Sämtliche Vorgänge – vom Versand einer Bestellung bis zur Bezahlung der Lieferanten – werden allgemein als Purchase-to-Pay (P2P) oder Procure-to-Pay bezeichnet. Der Prozess ist eine gängige Umschreibung für die Abläufe des Beschaffungsmanagements. Wie das digitale Zusammenspiel der einzelnen Beschaffungsprozesse deren Effizienz verbessert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

 

 

Preiswerte Produkte und hohe Prozesskosten – angesichts einer sich eintrübenden Weltwirtschaft ist es nicht länger tolerabel, wenn die Prozesskette bei der Beschaffung nicht so effizient arbeitet wie andere Geschäftsprozesse oder Unternehmensbereiche. Fest steht: Der Wareneinkauf ist für viele Unternehmen eine arbeits- und kostenintensive Angelegenheit. Bedarfsmeldungen, Prüfungen, Freigaben. In der Realität reihen sich eine Vielzahl unterschiedlicher Einzelvorgänge beim Beschaffungsmanagement der Unternehmen aneinander.

Das Resultat: Vom Einkauf über die Lieferung bis zur Bezahlung fehlt es der Prozesskette – oder besser gesagt der Aneinanderreihung einzelner Vorgänge – an Transparenz, Verbindlichkeit und Ganzheitlichkeit. Vielerorts wird nach einer einfachen Lösung gesucht, die in der Lage ist, die Teilprozesse zusammenzufügen. Die gute Nachricht: Dank Industrie 4.0 gibt es diese Lösung bereits. Sie firmiert unter der Bezeichnung Purchase-to-Pay mithilfe Cloud-basierter ERP-Systeme.

Was ist Purchase-to-Pay?

Der Definition zufolge versteht man darunter einen automatisierten Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung. Ein modernes Purchase-to-Pay-System ist in der Lage, Rechnungs- und Zahlungsdaten aus einem Enterprise-Resource-Planning (ERP) zu extrahieren und akzeptiert Transaktionsdaten von Banken, Lieferanten, Versanddaten und anderen externen Quellen. In der Regel wird Purchase-to-Pay als Bestandteil des Supplier Relationship Managements betrachtet.

 

Purchase-to-Pay-Prozess

Wenn die Rede von Purchase-to-Pay ist, dann sind damit alle Unternehmensvorgänge gemeint, die von der Beschaffung bis zur Zahlung einer Rechnung im jeweiligen Unternehmen reichen. Was in der Theorie nach einem durchgehenden Prozess klingt, erweist sich im Alltag vieler Unternehmen als Aneinanderreihung einzelner Prozesse, die nicht oder nur schlecht aufeinander abgestimmt sind. Zum Problem für die Beschaffung wird es, wenn Unternehmen wachsen und die Bedarfe steigen. Vielfach gilt: Je größer das Unternehmen, desto komplexer wird der Beschaffungsprozess. In der Praxis verteilen sich die einzelnen Vorgänge dann auf viele Köpfe. Gleichzeitig verlängern sich damit interne Beschaffungswege. In Zeiten gestörter Lieferketten verstärkt sich diese Problematik umso mehr.

Prinzipiell laufen Purchase-to-Pay-Prozesse in 8 Einzelschritten ab. Ein ERP-System sorgt für einen automatisierten Ablauf der Geschäftsprozesse.

purchase-to-pay-prozess

  1. Bedarfsmeldung
    Purchase-to-Pay findet seinen Anfang lange, bevor der Einkauf die ersten Waren bestellt. In der Phase vor der eigentlichen Beschaffung werden Lagebestände und Lieferantenverträge miteinander abgeglichen. Das wird als sogenannte Bedarfsermittlung bezeichnet. Der Abschluss der Bedarfsplanung mündet in einer Bedarfsanforderung.

  2. Prüfung und Freigabe des gemeldeten Bedarfs
    Im zweiten Schritt wird der gemeldete Bedarf geprüft. Ob die Bestellanforderung notwendig ist, will kontrolliert werden, um die Kosten des Unternehmens auf einem verträglichen Maß zu halten. Im Rahmen der Prüfung werden alle Posten kritisch betrachtet.

    Zu berücksichtigen sind hier auch taktisch motivierte Verhaltensweisen bei denen Bedarfsmeldungen künstlich erhöht werden, weil bekannt ist, dass bei der Prüfung die gemeldeten Bedarfe ohnehin gekürzt werden. Das macht die Prüfung des gemeldeten Bedarfs ohne Automatisierungen zu zeit- und kostenintensiven Verfahren.

    Ist der Punkt erreicht, an dem der gemeldete Bedarf geprüft wurde, steht die Freigabe an. Mit Vorliegen der Genehmigung steht einer Bestellung nichts mehr im Wege.

