Die ERP Auswahl will wohlüberlegt sein, schließlich nehmen Sie mit Ihrer Entscheidung für ein Enterprise Resource Planning (ERP) eine wichtige Weichenstellung für Ihr Unternehmen vor. Erfahren Sie, wie Sie am besten vorgehen, um effiziente Wertschöpfungsprozesse und die Steuerung betrieblicher Abläufe mit einem maßgeschneiderten ERP-System optimieren.
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ERP Auswahlprozess
Bis zur Jahrtausendwende war es nahezu ausschließlich Großunternehmen vorbehalten, Softwarelösungen einzusetzen, die praktisch alle relevanten Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützen. Grund dafür waren in aller Regel hohe Anschaffungskosten. Trotz zunehmender Komplexität der ERP-Software hat die voranschreitende Digitalisierung dafür gesorgt, dass die Kosten deutlich gesunken sind. Gleichzeitig haben die Software-Entwickler Nutzen und Möglichkeiten der ERP-Systeme über die Jahre kontinuierlich verbessert.
Heute setzen auch mittelständische Unternehmen auf maßgeschneiderte ERP-Software-Lösungen. Selbst kleine Firmen nutzen die ERP-Vorteile wie bessere Skalierbarkeit, schnelle Verfügbarkeit von Wissen, optimierte Prozesse oder transparentere Arbeitsabläufe.
Das zeigt: Unternehmen jeglicher Art profitieren vom ERP. Viele Betriebe haben den ERP Auswahlprozess bereits erfolgreich durchlaufen. Dennoch ist festzuhalten: ERP-Projekte sind eine Mammutaufgabe. Zur ganzen Wahrheit gehört auch: Längst nicht jedes ERP-Projekt ist von Erfolg gekrönt. Studien zeigen die Komplexität der Herausforderung. Schnelle und einfache Entscheidungen zählen deswegen nicht zu den primären Zielstellungen. Ihr Vorgehen bei der Einführung eines ERP sollte sich an drei Aspekten orientieren:
- Erreichen inhaltlicher Ziele
- Einhalten von Terminen und Kapazitäten
- Einhalten des Budgets
Generell gilt: Optimalen Nutzen entfaltet ERP-Software immer nur dann, wenn es gelingt, ein individuelles System im Unternehmen zu etablieren, das Ihre Anforderungen passgenau abbildet. Ein strukturierter ERP Auswahlprozess in Verbindung mit einem klaren Kriterienkatalog bietet beste Voraussetzungen, um Ihre Geschäftsprozesse mithilfe eines ERP-Systems zusammenzuführen.
In 9 Schritten gelangen Sie zu Ihrem ERP
1. Projekt aufsetzen
Sinnvoll ist es, alle erforderlichen Rahmenbedingungen bereits beim Start des ERP-Projekts zu klären. Ein ERP-Projektleiter mit festem Projektteam stellt sicher, dass die Projektziele erreicht werden. Stecken Sie zu Beginn ein Budget ab, definieren Sie einen realistischen Zeitplan und beziehen Sie in einer Kick-Off Veranstaltung alle wichtigen Akteure Ihres Unternehmens mit ein.
2. ERP Lastenheft anlegen
Das Lastenheft definiert die Anforderungen an Ihre künftige ERP-Software. Festgehalten werden die Dinge, die Sie von einem maßgeschneiderten ERP erwarten. Alles, was Sie dort zusammentragen, dient bei der ERP-Einführung als Kontroll- und Referenzdokument. Es wird auch zum Monitoring der Ressourcenplanung eingesetzt. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um die Inhalte sorgfältig anzufertigen. Identifizieren Sie Ihre Schwachpunkte, und schärfen Sie Ihr Bewusstsein dafür, was Sie mit der ERP-Einführung erreichen möchten.
Wichtig: Formulieren Sie die Anforderungen an Ihre ERP-Software möglichst verbindlich.
3. ERP-Systeme identifizieren
Das Lastenheft wird zu einem hilfreichen Instrument, das Sie im ERP Auswahlprozess dabei unterstütz, die richtige Softwarelösung zu finden. Durch den Anforderungskatalog fällt es Ihnen leichter, die unterschiedlichen Softwarelösungen auf dem Markt zu vergleichen und zu überprüfen, ob das System Ihren Bedürfnissen entspricht. Je nach Projekt kann ein externer ERP-Berater oder eine externe ERP-Beraterin hilfreich sein.
