Wachsender Konkurrenzdruck, sinkende Preise und hohe Erwartungen der Kunden sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Prozesse zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit in allen Bereichen optimieren. Warenwirtschaftssystem (WWS) oder Enterprise-Resource-Planning-System (ERP)? Welche Lösung die richtige für Ihren Anwendungsbereich ist und wo die Unterschiede zwischen ERP und Warenwirtschaftssystem liegen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Notwendigkeit auf digitale Werkzeuge bei der effizienten Steuerung der Unternehmensprozesse zurückzugreifen, ist allgemein bekannt. Bei der Umsetzung stellt sich die alles entscheidende Frage: ERP? Warenwirtschaftssystem? Oder beides?
Ein Blick in die Praxis zeigt: Vielfach werden die Begriffe ERP und Warenwirtschaftssystem synonym verwendet. Sie ahnen es schon: Das ist nicht zielführend, denn: Zwar basieren sowohl ERP- als auch Warenwirtschaftssysteme auf einer leistungsfähigen Software, die Ausrichtung ist jedoch eine völlig andere. Während Warenwirtschaftssysteme im Kern auf Material- und Warenbewegungen abzielt, fokussieren sich moderne ERP-Systeme unter Einbeziehung aller Abteilungen auf sämtliche Prozesse des Unternehmens.
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Festzuhalten ist: Warenwirtschaftssysteme zielen in erster Linie auf den Materialfluss ab. Im Hinblick auf die unterschiedlichen Prozesse eines Unternehmens arbeiten ERP-Systeme mit einem umfassenderem Ansatz. Sie optimieren Prozesse auf der Grundlage einer ganzheitlichen Betrachtung. Die Unterschiede zwischen ERP und Warenwirtschaftssystem könnten also nicht größer sein. Das zeigt auch ein Blick auf den Funktionsumfang von ERP-System und Warenwirtschaftssystem:
Die Tabelle zeigt deutlich: Der Schwerpunkt des Warenwirtschaftssystem liegt im Materialfluss inklusive der Produktion. Angebunden ist mit den Bereichen Logistik und Lagerwesen der Bereich Distribution.
Aufgabe des Warenwirtschaftssystems ist es beispielsweise Werkstoffe in Material- und Stoffgruppen zu unterscheiden (Auswahl):
Im Unterschied zu Warenwirtschaftssystemen sind ERP-Systeme komplexer und zielen auf die gesamte Planung von Ressourcen ab. Dazu ist es erforderlich, ERP-System exakt auf die jeweilige Unternehmensgröße, mitsamt der individuellen Strukturen anzupassen. Ein weiterer Unterschied zum Warenwirtschaftssystem ist die Möglichkeit, Kunden und Lieferanten ins ERP-System zu integrieren. Auch die Einbindung von Niederlassungen oder Tochterunternehmen ist möglich.
Als Resultat lässt sich festhalten: Warenwirtschaftssysteme beschäftigen sich vornehmlich mit dem Management von Material und Waren. Der Alltag vieler Betriebe zeigt allerdings: Die Wertschöpfung vieler Unternehmen erfolgt häufig nicht mehr ausschließlich über den Verkauf von Waren. Vielerorts wächst die Bedeutung von Dienstleistungen und Services. Andere Unternehmen setzen ausschließlich auf Services. Geschäftsfelder wie diese lassen sich mit Warenwirtschaftssystemen nur unzureichend abbilden. Im Unterschied dazu können ERP-Systeme entsprechende Geschäftsmodelle und -prozesse softwareseitig ausgezeichnet nachbilden.
Der Definition nach sind Warenwirtschaftssysteme (WWS) computergestützte Verfahren, die der Erfassung und zielorientierten Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten dienen. Ziel eines Warenwirtschaftssystems ist es, die effiziente und effektive Steuerung der Warenflüsse sicherzustellen. Der Einsatz von Warenwirtschaftssystemen ist weit verbreitet. Heute ist die Anwendung derartiger Steuerungssoftware nicht mehr nur Handelsketten oder Handelsbetrieben vorbehalten, sondern findet Anwendung auch in kleineren und mittleren Betrieben (KMU) anderer Bereiche.