  3. Bestellung und Auftragsbestätigung

    Sind die Bedarfe geplant, geprüft und genehmigt, folgt die Auswahl des richtigen Lieferanten. Dabei spielt die Lieferfähigkeit eine zunehmend wichtigere Rolle. Neben der Qualität und den Kosten ist die Zusage verbindlicher Liefertermine eine entscheidende Stellgröße für die Auslösung einer Bestellung. Weitere Bestell-Parameter sind bestehende Verträge, Lieferstandorte oder Bestellmengen.

    Mit dem Eingang einer Auftrags- oder Bestellbestätigung signalisiert der Supplier die Annahme. Damit ist sichergestellt, dass an der Lieferung der Bestellung gearbeitet wird.

  4. Wareneingang

    Nach Eingang der Ware werden Qualität und Stückzahl überprüft. Die Realität in vielen Unternehmen zeigt, dass mit dem Wareneingang eine Vielzahl manueller und damit analoger Vorgänge ausgelöst werden.

    So wird die der Ware beigelegte Rechnung zum Beispiel oftmals händisch an die Buchhaltung weitergereicht. Das bindet Ressourcen und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. In der Folge verlängern sich Bearbeitungszeiten, die Kosten steigen und Lieferanten sind möglicherweise verärgert.

  5. Rechnungseingang

    Die Ankunft der Rechnung in der Buchhaltung ist gleichbedeutend mit dem Rechnungseingang. Sofern ausreichende personelle Kapazitäten vorhanden sind, kann die Rechnungsverarbeitung sofort beginnen. Die Realität in den Unternehmen spricht jedoch eine andere Sprache. Krankheiten, Home-Office-Zeiten oder individuelle Arbeitszeitmodelle und andere Gründe sorgen vielfach dafür, dass einige Zeit zwischen Rechnungseingang und Rechnungsbearbeitung vergehen kann.

     Irgendwann ist es so weit: Die Rechnung des Suppliers kann verarbeitet werden. Erster Verarbeitungsschritt ist häufig die Digitalisierung der Rechnung. Im Grunde handelt es sich sogar um eine Re-Digitalisierung der Rechnung, denn: Es ist davon auszugehen, dass der Supplier seine Rechnung digital erstellt und anschließend ausgedruckt hat.

  6. Abgleich

    Im Anschluss erfolgt der Abgleich zwischen Bestellung und Lieferung. Außerdem erfolgt eine Prüfung auf Rechnungsfehler und die Möglichkeit, Skonto geltend zu machen.

  7. Genehmigung

    Im Anschluss an Prüfung und Abgleich konstatiert ein Vorgesetzter die Rechtmäßigkeit und erteilt die Rechnungsfreigabe.

  8. Zahlung

    Liegt die Rechnungsfreigabe vor, kommt es zur Zahlung. Das Unternehmen überweist dem Supplier den fälligen Rechnungsbetrag. Damit ist die beispielhafte Beschreibung des Purchase-to-Pay-Prozesses abgeschlossen.

 

ERP-System

Unabhängig von der Bezeichnung – Purchase-to-Pay (P2P), Procure-to-Pay oder Procedure-to-Pay sorgen dafür, dass die Beschaffung eine elektronische Unterstützung erhält. Moderne ERP-Software integriert die beschriebenen Schritte des Beschaffungsprozesses in einen durchgängigen Prozess auf digitaler Grundlage. Damit sorgen ERP-Systeme auch beim Purchase-to-Pay für Transparenz. In der Folge steigen Profit und Umsätze während Kosten und Fehlerquellen sinken.

Die Verlagerung der Prozesse vom Schreibtisch in die ERP-Software erhöht zudem die Verfügbarkeit und bietet alle Voraussetzungen für agiles Arbeiten. Dank der ständigen Verfügbarkeit lassen sich Prozesse ohne Kontrollverlust beschleunigen – die Effizienz des Gesamtprozesses nimmt zu und die Ressourcen werden sinnvoll eingesetzt. Doppelte Arbeiten wie Re-Digitalisierungen entfallen ganz.

Mithilfe moderner Auswertungs-Tools wächst die Übersichtlichkeit des Purchase-to-Pay-Prozesses. Die vielfältigen Vorteile führen zu ganzheitlichen Lösungen, die sich auch für kleiner und mittlere Unternehmen eignen.

Funktionen des ERP-Systems beim Purchase-to-Pay-Prozess

Die folgenden Funktionen muss ein ERP-System für einen effektiven Purchase-to-Pay-Prozess abbilden:

  • E-Procurement
  • Dokumentenaustausch
  • Rechnungsautomatisierung
  • Elektronische Zahlung

Nicht zuletzt die Tatsache, dass Purchase-to-Pay einen umfassenden Überblick über die Beschaffungsprozesse bietet, zählt zu den wichtigen Merkmalen beim Einsatz in einem ERP-Umfeld. Insbesondere Firmen ab einer Unternehmensgröße von etwa 15 Mitarbeitenden profitieren von einem digitalem Workflow. Bei einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten und einem hohem Bestellaufkommen bietet Puchase-to-Pay ideale Voraussetzungen, um mit vorhandenen Ressourcen verantwortlich und effizient umzugehen.