4. ERP Anbieter finden
Anschließend sondiert das Projektteam den Markt und stellt eine Auswahl von ERP-Anbietern zusammen, deren Lösungen potenziell für Ihr Unternehmen geeignet sein könnten. Werden für die Entscheidung sämtliche verfügbaren Informationen zusammengetragen, ist es in der Folge die Aufgabe des Projektteams, die Vorauswahl zu reduzieren. Werten Sie dazu die vorliegenden Informationen unter Berücksichtigung folgender Aspekte aus:
- Wie groß ist der Grad der Spezialisierung für Ihre Branche?
- Ist das System flexibel zu skalieren?
- Grob geschätzt: Welche Kosten fallen für die Implementierung und die spätere Nutzung an (Kauf, Miete, Leasing)?
- Sind die Anbieter in der Lage, Sie langfristig zu unterstützen?
5. Kontakt aufnehmen
Im nächsten Schritt nimmt der ERP Projektleiter Kontakt zu den vier oder fünf geeignetsten ERP-Anbietern auf. Im Rahmen direkter Gespräche werden die einzelnen Punkte Ihrer ERP Auswahl-Checkliste überprüft und die Eckpunkte mit den Softwarehäusern intensiv besprochen.
6. Angebote einholen
Im Anschluss an die Kontaktaufnahme machen sich die ERP-Anbieter an die Arbeit und fertigen ein Konzept an, um Ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden. Im Resultat entsteht ein tragfähiges Konzept für die Umsetzung Ihres ERP-Projekts, auf dessen Basis sich die Aufwände später besser schätzen lassen. Vorgestellt werden die Ergebnisse dem gesamten Projektteam – idealerweise verstärkt durch die Geschäftsführung und relevante Stakeholder. Nachfolgend erstellen Ihnen die ERP-Anbieter ein konkretes Angebot für die ERP-Implementierung.
7. Referenzen einholen
Vor der Entscheidung für einen ERP-Anbieter ist es sinnvoll, Referenzen über Ihren Favoriten einzuholen. Dazu sollte sich das Projektteam mit Kundinnen und Kunden des ERP-Anbieters in Verbindung setzen. Viele Anbieter haben auf Ihrer Webseite eine Aufstellung ihrer Kundenreferenzen. So erhalten Sie wertvolle Informationen aus der Praxis.
8. ERP Anbieter auswählen
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Angebote alle Parameter, die im Anforderungskatalog dokumentiert wurden. Maßgeblich sind nicht allein die reinen Anschaffungskosten, sondern auch die Kosten für Anpassungen und Betrieb des Systems wie auch die fachliche und methodische Kompetenz der jeweiligen Anbieter.
9. ERP Anbieter beauftragen
Beauftragen Sie den ERP-Anbieter und fixieren Sie alle wesentlichen Bestandteile der Zusammenarbeit in einem langfristigen Vertrag. Dazu gehören Lizenzstruktur, Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer, Wartungsgebühren und laufende Kosten während des Betriebs. Nach einer abschließenden Vertragsprüfung von beiden Seiten, kann die Implementierung Ihres ERPs in die nächste Phase starten.
Auswahlkriterien ERP
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine Entscheidung, die wichtige Weichen für die Zukunft Ihres Unternehmens stellt. Wie viele Systeme wirklich auf dem deutschen Markt verfügbar sind, ist nicht abschließend geklärt. Experten gehen von mehr als 1.000 unterschiedlichen ERP-Systemen aus. Aller Zielsetzungen zum Trotz lassen sich fünf wichtige Auswahlkriterien identifizieren, die Sie bei der Einführung einer ERP-Software berücksichtigen sollten.
Zukunftsfähigkeit
Für viele Unternehmen zählt die Einführung eines ERP-Systems zu den strategisch wichtigsten Weichenstellungen der Unternehmensgeschichte. Dementsprechend langfristig ist die Entscheidung angelegt. Oder anders formuliert: Ihre Investitionsentscheidung muss heute und auch in der Zukunft tragfähig sein. Von grundsätzlicher Bedeutung ist die Frage, inwieweit die langfristige Verfügbarkeit des Herstellers und damit die Weiterentwicklung des ERP-Systems sichergestellt ist.
