Planen. Steuern. Verwalten. Für mehr Wettbewerbsfähigkeit setzen moderne Unternehmen auf Cloud-basierte ERP-Systeme. ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft sorgen für eine reibungslose ERP-Einführung.
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ERP Softwarelösungen bieten eine Fülle an Optionen, um den reibungslosen Ablauf komplexer Geschäftsprozesse im Unternehmen bestmöglich zu gewährleisten.
Moderne ERP ermöglichen es,
- Personal
- Kapital
- Material und Betriebsmittel sowie
- Informations- und Kommunikationstechnologien
im Sinne eines kontinuierlichen Wertschöpfungsprozesses einzusetzen. ERP-Systeme wirken an allen relevanten Schnittstellen der Unternehmensprozesse. Vor diesem Hintergrund ist planvolles und strukturiertes Handeln bei der Einführung eines ERP zwingend erforderlich.
Die Praxis zeigt, dass Lastenhefte Strukturen vorgeben, an denen sich die Einführung eines individuellen ERP orientiert. Festgehalten werden im ERP-Lastenheft genau die Anforderungen, die an ein maßgeschneidertes ERP-System zu stellen sind. Gleichzeitig dienen die Ausführungen bei der Einführung eines Enterprise-Resource-Planning gewissermaßen als Kontroll- und Referenzdokument, das für Rückfragen und zum Monitoring des ERP-Projekts genutzt wird.
Deswegen ist ein ERP-Lastenheft sinnvoll
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine komplexe Aufgabe, die in der Regel von hohen Investitionen begleitet wird. Deshalb ist es sinnvoll, das ERP-Projekt strategisch anzugehen und potenzielle Risiken zu erkennen. Ein ERP-Lastenheft dient dazu, die Anforderungen an Ihr ERP verbindlich zu beschreiben. So behalten Sie alle Schritte von der ERP Implementierung bis zur Einführung im Blick.
Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts ist aufwendig. Doch schon bei der Anbieterauswahl erweist sich der damit verbundene Aufwand als Vorteil. Denn: Je exakter das ERP-Lastenheft angelegt wurde, desto präziser kann der Dienstleister das ERP-System kalkulieren. Vertraglich festgelegte Leistungsbeschreibungen bewahren Sie vor Nachforderungen – dem gefürchteten Change Request.
Das Lastenheft bildet die Grundlage, um die Leistungen von ERP-Anbietern miteinander vergleichen zu können. Ferner durchläuft das vom Anbieter bearbeitete Lastenheft eine Evolution. Es wird zum Pflichtenheft – und wird damit zu einem wichtigen Vertragsbestandteil. Das ERP-Lastenheft wird so zu einer Leistungsbeschreibung und damit zur Grundlage für Tests und Abnahmen während des Implementierungsprozesses. Damit ist klar: Das ERP-Lastenheft ist für Auftraggeber und Auftragnehmer verbindlich.
Lastenheft Aufbau
Für ein ERP-Lastenheft gilt hinsichtlich des Inhalts grundsätzlich: Die Prozesse stehen im Vordergrund. Es reicht nicht aus, benötigte Funktionen zu beschreiben. Erfolgversprechend ist vielmehr die detaillierte Beschreibung von Geschäftsprozessen. Schwachstellen sollten Sie auf planerischer Ebene beheben und Sollprozesse definieren.
Sind die optimalen Abläufe beschrieben, lassen sich die benötigten ERP-Features daraus ableiten. Bitte beachten Sie: Intelligente ERP-Systeme passen sich an die Prozesse an – und nicht umgekehrt.
Ratsam ist es zudem, das Know-how Ihrer Fachabteilungen zu nutzen und in den ERP-Prozess zu integrieren. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund, dass es die Fachabteilungen sind, die mit dem ERP-System arbeiten, ist es zielführend, spezifische Anforderungen an ein Enterprise-Resource-Planning in Workshops zu erarbeiten. Aufgabe aller Beteiligten ist es, die passende Detailtiefe zu finden. „Muss-“ und „Kann-Anforderungen“ sorgen dafür, dass die Wünsche der Fachabteilungen berücksichtigt werden – aber nicht ausufern.
ERP-Lastenheft – sinnvoll gliedern
Eine saubere und strukturierte Gliederung Ihres ERP-Lastenhefts dokumentiert die Anforderungen und fixiert die getroffenen Übereinkünfte.
Beispielhaft könnte die Struktur eines ERP-Lastenhefts wie folgt aussehen:
- Kapitel1
Beschreibung des Unternehmens - Kapitel 2
Produkte, Dienstleistungen und Wettbewerbsumfeld - Kapitel 3
Stärken und Alleinstellungsmerkmale - Kapitel 4
Aktuelle IT-Struktur (inklusive User-Anzahl) - Kapitel 5
Prozessorientierte Beschreibung funktionaler Anforderungen
(inkl. Schnittstellen und Reporting-Funktionen) - Kapitel 6
Termine und Planung - Kapitel 7
Ansprechpartner
Lastenheft – Beispiele zur besseren Orientierung
Für viele Unternehmen ist die Anfertigung eines Lastenhefts eine wertvolle Erfahrung, bei der die Betriebe einiges über sich selbst lernen können. Aus der Definition strategischer und fachbereichsspezifischer Ziele lassen sich konkrete Anforderungen an ein ERP-System ableiten. Das ist eine herausfordernde Aufgabe, bei der es auf die Informationstiefe ankommt.