Welches Potenzial in einem leistungsfähigen Warenwirtschaftssystem steckt, ist einfach erklärt: Vorrangiges Ziel eines Warenwirtschaftssystems ist der reibungslose, transparente und effiziente Ablauf der Warenprozesse. Im Prinzip geht es darum, sicherzustellen, dass die richtigen Waren mit minimalem Kostenaufwand in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt ankommen.
ERP-Systeme – oder Enterprise-Resource-Planning-Systeme – sind komplexe Werkzeuge einer integrierten Unternehmensverwaltung. Was man genau unter einem ERP-System versteht, ist in der Regel auch vom individuellen Einsatzbereich und den Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens abhängig. Im Allgemeinen subsumiert sich unter dem Begriff ERP-System die unternehmerische Aufgabe, Personal und Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- oder Kommunikationstechnologien bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten. Oder anders formuliert: IT-gesteuerte und Cloud-basierte ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre komplexen Betriebsabläufe auf digitaler Grundlage zu planen, durchzuführen und funktionierende Abläufe sicherzustellen.
Eine leistungsfähige Software integriert eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsanwendungen und die Betriebsdaten in einer zentralen Datenbank. Moderne ERP-Systeme verarbeiten und speichern diese Daten in einer Cloud – und ermöglichen den weltweiten Zugriff auf die bereitgestellten Informationen.
Im Unterschied zu klassischen Warenwirtschaftssystemen liegt der Fokus bei ERP-Systemen nicht ausschließlich auf Warenbewegungen. ERP-Systeme betrachten das Unternehmen als Ganzes und schauen neben den Waren gleichzeitig auf Finanzen, Personal und Betriebsmittel – sie bilden die gesamte Ressourcenplanung inklusive eines Austausches mit Drittsystemen ab.
Ein System – alle Prozesse im Griff. Diese griffige Formel versinnbildlicht die Vorteile, die bei einer Verknüpfung von ERP und Warenwirtschaft entstehen. Stand der aktuellen Entwicklung bei ERP-Systemen ist die Vollintegration eines Warenwirtschaftssystems.
Neben dem zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Cloud-basierte ERP-Systeme bietet das Modul Warenwirtschaft beispielsweise folgende Funktionen:
Perfekt aufeinander abgestimmte Module, die miteinander harmonieren, bieten in der Anwendung zusätzliche Vorteile und beenden das Nebeneinander verschiedener Systeme. ERP-Systeme mit voll integriertem Warenwirtschaftssystem erhöhen die Verfügbarkeit, sind weniger anfällig für Störungen und erfordern einen geringeren Schulungsaufwand. Gleichzeitig überzeugen derartige Systeme mit ihrer Funktionsvielfalt und ermöglichen es, schneller und flexibler auf das aktuelle Marktgeschehen zu reagieren.
So viel vorab: Voll integrierte Warenwirtschaftssysteme sind nur in Verbindung mit einem ERP-System möglich. Welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, das richtet sich grundsätzlich nach den jeweiligen Anforderungen. Sicher ist jedoch: Immer mehr Betriebe sind keine klassischen Handelsunternehmen mehr. Für derartige Betriebe waren herkömmliche Warenwirtschaftssysteme ursprünglich gedacht – und der Funktionsumfang ausgerichtet.
Die Situation vieler Unternehmen zeigt jedoch, dass Services und Dienstleistungsangebote zu Sicherung der Marktposition immer wichtiger werden. Je nach Unternehmen benötigen Sie vielleicht sogar eine Kombination aus ERP und Warehouse Management System.
Lesen Sie jetzt mehr im Beitrag WMS und ERP.
Klassische Warenwirtschaftssysteme stoßen häufig an Grenzen. Unternehmen, die auf der Suche nach einer ganzheitlichen Softwarelösung sind, die in der Lage ist, mit dem Betrieb zu wachsen und auf einen Omnichannel-Vertrieb setzen, sind mit einem ERP-System – inklusive voll integriertem Warenwirtschaftssystem – bestens beraten. Mit dem ERP System Haufe X360 vernetzen Sie alle Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Sprechen Sie uns noch heute an und gestalten Sie Ihre abteilungsübergreifenden Prozesse effizienter.