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  • E-Procurement

    Der elektronische Einkaufsprozess ermöglicht es, Bedarfsanforderungen im Rahmen der Beschaffung einfach und unkompliziert auszulösen. In einigen Systemen bedient sich die Systematik des ERP-Systems bekannten Routinen aus Onlineshops. Das hat den Vorteil, dass die Akzeptanz und die Anwendung im Grunde intuitiv erfolgen. Bestellungen werden so elektronisch in das System des Lieferanten übermittelt. Sollte dieser Weg nicht möglich sein, dann besteht alternativ die Möglichkeit, Bestellungen auch per E-Mail abzuschicken.

    Der digitale Workflow funktioniert auch in umgekehrter Richtung. Die Auftragsbestätigung wird vom ERP-System automatisch verarbeitet. Gleiches gilt für Lieferscheine und eingehende Rechnungen. Selbst der Wareneingang wird erfasst. Dabei erfolgt ein automatischer Abgleich mit den Bestellungen und Rechnungen. Wie weit der Automatisierungsgrad reicht, ist individuell konfigurierbar. Bereits heute ist es möglich, Bestellungen automatisch ohne erneuten Freigabeprozess zu verbuchen, sofern die Bedarfsanforderung die Kontierung und Freigabe auf der Grundlage im System hinterlegter Regeln erfolgt ist. Voraussetzung dieser digitalen Funktionen ist eine leistungsfähige ERP-Software.

  • Dokumentenaustausch

    Der elektronische Austausch von Dokumenten spart Zeit und Kosten. Zur Zeitersparnis und Kosteneinsparung summieren sich die positiven Effekte für die Umwelt. Gleichzeitig nehmen die durch Menschen verursachten Fehler ab. Von diesen positiven Effekten sind Bedarfsanforderungen und Bestellungen ebenso betroffen wie Bestellbestätigungen, Rechnungen und auch das Management von Reklamationen. Möglich wird der Datenaustausch über direkte Anbindungen der ERP-Systeme aller beteiligten Partner.

  • Rechnungsautomatisierung

    Moderne ERP-Software sind mächtige Tools, die weitreichende Individualisierungen ermöglichen. Ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten die Systeme beim Purchase-to-Pay, wenn möglichst viele Prozesse automatisiert ablaufen. Ein eindrückliches Beispiel ist die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Sofern gewünscht, läuft das Handling von Rechnungen automatisch ab. Menschliche Eingriffe sind nur noch in Ausnahmefällen erforderlich.

    Das ERP-System gleicht eingehende Rechnungen mit den Bestellungen, Zahlungsplänen und dem Wareneingang automatisch ab. Treten keine Unregelmäßigkeiten auf, werden die im System hinterlegten Regeln abgearbeitet – bis hin zur Verbuchung. Treten dagegen Unstimmigkeiten auf, so initiiert die ERP-Software einen Prüf- und Freigabeprozess. Dieser erfolgt in Teilen automatisch. Findet das System keinen Referenzpunkt auf der Rechnung ist ein vollständiger manueller Freigabeprozess vonnöten. Den passenden Ansprechpartner wählt das ERP-System automatisch aus und liefert ihnen alle Informationen.

  • Elektronische Zahlung

    Schlussendlich steht die automatisierte Begleichung des Rechnungsbetrags am Ende des Purchase-to-Pay-Prozesses. Traditionell treffen an dieser Stelle unterschiedliche Interessen zwischen den Partnern aufeinander. Einerseits sind dies lange Zahlungsziele und Rabatte und andererseits das Interesse an frühzeitigen Zahlungen. Zur Kontrolle der Durchlaufzeiten und im Sinne einer effektiven Liquiditätsplanung lassen sich in leistungsfähigen ERP-Systemen verschiedene Zahlungsanbieter und Financing Services anbinden. Damit lassen sich Transaktionen planen und mögliche Konflikte bereits im Vorfeld vermeiden.



Fazit

Ein leistungsfähiges ERP-System verhilft internen Beschaffungsprozessen zu mehr Effektivität, senkt die Kosten und minimiert die Fehlerquote. Voraussetzung dafür ist die Integration aller Beschaffungsprozesse in einem Tool. Im Ergebnis profitieren Sie von Aufgaben, die automatisch erledigt, von Bestellungen, die per Mausklick freigegeben und Rechnungen die schneller beglichen werden.

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