie, die hinter der Digitalisierung steckt.

Haufe X360: Welche Technologien sind im deutschen Mittelstand bereits auf dem Vormarsch?

Ein großer Hebel der Digitalisierung sind papierlose Büros: Einzigartig für deutsche Unternehmen sind die Wände von Aktenschränken, die sich in den Büros türmen. Denn Unternehmen sind verpflichtet, viele ihrer Bürodokumente über mehrere Jahre aufzubewahren. Wer digitalen Systemen nicht trauen, hält an den physischen Kopien fest. Digitale Transformation bedeutet aber auch die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen, Geschäftsanwendungen oder ERP-Systemen, die vertrauenswürdiger sind, weil sie im Minutentakt Daten sichern und die physische, manuelle und komplizierte Büroarbeit der Unternehmen reduzieren.

Schon heute profitieren kleine und mittlere Unternehmen etwa von KI-gestützten OCR-Funktionen: Sie helfen dabei, die Flut von Informationen aus E-Mails, Aufträgen, Lieferscheinen, Angeboten, Verträgen und Reports, die täglich im Geschäftsleben entstehen, zu verarbeiten. Dabei werden Papierdokumente eingescannt, durch OCR-Software (Optical Character Recognition) erfasst und mittels Deep-Learning-Modellen textlich erkannt und vom System direkt verbucht. Diese Technologie bringt eine große Arbeits- und Kostenerleichterung für Unternehmen, da die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung von 15 € auf 2 € reduziert werden können.

Haufe X360: Was sind aus deiner Sicht die Tech-Trends von morgen?

In Zukunft werden Technologien eine wachsende Bedeutung bei der Neugestaltung des Geschäftsmodells einnehmen. Wir werden immer mehr Unternehmen und Branchen sehen, die ihre manuellen, papierbasierten Geschäftsprozesse digitalisieren und sich zu Multichannel-Unternehmen mit immer mehr Kundenkontaktpunkten wandeln. Das gelingt durch Auftragsverwaltungssysteme, Cross-Channel- und Omnichannel-Marketing und vielen mehr.

Auch im Fertigungssektor werden Automatisierungstechnologien Einzug gewinnen. Unternehmen werden durch RFID, Blockchain, Barcode-Agnostik und MES-Systeme zusätzliche vertrauenswürdige Datenpunkte schaffen, die den Gesamtüberblick aus einer einzigen Datenquelle erweitern. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Daten- und Informationsverluste werden verringert und Menschen oder Roboter werden Systeme mit immer mehr Daten und Informationen versorgen. Diese Datenmengen bilden die essenzielle Grundlage für Automatisierung, intelligente Entscheidungsfindung und das Benchmarking mit den Wettbewerbern in der Branche. Auch in kleineren Unternehmen werden künstliche Intelligenz und Maschine Learning Einzug erhalten und auf Basis zentraler Datenquellen intelligente Analysen für die Unternehmenssteuerung ermöglichen.

Haufe X360: Du hast eine Welt aufgezeigt, in der auch kleine und mittlere Unternehmen effizient und innovationsgetrieben agieren können. Was rätst du all jenen, die noch immer zögern oder sich, wie du sagst, von Buzzword-Themen abschrecken lassen?

Im internationalen Vergleich mag der Eindruck entstehen, dass Deutschland in Sachen technologischer Reife im Rückstand ist. Aber es gibt einen Grund, warum die deutsche Wirtschaft heute eine führende Position erreicht hat - und das liegt an den herausragenden Fähigkeiten der hiesigen Unternehmen!

Ich glaube, dass die kleineren und mittleren Unternehmen insbesondere in Deutschland das Lebenselixier der Wirtschaft sind. Um in der neuen digitalen Welt erfolgreich zu sein, müssen sie sich einfach auf den Weg machen. Da die globalen Technologie- und Grenzbarrieren fallen, werden Technologien immer demokratischer. Es gibt sehr talentierte und vertrauenswürdige Berater, die KMU dabei helfen, die Reise zu beginnen und erfolgreich zu sein!

Mein Rat lautet daher: Legen Sie los! Wählen Sie einen vertrauenswürdigen Berater, der Ihnen hilft, einen konkreten Plan für die Zukunft zu erstellen und Ihrer Reise Schwung zu verleihen. Der erste Schritt ist der schwierigste, aber es ist ein schrittweiser Prozess, der zu einem wichtigen Bewusstseinswandel in den Unternehmen führen wird! Technologien werden nicht mehr beängstigend oder wie entfernte Zukunftsmusik wirken. Vielmehr sollte die Erkenntnis ins Bewusstsein rücken, dass Unternehmen für jede Entwicklung gerüstet sein wird, die in unserer schnelllebigen Welt um die Ecke kommen mag.

Haufe X360: Danke, Robert, für diese spannenden Einblicke in eine so wichtige Reise!