- Versichern Sie sich, ob regelmäßige Updates zur Verfügung gestellt werden.
- Achten Sie darauf, dass die ERP-Architektur erweiterbar ist.
- Überprüfen Sie Ihre Möglichkeiten, Drittsysteme zu implementieren.
Kosten ERP-System
ERP-Systeme werden individuell an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst. Doch wie so oft gilt auch hier: Das Verhältnis zwischen Preis und Leistung ist auch bei der Einführung eines ERP-Systems ein elementares Kriterium. Analysieren Sie die Kosten unter Berücksichtigung kurz- und langfristiger Parameter wie Kauf, Miete oder Leasing akribisch.
- Behalten Sie Ihr Budget im Auge.
- Suchen Sie nach Einsparpotenzialen.
- Denken Sie an mögliche Folgekosten (Support, Wartung)
Nutzerfreundlichkeit
Die Usability – also die Bedienerfreundlichkeit des ERP-Systems – ist von entscheidender Bedeutung für die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen. Deswegen ist die Benutzeroberfläche ein wichtiges Kriterium bei der Beurteilung eines ERP. Nutzerfreundlichkeit bedeutet, dass eine Software immer dann positiv bewertet wird, wenn sie einfach und intuitiv zu bedienen ist. Für den Grad der Benutzerfreundlichkeit ist die Beantwortung folgender Fragen bedeutend:
- Lassen sich die Aufgaben effektiv lösen?
- Ist die Benutzung des Systems effektiv?
- Sind die Anwender zufrieden im täglichen Umgang mit der Software?
Funktionsumfang und Schnittstellen
Moderne ERP-Systeme bilden Ihre individuellen Geschäftsprozesse exakt ab. Achten Sie darauf, ob entsprechende Branchenlösungen existieren, die Ihre Anforderungen schon in einer Standard-Variante erfüllen – ohne aufwendiges Customizing. Vorteilhaft ist die Option, Drittsysteme (EDI, IoT) zu integrieren. Auch der Skalierbarkeit des Systems sollten Sie Beachtung schenken, damit die ERP-Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wichtige Funktionen moderner Enterprise-Resource-Planning-Systeme sind:
- Buchhaltung/Finanzwesen
(Hauptbuch, Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung, Währungsmanagement, Konsolidierung von Hauptbüchern, Anlagenbuchhaltung) - Warenwirtschaft
(Produkt-, Artikelverwaltung, Bestands-, Kundenauftrags-, Bestell-, Anforderungsmanagement, Chargen & Seriennummern, Inventur) - CRM
(Reporting & Dashboards, Verkaufschancen, Business Intelligence, integriertes Marketing, Automatisierung, Service & Support, Kundenportal) - E-Commerce
(Omnichannel, Onlineshop, offene Schnittstellen) - Außendienststeuerung
(Transport & Disposition, Routenplanung, Kartenintegration, mobiles Servicemanagement, Geräteverwaltung, Serviceertragsmanagement, Gewährleistungsmanagement) - Projektcontrolling
(Projektkostenverfolgung, erweiterte Rechnungsstellung, Zeiterfassung)
Cloud ERP-System und ERP-Module von Haufe X360
Als Unternehmensplattform bildet das Cloud-basierte ERP-System von Haufe X360 alle Geschäftsprozesse in einem einzigen System ab. Dabei kombiniert die Software klassische ERP-Kernfunktionen wie Einkauf, Verkauf, Lagermanagement und Finanzbuchhaltung mit branchenspezifischen sowie schnittstellenbasierten Erweiterungen aus – beispielsweise aus den Bereichen HR, Logistik, oder E-Commerce.
Künstliche Intelligenz und Machine Learning automatisieren komplexe Prozesse. Smart-Data-Auswertungen liefern die Basis für fundierte Strategieentscheidungen. Ein Wechsel auf das Cloud-ERP-System ist in kurzer Zeit möglich. Dank kompetenter Beratung ist Ihr unternehmensspezifischer Funktionsumfang innerhalb kurzer Zeit ermittelt. Gleiches gilt für die Installation und Konfiguration des Systems inklusive der benötigten ERP-Module. Mit umfassenden Schulungen und Seminaren begleiten wir die Einführung Ihres Haufe X360 Cloud ERP-Systems.