Bleiben die Ausführungen zu stark an der Oberfläche, bietet das Raum für Missverständnisse und führt zu Rückfragen. Eine zu ausgeprägte Detailtiefe stellt den ERP-Anbieter vor schier unlösbare Probleme. Es kommt also auf die Balance an. Folgende Tipps haben sich beim Schreiben eines ERP-Lastenhefts bewährt:
- Für Außenstehende sollten die Beschreibungen von Prozessen und Anforderungen verständlich sein.
- „Nice-to-have-Features“ gehören nicht ins ERP-Lastenheft.
- Vielfach reicht es aus, Standard-Applikationen (z. B. Rechnungsprüfung) zu erwähnen.
Wichtigste Regel bei der Anfertigung eines Lastenhefts: Beschreiben Sie Ihre Anforderungen – nicht den Lösungsweg. Das ist die Aufgabe des ERP-Anbieters. Ihre Ausführungen sollten lösungsneutral formuliert sein.
Lastenheft ERP-Vorlage
Um Ihnen die ersten Schritte zu erleichtern, stellen wir Ihnen gerne eine Vorlage für Ihr ERP-Lastenheft zur Verfügung. Dieses gibt Ihnen einen Rahmen vor, der sich in der Praxis bewährt hat.
ERP-Pflichtenheft
Das ERP-Pflichtenheft ist das Gegenstück zum Lastenheft. Es regelt, wie und mit welchen Mitteln ERP-Anbieter die Anforderungen aus dem Lastenheft umsetzen will. Entsprechende Vorschläge werden im ERP-Pflichtenheft festgehalten. Das geschieht sehr konkret. Der ERP-Anbieter formuliert detaillierte Umsetzungsstrategien, mit denen sich das ERP-System technisch realisieren lassen. In der Regel werden ERP-Pflichtenhefte in enger Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber erstellt.
Üblich sind drei Schritte:
- Bei einem Kennenlern-Termin besprechen die Projektpartner, ob die Anforderungen des ERP-Lastenhefts zu erfüllen sind. Gleichzeitig dient der Termin dazu, um herauszufinden, wie es um die „Chemie“ der potenziellen Partner bestellt ist.
- Passt alles, dann treffen sich Auftragnehmer und Auftraggeber bei einem Workshop. Dort werden individuelle Lösungsansätze und maßgeschneiderte Prozesse entwickelt. Für das Projektteam ist das die Gelegenheit, zu erfahren, welche Leistungen und Kompetenzen der ERP-Anbieter in das Vorhaben einbringen möchte.
- Anschließend gibt der ERP-Anbieter ein konkretes Angebot für sein ERP-System ab. Die Absprachen werden im ERP-Pflichtenheft festgehalten.
Alle Ausführungen im ERP-Pflichtenheft sind verbindlich. Sie sind eine fundierte Bewertungsgrundlage für die zu erbringenden Leistungen. Einen Interpretationsspielraum gibt es nicht. Sollte der Auftrag erteilt werden, muss er exakt so umgesetzt werden, wie es im Pflichtenheft festgehalten wurde. Nachverhandlungen gibt es nicht.
Unterschied Lastenheft – Pflichtenheft
In der Praxis häufig zu beobachten: Die Begriffe ERP-Lastenheft und Pflichtenheft werden vielfach als Synonyme verwendet. Das ist nicht ganz korrekt. Deswegen raten wir Ihnen, die Begriffe voneinander abzugrenzen:
- Lastenheft
Im Lastenheft ist aufgeführt, welche Anforderungen Sie an ein ERP-System stellen. Angefertigt wird das Lastenheft von Ihnen. - Pflichtenheft
Im Pflichtenheft wird erläutert, wie Ihre Anforderungen an das ERP-System umsetzt werden. Angefertigt wird das ERP-System vom ERP-Anbieter.
Das Lastenheft definiert die Funktionen und Eigenschaften, über die Ihr ERP-System verfügen soll. Im Zuge einer Ausschreibung wird das ERP-Lastenheft dann an potenzielle Anbieter verschickt. Damit wird das Lastenheft zu einem wichtigen Instrument des Auswahlprozesses. Es unterstützt Sie, einen leistungsfähigen ERP-Anbieter auszuwählen.
Ist die Auswahl getroffen, werden die im Lastenheft definierten Prozesse und Anforderungen auf Workshop-Ebene durchleuchtet. Im Resultat entsteht das Pflichtenheft. Dort legt der Anbieter des ERP-Systems die technische Umsetzung dar.
Das ist keine Kleinigkeit, denn: das ERP-Pflichtenheft ist die Grundlage für die konkrete Planung der ERP-Implementierung. Enthalten sind exakte Spezifikationen in puncto Software-Konfiguration und den konkreten Anwendungsfällen.
Fazit
Die Implementierung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen beginnt mit detaillierter Kleinarbeit. Idealerweise ist dies die Anfertigung von ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft. Je akribischer Auftraggeber und Auftragnehmer diesen Prozess vorantreiben, desto effektiver und reibungsloser erfolgt die Einführung des Enterprise-Resource-Plannings in Ihrem Unternehmen.
Im Idealfall ist Ihr Lastenheft nicht nur nachvollziehbar strukturiert, sondern orientiert sich eng an den Prozessen und bleibt dabei stets lösungsneutral. Berücksichtigen Sie grundsätzlich Ihre übergeordneten Unternehmensziele und Strategien und beziehen Sie Fachabteilungen eng ein. Denn: An dieser Schnittstelle lokalisiert sich komplexes unternehmensspezifisch ausgeprägtes Fachwissen. Die daraus resultierenden technischen Lösungen des ERP-Systems hält der ERP-Anbieter im Pflichtenheft fest.
